Zu viel Papier, zu wenig Zeit? Nicht mit Abacus Umantis

So digitalisieren KMU ihre Personalprozesse nachhaltig mit Abacus Umantis

In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das Personalwesen oft ein Drahtseilakt. Während sich Großkonzerne eigene HR-Abteilungen, umfangreiche Budgets und spezialisierte Software leisten, bleibt in KMU meist wenig Raum für strategische Personalarbeit. Stattdessen stehen viele Personalverantwortliche vor einem wachsenden Berg an operativen Aufgaben: Bewerbungen sichten, Verträge vorbereiten, neue Mitarbeitende einarbeiten, Arbeitszeiten erfassen, Urlaube koordinieren und das Offboarding nicht vergessen. Vieles davon erfolgt manuell, verteilt auf Excel-Tabellen, E-Mail-Verläufe und unterschiedliche Tools.

Diese fragmentierten Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern bergen auch Risiken. Ein fehlender Überblick über Bewerberdaten, unvollständige Personalakten oder übersehene gesetzliche Fristen können schwerwiegende Folgen haben. Hinzu kommen neue Anforderungen von außen. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt erwarten Bewerbende und Mitarbeitende moderne, transparente und mobil verfügbare HR-Prozesse – vom Bewerbungsgespräch bis zur Schulung.

KMU stehen unter besonderem Druck

Die Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen liegt auf der Hand: Sie müssen mit begrenzten Ressourcen ebenso professionell auftreten wie große Arbeitgeber. Doch wie kann das gelingen, wenn Zeit, Budget und personelle Kapazitäten knapp sind? Die Digitalisierung ist hier Chance und Herausforderung zugleich. Zwar versprechen viele HR-Tools Effizienzgewinne, doch gerade kleinere Betriebe schrecken vor komplexen Softwareprojekten zurück. Lange Implementierungsphasen, hohe Einstiegshürden und fehlende interne IT-Kapazitäten bremsen den Fortschritt.

Gleichzeitig verändert sich die Rolle von HR grundlegend. Unternehmen müssen nicht nur effizient verwalten, sondern aktiv gestalten. Talente finden und binden, Kompetenzen entwickeln, Führungskräfte unterstützen und Mitarbeitende fördern. Eine moderne HR-Software muss deshalb mehr leisten als Personalstammdaten verwalten. Sie muss ein echter Partner in der Personalarbeit sein.

Die Lösung: Die Umantis HR-Suite SmartKMU

Hier setzt die Umantis HR-Suite SmartKMU an. Sie wurde speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt, die eine einfache, leistungsfähige und schnell einsatzbereite Lösung für ihre Personalprozesse suchen. Anders als klassische HR-Systeme, die oft auf große Konzerne ausgerichtet sind, basiert die SmartKMU-Lösung auf praxisnahen Standards, die ohne große Konfiguration sofort produktiv nutzbar sind.

Die Software ist vollständig cloudbasiert, modular aufgebaut und auf eine schnelle Einführung ausgelegt. Innerhalb von nur drei Wochen ist die Lösung betriebsbereit, inklusive Installation, Datenübernahme, Schulung und Erstkonfiguration. Damit wird ein typisches Hindernis bei der Digitalisierung in KMU direkt aus dem Weg geräumt.

Effizienz durch Best Practices und Automatisierung

Ein zentrales Merkmal der Umantis HR-Suite SmartKMU ist ihre vorkonfigurierte Struktur. Die Lösung liefert bewährte Best-Practice-Prozesse aus über 20 Jahren HR-Erfahrung direkt mit. So müssen KMU nicht bei null anfangen, sondern können auf erprobte Abläufe zurückgreifen. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel und erweiterbar. Unternehmen können zusätzliche Module wie Bewerbermanagement, Mitarbeiterentwicklung oder digitale Signatur nach Bedarf hinzufügen und so ihre HR-Strategie schrittweise weiterentwickeln.

Die integrierte Automatisierung hilft, administrative Aufgaben drastisch zu reduzieren. Wiederkehrende Prozesse wie Stellenausschreibungen, Vertragsversand oder Onboarding-Aufgaben lassen sich digital steuern, zuweisen und nachvollziehen. Durch KI-gestützte Funktionen, beispielsweise bei der Textformulierung von Stellenanzeigen oder der Auswahl geeigneter Rekrutierungskanäle, werden HR-Teams zusätzlich entlastet.

Eine Software, die mitwächst

Ein weiterer Pluspunkt der Umantis HR-Suite SmartKMU ist ihre Skalierbarkeit. Sie eignet sich ideal für Unternehmen ab etwa 100 Mitarbeitenden und wächst mit dem Unternehmen mit. Neue Module lassen sich jederzeit integrieren, ohne dass die vorhandene Struktur neu gedacht werden muss. So entsteht eine zukunftssichere Lösung, die sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt, ganz ohne überdimensionierte Technik oder hohen Implementierungsaufwand.

Die Bedienoberfläche ist klar strukturiert, intuitiv und auch für weniger technikaffine Nutzerinnen und Nutzer leicht verständlich. Alle Mitarbeitenden, ob in der Personalabteilung, im Fachbereich oder in der Geschäftsleitung, profitieren von einem schnellen Zugang zu relevanten Informationen und können aktiv in Prozesse eingebunden werden.

Module, die den Alltag wirklich erleichtern

Die Umantis HR-Suite SmartKMU deckt alle Kernbereiche moderner Personalarbeit ab, vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zur Zeiterfassung. So können Bewerbungen zentral verwaltet, Vertragsunterzeichnungen digital abgewickelt und neue Mitarbeitende strukturiert eingearbeitet werden. Die digitale Personalakte schafft Ordnung und Transparenz, während Self Services wie Abwesenheitsanträge oder Zeiterfassung via App für Entlastung im Tagesgeschäft sorgen.

Durch das Daten Cockpit behalten HR-Verantwortliche zudem jederzeit den Überblick über relevante Kennzahlen, etwa zur Fluktuation, Personalentwicklung oder Stellenbesetzung. Analysen lassen sich direkt im System aufbereiten, ohne zusätzliche BI-Tools oder komplexe Exporte.

Was sagen die Anwender?

Zahlreiche Unternehmen in der DACH-Region nutzen bereits die HR-Suite von Umantis und berichten von messbaren Verbesserungen im Arbeitsalltag.

Flughafen Zürich: 

„Seitdem wir die HR-Software von Umantis bei uns implementiert haben, spüren wir in allen HR-Prozessen deutlichen Aufwind. Das gilt vor allem für die positive Candidate Experience. Positiv war auch die kunden- und lösungsorientierte Herangehensweise von Umantis. Hervorzuheben ist hierbei die auf die Software abgestimmte Beratungskompetenz. Wir waren begeistert.“

Krohne Messtechnik:

„Die Administration vom Stellenantrag bis hin zur Einstellung kann komplett über das Tool erfolgen. Der Recruiting-Prozess ist durch das Tool für alle Beteiligten transparent.“

Raiffeisen-Landesbank Steiermark:

„Die Personalarbeit der Zukunft erfordert deutlich mehr Agilität. HR-Prozesse wie Onboarding, Personalentwicklung und Nachfolgeplanung müssen digital unterstützt werden. Mit der Implementierung des Umantis Talent Managements haben wir aufgrund des hohen Innovationsgrads und der Benutzerfreundlichkeit die richtige Entscheidung getroffen. Dank Umantis können wir Führungsentscheidungen nicht nur beschleunigen, sondern auch qualitativ verbessern.“

SRF Schweizer Radio und Fernsehen:

„Die Umantis Softwarelösung hat unsere Effizienz in der gesamten Personalarbeit deutlich gesteigert. Sie unterstützt uns dabei, den Zeitaufwand beim Onboarding und bei der Schulung von Mitarbeitern gering zu halten. Im Rahmen des Recruiting behalten wir stets den Überblick über den Stand der Bewerbungen – und das sind nur einige der vielen Vorteile, die Umantis für uns unverzichtbar machen.“

Max-Planck-Gesellschaft:

„Die Zusammenarbeit mit Umantis war stets einfach und auf unsere Bedürfnisse ausgerichtet. Die Plattform bietet hinsichtlich Bewerbermanagement einen spürbaren Mehrwert. Wir freuen uns, weitere Module zu integrieren und dadurch eine durchgängige Candidate Experience zu ermöglichen.“

Beratung und Begleitung auf Augenhöhe

Neben der Software selbst punktet Abacus Umantis auch mit einer ausgeprägten Beratungskompetenz. Das Unternehmen begleitet seine Kundinnen und Kunden nicht nur bei der Einführung, sondern auch in der laufenden Nutzung. Workshops, Schulungen und ein umfassender Support sorgen dafür, dass das System optimal genutzt wird und langfristig Mehrwert schafft.

Die Nähe zum Mittelstand ist dabei kein Zufall. Abacus Umantis verfügt über langjährige Erfahrung im deutschsprachigen Raum und kennt die Herausforderungen kleiner und mittlerer Organisationen aus der Praxis. Die Lösungen sind nicht überdimensioniert, sondern auf die Realität von KMU abgestimmt – technisch wie organisatorisch.

Fazit: Smart digitalisieren statt kompliziert verwalten

Die Umantis HR-Suite SmartKMU ist eine durchdachte Lösung für alle KMU, die ihre Personalarbeit modernisieren möchten, ohne sich in komplexen Softwareprojekten zu verlieren. Sie ist schnell einsatzbereit, einfach zu bedienen und bietet genau die Funktionen, die im Arbeitsalltag wirklich gebraucht werden. Durch ihre Modularität, Skalierbarkeit und Beratung auf Augenhöhe schafft sie einen echten Mehrwert für Unternehmen, die effizienter arbeiten und dabei professionell auftreten möchten.

Statt Papierbergen, Excel-Tabellen und E-Mail-Ketten bietet die Umantis HR-Suite SmartKMU einen zentralen digitalen Ort für alle HR-Prozesse. Mobil, transparent und zukunftssicher. Wer heute schon an morgen denkt, findet in Umantis den richtigen Partner für eine nachhaltige HR-Digitalisierung.

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