softgarden: Bewerbermanagement-System

Kurzübersicht über die Funktionen von softgarden-Bewerbermanagement

Mit Superlativen geht die softgarden e-recruiting GmbH wenig sparsam um, wenn es um die Beschreibung ihrer Produkte geht. Aber wir müssen zugeben, der Blick auf die Funktionen des Bewerbermanagementsystems enthüllt eine durchaus breit gefächerte Bandbreite an Möglichkeiten.

Einfach und intuitiv

Zunächst in aller Kürze: Die Bewerbermanagement Software ist einfach und intuitiv bedienbar und führt den Nutzer anhand einer Statusansicht durch den Rekrutierungsprozess. Auch an die Zusammenarbeit aller am Recruiting Prozess beteiligten Personen ist gedacht.

So lassen sich mehrere Nutzerrollen definieren, sodass Recruiter und Fachabteilung jederzeit auf die Informationen über einen Kandidaten zugreifen und sich über eine interne Kommentar- und Bewertungsfunktionen leicht miteinander austauschen können. Das erspart zeitraubende Meetings – insbesondere durch die dazugehörige mobile App, mit der Abstimmungen auch ortsunabhängig getroffen werden können.

Überdies hilft das System, Termine für Interviews mit potenziellen Kandidaten und den beteiligten Hiring Managern zu planen und zu synchronisieren und stellt AGG-konforme Kommunikationsvorlagen zur Verfügung. Das System ist cloudbasiert, wobei der Hersteller für die Sicherheit seiner Server garantiert. So ist das gesamte Hosting “Made in Germany”. Überdies ist das von softgarden genutzte Rechenzentrum mehrfach zertifiziert.

Effiziente Mediaplanung: Mit dem softgarden Multiposting planen und veröffentlichen Arbeitgeber ihre Stellenanzeigen innerhalb des Bewerbermangementsystems auf externen Jobbörsen. Dank direkter Schnittstellen zu mehr als 300 Jobbörsen werden die Jobs innerhalb weniger Stunden veröffentlicht und das zu überaus günstigen Preisen. Durch die hauseigene Mediaagentur und damit verbundene Konditionen profitieren also auch Softwarekunden von den Vorteilskonditionen. Den Erfolg der einzelnen Jobschaltungen werden Recruiter anschließend im softgarden Reporting aus. So können die besten Entscheidungen getroffen und Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Immer mit dabei sind die softgarden Stellenanzeigen Layouts und das moderne Bewerbungsformular. Beide können individuell an das Corporate Design angepasst werden und ermöglichen Kandidaten eine Bewerbung in weniger als fünf Minuten. Dazu trägt die Bewerbung via Business Network bei sowie das Parsing von Lebenslaufdaten aus dem PDF-Upload. Kandidaten erleben einen überaus kandidatenfreundlichen und auch für mobile Endgeräte optimieten Bewerbungsprozess.

Employer Branding: Mithilfe der Feedback Solution fragt softgarden Bewertungen von Bewerbern und neuen Mitarbeitern ab. Die Bewertungen werden von softgarden verifiziert und geprüft sowie anschließend auf der SEO-optimierten Zertifikatsseite des Arbeitgebers veröffentlicht. Durch die Einbindung der Arbeitgeberbewertungen auf der Karriereseite und in Stellenanzeigen wird die Online-Sichtbarkeit sowie die Online-Reputation gesteigert und verbessert. Denn nutzergenerierter Content wird von Google mit besserer Auffindbarkeit belohnt. Optional können die Bewertungen an Arbeitgeberbewertungsplattformen übermittelt werden.

Für Arbeitgeber mit Offline-Standorten: Die Easy Mobile Application von softgarden

Bewerber ganz einfach am Point of Sale generieren. Mit der Mobile-Recruiting-Lösung wird Bewerbern eine schnelle, unkomplizierte Bewerbungsmöglichkeit per Smartphone geboten. So wird die Barriere zur Kontaktaufnahme gesenkt und mehr qualifizierte Bewerber generiert.

Die Funktionen von softgarden-Bewerbermanagement im Detail

Der Feincheck zeigt: Optisch wirkt das Bewerbermanagementsystem durchaus aufgeräumt. Auch hält softgarden das Versprechen der intuitiven Bedienbarkeit. Bewerbungen werden automatisch über die eigenen Stellenanzeigen erfasst oder können manuell hochgeladen werden.

Jedes Kandidatenprofil beinhaltet ein Bild (siehe Grafik) des Bewerbers, neben dem Name und bisherige Position abzulesen sind. Eine Bewertungsfunktion, in der von jedem Prozessbeteiligten bis zu fünf Sterne für den Bewerber abgegeben werden können, zeigt anschaulich, welchen Eindruck dieser im bisherigen Bewerbungsprozess im Unternehmen hinterlassen hat. Überdies hat der Recruiter in der direkt darunter verorteten Kandidatenübersicht alles im Blick: Lebenslauf, Anhänge, Antworten auf persönliche Prescreening-Fragen, bisherige Aktivitäten und Kommunikation.

Als kleines Goodie on top konvertiert die Software alle Dokumente des Bewerbers zu einem PDF. Führungskräften kann auf diese Weise vor dem Interview das komplette Bewerber-Dossier als PDF zur Verfügung gestellt werden. Eine Status Box erinnert den Recruiter derweil an die nächsten To Do’s im Hiring Prozess und hilft, die weiteren Prozesse  zu strukturieren:

• Haben alle Fachabteilungen ihre offenen Fragen abgegeben?
• Wann muss der Bewerber kontaktiert werden?

Auf diese Weise herrscht immer Ordnung und die nächsten Schritte können termingerecht erledigt werden. Überdies gibt die Übersicht auch Informationen zur Bewerberhistorie der letzten sechs Monate im eigenen Haus an. So sieht der Recruiter sofort, ob und mit welchem Ergebnis sich ein Kandidat in der Vergangenheit bereits für eine andere Stelle im eigenen Haus beworben hat.

Auch eine schnelle Vorauswahl der Kandidaten lässt sich per Mausklick erledigen. Dazu legt der User beim Erstellen des Jobs zunächst individuelle Kriterien und Gewichtungen fest und kann den jeweiligen Job Fit recht schnell bewerten. Per Daumenbewertung stimmt das Team gemeinsam ab, ob ein Kandidat zum Job-Interview eingeladen werden soll. Auch in der Mobile App steht diese Funktion zur Verfügung – so lassen sich Entscheidungsträger besser und schneller in den Prozess der Vorauswahl involvieren. Bei Bedarf lassen sich Bewerbungen auch auf andere oder besser geeignete Position kopieren oder verschieben.

Insbesondere für dezentral aufgestellte Unternehmen, aber auch bei der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, kann die Terminkoordination für Interviews viel Zeit in Anspruch nehmen. Wer hat wann Zeit und wo treffen wir uns? – Der integrierte Smart Kalender vereinfacht diesen Prozess. Recruiter prüfen die Verfügbarkeiten von Kollegen sowie von Besprechungsräumen direkt im Bewerbermanagement-System, schlagen mehrere Termine vor und laden die Kandidaten mit wenigen Klicks zum Job-Interview ein.

Alles was dazu getan werden muss, ist, den eigenen Kalender einmalig zu synchronisieren. Fortan sendet man automatisch Kalendereinladungen an Kollegen und Bewerber, sieht Zu- und Absagen transparent ein und kann sich von Doppelbuchungen verabschieden.

Verfügbar für Kalender folgender Anbieter:

• Microsoft Office365
• Exchange
• Outlook.com
• Google
• Apple iCloud

Ortsunabhängiges Recruiting dank softgarden Videointerviews

Ihr Team ist auf mehrere Standorte verteilt, arbeitet vermehrt aus dem Home-Office oder von unterwegs? Kein Grund, Bewerbungsgespräche abzusagen! Im digitalen Besprechungsraum von softgarden können Sie Bewerber weiterhin persönlich und dennoch ortsunabhängig kennenlernen und somit flexibel Bewerbungsgespräche planen.

Bedenken Sie: „80% der Bewerber sind gegen­ über digitalen Recruiting­Methoden positiv eingestellt.“ (Quelle: Studie „Candidate Experience: Warum Bewerber Unternehmen nicht glauben“ 2018, visasto)

So einfach geht’s:

• Zum Videointerview-Termin einladen: Nachrichtenvorlage für das Videointerview im Bewerbermanagement-System auswählen und den automatisch generierten Einladungslink zum digitalen Besprechungsraum an Kandidaten versenden. Dazu können verschiedene Anbieter angebunden werden:  Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting, Google Meet oder softgarden Video (Jitsi).
• Auch mobil Videointerview durchführen: Bieten Sie Kandidaten an, auch von mobilen Endgeräten am Videointerview teilzunehmen und senden sie Ihnen den Einwahllink Video-Interview.

Der Videointerview-Besprechungsraum von softgarden ist direkt einsatzfähig und bedarf keiner zusätzlichen Freischaltung. Ihnen entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Ein individuelles Recruiting Team für jeden Kandidaten

Des Weiteren kann in der Software ein individuelles Recruiting-Team je Kandidat zusammengestellt werden, wobei jedem Beteiligten Zugriff auf das System gewährt wird, allerdings in unterschiedlichen Rollen wie HR, Fachabteilung, Betriebsrat oder Geschäftsleitung. Die einzelnen Rechte der Rollen werden im System definiert und können beliebig durch Administratoren angepasst werden.

Die Kommentar- und Bewertungsfunktion ermöglicht es, den Austausch über den Bewerber asynchron zu führen. In Zeiten global agierender Teams wird das zu einem immer wichtigeren Faktor und beschleunigt den Prozess mitunter enorm. Letztes ist auch wichtig für eine gute Candidate Experience.

In Zeiten des mobilen Internets wartet kein Bewerber mehr gerne länger als ein paar Tage auf eine Rückmeldung. Unternehmen, die sich hier Zeit lassen, sind also klar im Nachteil. Die Gefahr besteht, dass der Kandidat sich in der Zwischenzeit für einen anderen Arbeitgeber entscheidet. Hierauf reagiert softgarden und liefert die nötigen Funktionen, um das Warten auf Antwort nicht zu lang werden zu lassen.

Mit der softgarden Lösung können Recruiter ihre gesamte Kommunikation – sowohl intern als auch extern – über ein und dasselbe Interface regeln und nachverfolgen. Interessante Kandidaten können so schnell und einfach eingeladen werden.

Ein besonderes Schmankerl des Systems ist übrigens das softgarden Network. Es ermöglicht, dass sich Arbeitgeber beim Kandidaten bewerben können. Und so funktioniert’s: Bewerber hinterlegen in der Plattform ihr Profil, und können selbiges den Unternehmen, die ihren Vorstellungen entsprechen, zur Ansicht freigeben. Die entsprechenden Angaben werden Arbeitgebern dann automatisiert zugestellt.

Was ist der wichtigste Recruiting-Kanal?

Die meistbesuchte Informationsquelle zur Hintergrundrecherche ist die Karriereseite des Unternehmens. Die softgarden Karriereseite Pro, ein intuitiv bedienbarer Website-Builder, ermöglicht HR-Abteilungen das eigenständige Erstellen einer Karriereseite im eigenen Corporate Design – und das vergleichsweise kostengünstig und unabhängig von externen Ressourcen. Die Seite ist automatisch suchmaschinenoptiert und wird somit bestmöglich auf Google gefunden. Offene Stellen werden automatisch synchronisiert.

Bewertung von softgarden-Bewerbermanagement

Selbstredend könnten all diese To Do’s auch via Outlook und Excel organisiert werden. Doch mit einem Bewerbermanagementsystem liegt alles strukturiert an einem Ort. Ein klarer Vorteil: Kein lästiges Hin- und Herspringen zwischen Programmen und Dokumenten ist mehr nötig. Auch die Absprache zwischen den Abteilungen ist vereinfacht. Kein lästiges Versenden von Dokumenten mehr, wobei es bekanntlich immer wieder zu massiven Abstimmungs- und Datenschutzpannen kommen kann: „Wer hatte jetzt nochmal die aktuellste Version des Dokuments?“ Die Cloudlösung von softgarden macht’s möglich, dass jeder Beteiligte Zugriff auf den aktuellen Status hat. Und das zu jeder Zeit und an jedem Ort. Das erleichtert die Teamarbeit enorm.

Aber nicht nur die interne, auch die externe Kommunikation mit dem Bewerber lässt sich über das Interface besser regeln und nachverfolgen. Das System beinhaltet nicht nur Kommunikationsvorlagen für AGG-konforme Bewerberkommunikation (bspw. Absagen). Hat es für einen interessanten Bewerber nicht zu einer Festanstellung gereicht, lassen sich dessen Daten darüber hinaus schnell und einfach in einen Talent Pool verschieben. Dieser lässt sich jederzeit nach individuellen Kriterien durchsuchen. Auch eine Reporting Funktion müssen die Nutzer nicht missen. Mit einer übersichtlichen Recruiting-Analyse lassen sich bspw. die erfolgreichsten Kanäle zur Stellenbesetzung messen sowie die Time-to-Inteview oder Time-to-Hire erfassen.

Also durchaus nicht von schlechten Eltern, was softgarden hier als Software Lösung in den Ring wirft. Das Bewerbermanagementsystem erfüllt so ziemlich alle Anforderungen, die Recruiter an eine solche Software stellen können.

Für alle Unternehmensgrößen und Branchen geeignet

So wird das Recruiting auch für kleine und mittelständische Unternehmen nicht nur plan-, sondern auch kalkulierbar. Dank einer moderaten Preisgestaltung schließt softgarden auch die Kleinen nicht aus. Der Hersteller hat verschiedene Recruiting Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang geschnürt. Das kleinste Paket steht bereits für schmale 145 Euro im Monat zur Verfügung. Das ist mehr als fair. Das größte Funktionsvolumen „Enterprise“ ist auf Anfrage erhältlich.

Hinzu kommt ein 14-tägiges Testangebot für jede Preisklasse, sodass der Kunde nicht die Katze im Sack kaufen muss. Aus unserer Sicht: tipptopp!