HR Software aus der Cloud: So funktioniert’s

HR Software aus der Cloud ist en vogue. Gerade für Mittelständler ist die Nutzung von Cloud-Diensten attraktiv. Immerhin kauft man sich mit dem Cloud-Service den Kundenservice gleich mit ein. Das Prinzip:  Die genutzte Software und alle Daten werden in einem externen Rechenzentrum vorgehalten, für dessen Wartung sich der Cloud-Betreiber verantwortlich zeichnet. Doch was ist bei der Auswahl des richtigen Angebots entscheidend? In diesem Artikel erfahrend Sie alles Wissenswerte.

Was ist eine Cloud und wie funktioniert sie?

 Bei einer cloudbasierte HR Software wird die komplette IT-Infrastruktur – Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungssoftware – als Dienstleistung über das Internet bereitgestellt. Anwender rufen Daten und ganze Programme über eine sichere Verbindung über ihren Webbrowser ab. Die Wartung und Pflege der zugrundeliegenden IT- und Software-Architektur übernimmt der Cloud-Anbieter. Dafür werden Gebühren fällig.

Die genutzte Software und die gespeicherten Daten sind stets online abrufbar und somit für Anwender unabhängig von Zeit und Ort verfügbar. Das ist vor allem bei Geschäftsreisen praktisch und bei der Arbeit aus dem Home-Office. Auch die Zusammenarbeit über Unternehmensstandorte hinweg kann auf diese Weise gut organisiert werden.

Status Quo: Nichts geht mehr ohne Cloud

Bedenken gegen Datenhosting in der Cloud hielten sich lange. Länger als andere Bereiche übte sich insbesondere die HR-Szene in Zurückhaltung, wenn es um die Anwendung einer cloudbasierten HR Software ging. Der Grund: Im Human Ressources Management dominiert der Umgang mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten und lange war die Sorge groß, dass diese via Cloud Computing leichter ausgespäht werden könnten.

Inzwischen verzeichnet die Akzeptanz von Cloud Anwendungen jedoch in allen Unternehmensbereichen Rekordwerte, wie der Digitalverband Bitkom und die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG im Cloud-Monitor konstatieren: 73 Prozent aller Unternehmen in Deutschland griffen im Jahr 2019 auf Rechenleistung und Services aus der Cloud zurück. Im Jahr davor waren es noch 66 Prozent.

 Tendenz weiter steigend: Spätestens seit der Corona-Krise im Jahr 2020 dürften noch mehr Cloud-Zweifler eines Besseren belehrt worden sein. Von heute auf morgen entsendeten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Hier waren jene Betriebe klar im Vorteil, deren Mitarbeiter weiterhin nahtlos mit ihren Kollegen zusammenarbeiten konnten, ohne dafür im gleichen Büro sein zu müssen. Via Cloud konnten sie auf die gleichen Daten zugreifen. Das machte reibungsloses Arbeiten zum Kinderspiel.

 Im Zuge der Corona-Krise ist das Bedürfnis nach performanten Cloud Anwendungen daher noch einmal stark gestiegen. Nicht nur allgemeine Cloud-Dienste wie Microsoft Azure und Amazon Web Services (AWS) sind gefragter den je – auch die Bedeutung von cloudbasierten HR Software-Lösungen trat klar hervor. Immerhin musste das Personalmanagement trotz der Krise ungestört weitergehen. Die gute Nachricht: HR-Software Anwendungen aus der Cloud gibt es inzwischen für die ganze Palette der Personalangelegenheiten. Von A wie Active Sourcing bis Z wie Zeiterfassung.

Sicherheit in der Cloud

Was außerdem zur steigenden Akzeptanz von Software-Lösungen für das HR Management aus der Cloud beigetragen hat: Die Sicherheitsvorkehrungen der Lösungsanbieter sind in den letzten Jahren immens gestiegen. Viele Cloud-Anbieter sind inzwischen hochprofessionell aufgestellt und verfügen über zertifizierte Prozesse. Relevant ist in diesem Zusammenhang die eine Sicherheitszertifizierung nach der ISO-Norm 27001.

Sie steht für Informationssicherheit auf höchstem Niveau und bestätigt die konstante Verbesserung der IT-Sicherheit der kompletten Cloud-Infrastruktur. Bestandteil des Zertifizierungsprozesses ist die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung eines bestehenden Systems. Einmal ISO 27001 ist also nicht immer ISO 27001!

Außerdem interessant für potenzielle Anwender: Verfügt der Lösungsanbieter über eine Zertifizierung nach ISO-Norm 9001? Diese bescheinigt die Existenz eines Qualitätsmanagement-Systems. Die Qualitätsmanagementnorm beschreibt, welchen Anforderungen zum Beispiel der Umgang mit den eigenen Mitarbeitern und Kunden eines Unternehmens genügen muss, um einem bestimmten Qualitätsstandard als Dienstleister zu entsprechen.

Datenschutz in der Cloud

Relevant für HR-Anwender ist aber auch die ISO-Norm 27018. Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in einer Cloud und bescheinigt die grundsätzliche Einhaltung der Grundsätze der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Unter anderem beinhaltet sie die folgenden Vorgaben:

• Personenbezogene Daten des Kunden dürfen ausschließlich nach dessen Weisung verarbeitet werden.
• Der Cloud-Anbieter muss seine Kunden verbindlich und abschließend über den Standort der Datenverarbeitung informieren.
• Cloud-Anbieter haben den Kunden über jede Verarbeitung der Daten durch Dritte zu informieren.
• Der Kunde muss jederzeit Zugriff auf seine Daten haben und ihm müssen Möglichkeiten bereitgestellt werden, um die Daten unmittelbar zu ändern, zu löschen oder zu korrigieren.
• Cloud-Anbieter dürfen Daten des Kunden nur an Strafverfolgungsbehörden herausgeben, sofern dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Zudem müssen die Kunden in diesem Fall über die Herausgabe informiert werden, außer die Informierung ist gesetzlich verboten.
• Sollten Unbefugte Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden bekommen, so ist dieser umgehend darüber in Kenntnis zu setzen.
• Es müssen verbindliche Regeln über Rückgabe, Transfer und Vernichtung der Daten des Kunden festgelegt werden.
• Es müssen vertragliche Regelungen für die Vorgehensweise bei einer Datenpanne aufgenommen werden.

Serverstandort für Cloud Anwendungen

Dass Anwenderunternehmen bei der Auswahl eines Cloud-Systems insbesondere auf den Datenschutz achten, belegt der Cloud-Monitor. Rund 90 Prozent aller Unternehmen gaben diesem zufolge an, dass die Einhaltung der der Datenschutz-Grundverordnung bei Cloud-Lösungen in ihren Augen unverzichtbar sei.

Dr. Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research äußert sich dazu wie folgt: „Wer den Datenschutz vernachlässigt, ist für Cloud-Anwender sofort aus dem Rennen.“ Für zwei Drittel der Anwenderunternehmen spielt in diesem Zusammenhang vor allem die Herkunft des Anbieters sowie die geographische Lage von dessen Rechenzentren eine maßgebliche Rolle.

Der Hintergrund: Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur innerhalb der EU entsprechend der DSGVO-Vorgaben problemlos möglich. Hier unterliegen IT-Infrastrukturen von vornherein den strengen Sicherheitsauflagen der EU. Das heißt zum Beispiel, dass das Ausspähen oder Hacken eines geschützten Datentransfers per se illegal und mit empfindlichen Strafen belegt ist.

In Nicht-EU-Ländern ist das nicht zwingend der Fall. Hier können zum Beispiel staatliche Organe ganz legal Informationen abziehen, wenn sie zwischen einem Rechenzentrum und einem Anwenderunternehmen hin- und hergesendet werden. Damit sind Verstöße gegen die DSGVO Programm. Es sei denn, der Cloud-Anbieter, der sein Rechenzentrum außerhalb der EU betreibt, hebt das Datenschutz-Niveau auf das der EU. Das kann für Anwenderunternehmen allerdings zu erheblichem Mehraufwand und vielen Diskussionen führen.

Software aus der Cloud: Die Vorteile

Sind alle Aspekte der IT-Sicherheit, des Qualitätsmanagements und des Datenschutzes erfüllt, bieten Cloud-Systeme für das HR Management jedoch viele Vorteile.

• Flexible Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen liegen häufig modular vor. Das heißt, dass das Gesamtsystem in kleine Funktions-Einheiten unterteilt wurde, die unabhängig voneinander funktionieren und die flexibel miteinander kombiniert werden können. So können sich Anwenderunternehmen genau die Funktionen zusammenstellen, die sie brauchen, jederzeit neue hinzubuchen oder deinstallieren, was nicht mehr benötigt wird. So zahlen Anwenderunternehmen für eine HR Management Software aus der Cloud nur für die Funktionen, die sie täglich auch wirklich anwenden. Und: Anwender verfügen immer über ein System, das perfekt zu den eigenen Bedürfnissen passt.
• 24/7 Support durch den Anbieter: Viele Cloud-Anbieter verfügen über einen rund-um-die-Uhr Support. Treten einmal Probleme auf, können diese leicht und schnell behoben werden.  
• Sicherheit: Cloud-Anbieter bieten hochprofessionelle Optionen für Firewalls in einem professionellen Rechenzentrum an.
• Updates: Systemupgrades erfolgen regelmäßig und rechtzeitig – ohne jedes Zutun des Anwenderunternehmens. Die Systeme sind somit immer auf dem neuesten Stand. Das ist zum Beispiel wichtig für die Einhaltung der DSGVO und anderer Gesetze: Der Hersteller sorgt automatisch für Produktupgrades, die immer die neuesten Gesetzesvorgaben berücksichtigen. Diese werden innerhalb des Rechenzentrums zuverlässig für alle Anwender pünktlich zum Stichtag aktualisiert.
• Wettbewerbsfähigkeit: Da Cloud-Systeme konstant weiterentwickelt werden, garantiert das einem Kunden, dass die eigenen Anwendungen mit den Anforderungen des Marktes konsequent Schritt halten.
• Technologie: Cloud-Anbieter greifen auf die aktuellsten Technologien im Bereich Storage und Netzwerk zurück.
• Ausfallsicherheit: Cloud Anbieter sichern ihre Systeme so ab, dass ein Stillstand praktisch ausgeschlossen ist. Zum Beispiel gibt es Notstromaggregate für den Fall eines Stromausfalls und vieles weitere mehr.
• Fokussierung auf das Kerngeschäft: Das Auslagern aller IT-Infrastrukturaufgaben an einen Coud-Anbieter trägt zur Entlastung der hauseigenen IT-Abteilung bei und erlaubt dieser eine bessere Fokussierung auf ihre eigentlichen Kernaufgaben.
• Zuverlässigkeit: Jeder Cloud-Anbieter speichert Daten mehrfach an mehreren Standorten in seinem Netzwerk. Das macht es einfacher, Daten zu sichern und im Notfall wiederherzustellen.

Software aus der Cloud: Die Nachteile

Wie heißt es so schön? Wo Licht ist, ist auch Schatten. Es gibt auch Nachteile, die mit der Nutzung einer Cloud-Lösung einhergehen. Diese halten sich aber in Grenzen:

• Online-Verfügbarkeit: Wer Cloud Computing nutzt, braucht eine schnelle Internetverbindung. Schließlich lassen sich die Daten aus der Cloud nur online abrufen. Die Krux: Der Netzausbau in Deutschland ist noch nicht so weit fortgeschritten, dass er an jedem Standort optimal gewährleistet werden könnte. Doch Bund und Länder treiben das Projekt aktuell stark voran. Stimmt die verfügbare Performance des WWW nicht, kann das im schlimmsten Fall zur Verlangsamung von Arbeitsprozessen führen.
• Wachsender Funktionsumfang: Da Cloud-Anbieter ihre Anwendungen ständig upgraden, kann das dazu führen, dass Anwender sich immer wieder mit neuen Funktionen vertraut machen müssen. Das ist mit einem gewissen Aufwand verbunden.

Fazit: Software aus der Cloud – ja oder nein?

Unterm Strich bietet eine HR Software aus der Cloud vielfältige Möglichkeiten, kostengünstig und effizient auf eine moderne, zeitgemäße und performante IT-Infrastruktur und Webapplikationen zuzugreifen. Und das zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Das gewährleistet nicht nur effiziente, passgenaue und störungsfreie Prozesse in der täglichen HR-Arbeit. Auch die IT-Abteilung wird von administrativen Aufgaben entlastet. Das ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Checkliste: Software aus der Cloud – das ist bei der Auswahl eines Anbieters zu beachten

• Bietet die Software Funktionen, die zu den Bedürfnissen des Anwenderunternehmens passen?
• Verfügt der Anbieter über einschlägige Zertifizierungen in puncto Datenschutz, Datensicherheit und Qualitätsmanagement?
• Verfügt die angebotene Software über eine flexible Skalierbarkeit?
• Gewährleistet der Anbieter einen 24/7 Support?
• Führt der Anbieter regelmäßige Backups durch?
• Gewährleistet der Anbieter regelmäßige und automatische Updates der eigenen Software?
• Greift der Cloud-Anbieter auf die aktuellsten Technologien im Bereich Storage und Netzwerk zurück?
• Gewährt der Cloud-Anbieter eine maximale Ausfallsicherheit seiner Software?
• Gewährt der Cloud-Anbieter eine maximal gute Online-Verfügbarkeit?