Kurzzusammenfassung
Sopra HR Software bietet Kunden für den Systembetrieb je nach Bedarf und Anforderungen zwei Servicelevel an:
- Inhouse/On Premise
- Outsourcing.
Ein Unternehmen kann dabei die Variante des Personalmanagements wählen, die seinen individuellen Anforderungen und der bestehenden Infrastruktur am besten gerecht wird. Ein Wechsel zwischen den angebotenen Servicelevels ist auf einfache Weise möglich.
HR-Komplettlösung
Sopra HR Software bringt mit der HRa Suite eine HR-Komplettlösung auf den Markt, die den Anwendern Freiheit sowie den Managern und Personalentscheidern zahlreiche Funktionalitäten bietet. Der Bereich Personalabrechnung deckt folgende Funktionalitäten ab:
- Rollenbasierte Weblösung mit Self Services und Wiedervorlagen
- Umfassende, ITSG zertifizierte Abrechnung
- Elektronische Meldeverfahren
- Reportgenerator
- Bescheinigungen
Dank einer internationalen Datenbank können Personaler ihre Personalarbeit grenzüberschreitend managen. Nationale Unterschiede, zum Beispiel bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sind dabei berücksichtigt.
Die einzelnen Funktionen der Software für Personalabrechnung im Überblick
Daten- und Systemverwaltung
Mit der „Daten- und Systemverwaltung“ ist der Personalsachbearbeiter in der Lage, dialogorientiert die Datenbankbasis für das System aufzubauen und zu pflegen. Die Dialogfolge für Aufbau und Pflege der Daten kann entsprechend dem Arbeitsablauf in der Fachabteilung gestaltet werden und bietet – verbunden mit Selektions- und Suchfunktionen über PopUp Fenster und einer Online Help Funktion – eine Unterstützung bei der Durchführung der einzelnen Personalmaßnahmen und Verwaltungsaufgaben.
Die Administration der abrechnungsrelevanten Steuerungsdaten wie Lohnarten, Konstanten, Bewertungsbedingungen usw. erfolgt im HRCT (HR Configuration Tool), das den Sachbearbeiter bei der Dokumentation, Organisation, Pflege und Test der Steuerungsdaten unterstützt.
Neben der Möglichkeit, Daten im Dialog zu ändern, können Massenänderungen generell auch mit einem Batchlauf durchgeführt werden. Für die Aktualisierung von Postleitzahlen und Krankenkassendaten (Beitragssätze, Betriebsnummern) steht außerdem ein Import Programm zur Verfügung. Die im Personalbereich außerordentlich hohen Anforderungen des Datenschutzes werden durch besondere Zugriffs- und Funktionsberechtigungen erfüllt.
Abrechnung
Der Anwender bestimmt durch Beschreibung der Steuerungsdaten den Bewertungs- und Abrechnungsumfang. Dieses Regelwerk bildet die Basis aller Abrechnungsvorgänge. Enthalten sind bereits vordefinierte Lohnarten, Konstanten, Texttabellen und Bewertungsregeln für die gesetzlichen Anforderungen.
Vorschriften, die sich aus einschlägigen Gesetzen ergeben, werden berücksichtigt, gewartet und sind integraler Bestandteil des Systems.
Als weitere Features des Programms sind hervorzuheben:
- Die Vergütungsansprüche des Arbeitnehmers können in Entgelttabellen oder individuell vorgegeben werden.
- Die Bezüge für Fehlzeiten, Feiertagsausfall und Ansprüche auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall werden automatisch berechnet.
- Den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und den Krankengeldzuschuss ermittelt das System nach den gesetzlichen Grundlagen.
- Nettobezüge werden maschinell hochgerechnet.
- Steuerlich können alle Arten der Lohnsteuerpauschalierung genutzt werden.
- Die Verwaltung und Abrechnung von Versorgungsbezügen bei aktiver Beschäftigung ist über eine Personalnummer möglich.
- Das System berücksichtigt die Freibeträge und Freigrenzen des EStG für die Lohnsteuerermittlung (z.B. steuerfreie Zuschlagsteile für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit).
- Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge werden nicht nur die Regeln für gesetzliche, freiwillige und privatversicherte Arbeitnehmer, sondern auch für besondere Personenkreise wie z.B. geringfügig Beschäftigte und Gleitzonenfälle berücksichtigt.
- Tatbestände für DEÜV Meldungen erkennt das System automatisch.
- Die Besonderheiten bei der Beitragsermittlung von Einmalzahlungen (z.B. Märzklausel) sowie beim Kurzarbeitergeldbildet das System ab.
- Der SEPA Zahlungsdienst wird unterstützt.
- Die Meldungen an Elster und zur Sozialversicherung werden elektronisch übermittelt.
- Die Meldeverfahren zur Sozialversicherung sind ITSG zertifiziert.
- Das System ist in allen Funktionen unbeschränkt rückrechnungsfähig.
- Die Rückrechnungstiefe ist frei definierbar.
- Rückwirkende Veränderungen werden in Ergebnissegmenten dokumentiert.
- Die komplexen Besonderheiten bei der Abwicklung der Altersteilzeit (z.B. Ermittlung RV Unterschiedsbetrag bzw. zusätzliche beitragspflichtige Einnahme in der Rentenversicherung, Nettoaufstockung) werden maschinell unterstützt. Dabei ist eine Differenzierung zwischen gesetzlichen und tariflichen bzw. betrieblichen Regelungen möglich.
HR Access bildet die verschiedenen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen der betrieblichen Altersvorsorge (AVmG) ab. Berücksichtigt werden die folgenden „Durchführungswege“:
- Direkt (Pensions) Zusage
- Unterstützungskasse
- Pensionsfonds
- Pensionskasse
- Direktversicherung
Die Abrechnungsergebnisse und alle darüber hinaus für Auswertungen relevanten Daten werden in einer separaten Datenbank gesammelt und sind in der Anwendung einsehbar. Zu den Auswertungen gehören die Abrechnungsunterlagen wie Verdienstnachweis, Lohnkonto, Beitragsabrechnungen, Buchungsbelege usw.
Das System erlaubt zudem Einzelabrechnungen z.B. für Austritte, Tests oder Korrekturen.
Das integrierte Query-Tool gibt dem Fachbereich die Möglichkeit, die Personal- und Steuerungsdaten aus dem HR Management Modul individuell auszuwerten. Die Ergebnisse der Abfragen können per Export den verschiedensten Office Anwendungen (z.B. Word, Excel) zur Verfügung gestellt werden.
Elektronisches Meldeverfahren
Der Datenaustausch zwischen den Arbeitgebern und den Krankenkassen erfolgt immer häufiger auf elektronischem Wege. Nur systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme sind zur Teilnahme am elektronischen Datenaustausch zugelassen.
HR Access übermittelt neben den Sozialversicherungsmeldungen und den Beitragsnachweisen die Meldungen gemäß dem Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV), dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), der elektronischen Entgeltbescheinigung (EEL) sowie der GKV Monatsmeldung. Vor der Übermittlung an die Krankenkassen werden die Meldungen durch Kernprüfprogramme auf formale Richtigkeit geprüft.
Das Abholen der ELStAM sowie deren Übernahme in die Personalstammdaten erfolgt voll automatisch. Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen wird durch eine Statusverfolgung unterstützt. Somit ist der Fortschritt der Meldung jederzeit erkennbar. Die Speicherung und Verarbeitung der Informationen zur Lohnsteuerbescheinigung ist den speziellen Anforderungen von Elster angepasst (z. B. Nutzdatenblock).
Bescheinigungen
Eine Vielzahl von Bescheinigungen können über den Bescheinigungsmanager Online als PDF Dokumente gemäß der Vorgabe des AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) erstellt werden.
Bewertung der Software für Personalabrechnung
Das Tool basiert auf den modernsten technologischen Entwicklungsstandards und den am weitesten verbreiteten Open Source Frameworks, um die Implementierungs- und Betriebskosten zu reduzieren sowie eine hohe Skalierbarkeit der Lösung sicherzustellen
Die Lösung bietet ein umfassendes Funktionsspektrum, wobei Sopra HR Software höchste Ansprüche an die System – Performance, Funktionalität und Sicherheit der Lösungen stellt.
Positive Eindrücke
Positiv hervorzuheben ist insbesondere die Integration eines geschützten Bereiches für Personalentscheider, in dem Daten und Dokumente aus dem Personalinformationssystem abgerufen, geteilt und online archiviert werden können. Das ist bei dem sensiblen Thema der Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders wichtig.
Weitere Vorteile:
- Die Software integriert neue Inhalte und komplette Prozesse entsprechend der geltenden Gesetzgebung und Richtlinien vieler europäischer Länder und sorgt damit für schnelle Systemeinführungen sowie eine einfache Erweiterbarkeit
- Die offene Systemarchitektur erlaubt eine einfache und reibungslose Integration von weiteren Unternehmensanwendungen
- Entwicklung, Auslieferung und Support aus einer Hand
- Regelmäßige Updates sorgen für höchste Sicherheit und Systemstabilität bei Lohn-/Gehaltstransaktionen und anderen kritischen Vorgängen
Noch ein paar Worte zum Thema Pricing. Dazu erhielten wir folgende Auskunft: Das Preismodell gestaltet sich je nach Kundenbedarf. Entscheidet sich der Kunde für einen Lizenzkauf, werden die Lizenzen einmalig pro verwalteten Mitarbeiter im System berechnet. Hinzu kommen jährliche Wartungsgebühren, die ca. 20 Prozent des Lizenzpreises ausmachen.
Outsourcing Variante
Kommt eine Outsourcing Variante, also ein „Mieten“ der Lizenzen, eher in Frage werden monatliche Gebühren ebenfalls pro verwalteten Mitarbeiter im System fällig. Die Wartungskosten sind hierin bereits enthalten. Je nach Servicelevel (z.B. die fachliche und technische Betreuung der Gehaltsabrechnung durch Sopra HR Software) gestalten sich die monatlichen Gebühren.
Beide Varianten, sowohl der Inhouse,- als auch der Outsourcing – Modus erfordern eine Implementierungsgebühr, die je nach Aufwand & Umfang des Projektes variiert.
