4 unglaubliche HR-Hacks, die Ihre Produktivität ankurbeln

Wir lieben einfach einen guten Hack – hier bei HR-Software-Vergleich. Hacks, das sind diese kleinen aber feinen Angewohnheiten, die einem das Leben ein bisschen leichter machen. Bei einem lauschigen Gespräch stellten wir uns die Frage: Gibt es eigentlich spezielle HR-Hacks für HR-Software-Anwender? Wir haben kurz überlegt und kamen auf jede Menge Beispiele. Die wichtigsten haben wir kurzerhand für Sie niedergeschrieben.

HR-Hack Nummer eins: Erleichtern Sie sich das HR Management mit der passenden HR Software

Eines steht fest: Personalern fehlt es landauf, landab an Zeit. Oftmals, weil sie zuviel davon in administrative Angelegenheiten stecken. Laut einer Kienbaum Studie entfallen 39 Prozent der Aufgaben in HR-Abteilungen auf Administration. Denn nach wie vor arbeiten Personaler ihre ToDo’s in sperrigen Excel-Listen ab oder nutzen viele verschiedene Systeme, die nicht angemessen miteinander kommunizieren.

Das führt zum Beispiel zu einer doppelten Vorhaltung von Daten und kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Ein Teufelskreis. Dabei könnte dieser leicht durchbrochen werden. Denn jeder HR-Prozess, der passgenau an den Computer auslagert wird, eröffnet neue Freiräume.
Laut des HR Software Reports 2017 des Online-Portals HRM.de werden auch viele HR-Prozesse bereits IT-gestützt abgewickelt. Aber nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen sind mit ihrer aktuellen Lösung “sehr zufrieden”.
Stattdessen kämpfen sie mit wiederkehrenden technischen Problemen, einer eingeschränkten Funktionstüchtigkeit, nicht wirklich kompatiblen Schnittstellen zu anderen Lösungsanbietern, einer unvollständigen Abbildung der hauseigenen Prozesse, einem schlechten Support des Anbieters und Medienbrüchen.
Dabei gibt es inzwischen passende HR Software Lösungen für praktisch alle Sektoren des Human Resources Managements. 

HR-Hack Nummer zwei: Geben Sie einfach Aufgaben an Mitarbeiter ab

Moderne HR Software ermöglicht es HR zum Beispiel, bestimmte ToDo’s komplett abzugeben. Stichwort: Self Service. Das Prinzip: HR lagert über die entsprechenden Tools bestimmte bürokratische Prozesse direkt an die Mitarbeiter aus.
Über so genannte Employee Self Service Portale erhalten Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff auf ihre persönlichen Daten und verwalten diese einfach selbst. Das spart HR nicht nur viel Zeit, sondern vermeidet auch Fehler. Wer kennt seine Daten schließlich besser als der Angestellte selbst?
Employee Self Service Portale gibt es inzwischen für verschiedene Bereiche:

• Personaldatenverwaltung
• Abwesenheitsmanagement
• Zeiterfassung
• Leihgaben aus dem Kfz-Pool
• …

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von Employee Self Service. Hier bestehen die Personalabteilungen meist nur aus einer Person, wobei die Bandbreite an Aufgaben aber nicht wesentlich geringer ausfällt, als bei größeren Playern, die sich eine ganze HR-Abteilung leisten können.
Entsprechend fallen administrative Zeitfresser hier noch mehr ins Gewicht. Umso besser, wenn Mitarbeiter dann mit ein paar Klicks ihre Stammdaten wie Bankverbindung, Bildungsweg, Berufsweg, Absolvierte Seminare, Soft- und Hard Skills selbst ändern können und HR aus der Nummer raus ist. 

HR-Hack Nummer drei: Erleichtern Sie sich das Recruiting mit den richtigen Tools

Viele HR Abteilungen stehen in Zeiten des Fachkräftemangels vor einer erheblichen Herausforderung, Personal zu finden. Dabei könnten moderne Recruiting Tools das Unterfangen um ein Vielfaches leichter machen.
Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Matching: Auf Basis eines Matching-Algorithmus werden Job-Anforderungen und das Profil eines Bewerbers in den eingereichten Bewerbungsunterlagen automatisiert abgeglichen. Dem Recruiter werden die Talente in der Reihenfolge ihrer Eignung angezeigt. Das sorgt für eine erhöhte Trefferquote und schnellere Recruiting-Prozesse.
• Talent Pool: Interessante Bewerber, die aktuell nicht passen, aber vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder angesprochen werden sollen, können innerhalb eines Talent Pools “on-hold” gesetzt und so für zukünftige Vakanzen vorgemerkt werden.
• Sourcing: Das Recruiting von passiven Kandidaten hat aufgrund des Fachkräftemangels stark zugenommen. Da viele Jobs offen sind und Fachkräfte rar, gehen HR Experten verstärkt auf potenzielle Kandidaten zu und versuchen sie von ihrem Unternehmen zu überzeugen. Das nennt sich dann Active Sourcing – die Direktansprache des Kandidaten.Hierfür gibt es inzwischen HR Software Support in Form so genannter  Sourcing Tools: Sie funktionieren wie Talentsuchmaschinen und suchen das WWW nach passenden Kandidaten ab. Dabei erledigen die Lösungen den Job auch in Online-Regionen, in die Recruiter ansonsten niemals vordringen würden. Zum Beispiel sourcen sie in Spezialcommunities wie Github oder Stackoverflow, wo sich rare und begehrte IT Talente tummeln.
• Targeting: Im Recruiting wird Targeting zum Beispiel für die Rekrutierung von Kandidaten über die Sozialen Medien genutzt. Externe Dienstleister und die sozialen Netzwerke selbst bieten seit geraumer Zeit die Möglichkeit zur Schaltung so genannter Social Job Ads an. Zur Verfügung stehen diese auf Netzwerken wie Facebook, Twitter und Instagram.Geschaltete Stellenanzeigen werden hier nicht wahllos an Kandidaten ausgespielt, sondern zielgerichtet an potenzielle Wunschkandidaten. Die Online-Stellenanzeige erscheint dann nur in den Timelines der Facebook- oder Instagram-Nutzer, deren Profil perfekt zu der gesuchten Stelle passt.

HR-Hack Nummer vier: Begrüßen Sie Kollege Roboter im HR-Team

Längst haben “Roboter” Einzug in unseren Alltag gehalten. Zum Beispiel die Sprachassistenten der großen Technologie-Konzerne aus dem Silicon Valley: Alexa von Amazon, Apples Siri oder Google Home.
Die digitalen persönlichen Assistenten haben so manches verändert. Zum Beispiel haben sie den Konsum von Musik oder des Internet komfortabler gemacht. Auch ist es kinderleicht, das Wetter zu überprüfen, den Kalender zu aktualisieren oder die Bots andere kleine Aufgaben ausführen zu lassen.
Im Bereich des Personalmanagements sind es weniger diese bekannten Sprachassistenten, die derzeit eine erhebliche Popularität erfahren, als so genannte Slackbots, die von der Kommuniktionsplattform Slack angeboten werden. Mitarbeiter können die Tools zum Beispiel nutzen, um mit der bestehenden Talentmanagement- und HR-Software ihres Unternehmens zu interagieren. Ganz leicht per App.

Anstatt etwa einen Urlaubsantrag manuell auszufüllen, könnten Arbeitnehmer einfach dem Slackbot einen Befehl geben: “Ich möchte Urlaub beantragen”. Das funktioniert allerdings nicht über einen Sprachbefehl, sondern über ein Eingabefeld.
Die Eingabe löst eine Routine aus, in der der Slackbot Fragen über die Dauer der Abwesenheit stellt und die Informationen dann als Urlaubs-Antrag dem Zeitwirtschaftssystem der Personalabteilung zur Verfügung stellt. Optisch sieht das ganze aus wie ein Chat in einem Instant Messenger. Das ist erst der Anfang. SuccesFactors (SAP) testet aktuell Slackbots, darunter einen Bot für das Performance Review Modul seiner SuccessFactors HR Management Suite. Wir halten Sie dazu auf dem Laufenden!