Auswahl einer HR Software aus der Cloud: Was ist zu beachten? | HR-Software-Vergleich | Das unabhängige Vergleichsportal für die Personalwirtschaft

Das unabhängige Vergleichsportal für die Personalwirtschaft

Auswahl einer HR Software aus der Cloud: Was ist zu beachten?

Auswahl einer HR Software aus der Cloud: Was ist zu beachten?

Bei der Einführung einer HR Software aus der Cloud ist die Scheu der zuständigen Personalverantwortlichen oft groß. Welche Lösung ist die richtige? Welcher Funktionsumfang ist notwendig? Und ist all das auch wirklich sicher? Auf diese und weitere Fragen finden potenzielle Anwender bei der diesjährigen Zukunft Personal Europe am Stand von HR-Softwareanbieter Personio Antworten.

Cloud Computing erobert den HR-Software Markt

Der Einsatz von Cloud Computing schreitet mit großen Schritten in Unternehmen voran. Das geht aus einer IDC-Studie hervor. Laut der Erhebung ist Software aus der Cloud nicht nur bei großen Firmen angekommen, sondern auch im Mittelstand. 60 Prozent der befragten Unternehmen beschäftigten sich mit entsprechenden Pilotprojekten. Auch im Human Resources Management stehen die Zeichen auf Cloud Computing.

HR-Software Vergleich UP

Das kommt nicht von ungefähr. Denn Cloud Computing bietet diverse Vorteile. Unternehmen können vor allem durch Software as a Service-Anwendungen bares Geld sparen. Denn die benötigte Software muss nicht mehr teuer eingekauft und von der eigenen IT-Abteilung aufwändig auf allen Computern installiert, gewartet und upgedatet werden.

Stattdessen können Programme einfach für einen überschaubaren Betrag gemietet werden. Diese stehen den Mitarbeitern immer top gewartet über die Cloud zur Verfügung. Zusätzlich ist Cloud Computing mit einer hohen Flexibilität verbunden. Soll eine Software etwa um bestimmte Funktionen ergänzt werden, können einzelne Module flexibel hinzugebucht werden.

Mehr Flexibilität für Anwender

„Hinzu kommt, dass Programme und Daten aus der Cloud über das Web orts- und zeitunabhängig abgerufen werden können, was flexiblere Arbeitsmodelle für die Anwender ermöglicht. Sie können einfacher von unterwegs oder von zuhause aus arbeiten. Das ist gerade in einer Arbeitswelt wichtig, in der alles flexibler und ortsunabhängiger wird“, betont Hanno Renner, CEO des HR Softwareanbieters Personio.

Gaben allerdings früher IT-Abteilungen verstärkt den Ton bei der Auswahl des jeweiligen Cloud-Services an, sind es inzwischen immer mehr die Fachentscheider. 70 Prozent der Fachbereiche evaluieren und budgetieren laut IDC-Studie Cloud Services entweder eigenständig oder innerhalb eines Entscheidergremiums.

Allerdings tun sich gerade im HR-Bereich Entscheidungsträger bei der Suche nach der passenden Software schwer. Zum Beispiel, weil sie nicht wissen, ob die Cloud-Software den notwendigen Datenschutzanforderungen entspricht. „HR Manager können diese Herausforderung bei der Softwareeinführung nur lösen, indem sie gegenüber Lösungsanbietern die richtigen Fragen stellen. Das kann wettbewerbsentscheidend sein“, rät Renner.

Gerade der Schutz von Mitarbeiterdaten sei ein wichtiges Thema bei der Auswahl einer HR-Software aus der Cloud. Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) schreibt zum Beispiel vor:

  • Sämtliche Prozesse bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen lückenlos dokumentiert werden.
  • Daten ohne Zweck müssen unverzüglich gelöscht werden.
  • Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter lückenlos darüber informieren können, welche Daten über sie vorgehalten werden.

Um eine HR-Software, die HR in diesen Bereichen nicht mit gewissen Automatismen unterstützt und beispielsweise nicht mehr benötigte Daten automatisch löscht, sollten Anwender von vornherein einen großen Bogen machen, betont Renner. Denn bei Zuwiderhandlung gegen die Gesetzesvorgaben drohen empfindlichste Strafen.

Datenschutz: Prüfberichte des Digitalverbands Bitkom

Auskunft über die Datenschutzkonformität einer Cloud-Dienstleistung geben zum Beispiel die offiziellen Prüfberichte des Digitalverbands Bitkom. Personio zählt zu den Cloud-Anbietern, die diesen zufolge alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung zuverlässig erfüllen.

Aber auch was die restlichen Funktionen einer HR Software angeht, sollten HR-Manager wenig bis gar nicht kompromissbereit sein, rät Personio Geschäftsführer Renner. Eine HR Software sollte so exakt wie möglich an den Alltag von HR-Managern angelehnt sein.

„Hier dreht sich zunächst viel um Administration: Urlaubsplanung, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung. Das legt nahe, eine Lösung für genau diese Aufgaben zu suchen“, so Renner. „Wichtig dabei ist es aber, auf Nachhaltigkeit zu achten: Hilft mir diese Lösung auch in ein paar Jahren noch, meine Ziele zu erreichen, in einer dynamischen Arbeitswelt?“

HR Software: Lösung sollte zu den Bedürfnissen der Anwender passen

Bei der diesjährigen Zukunft Personal Europe will Personio HR-Entscheidern helfen, Antworten auf diese und weitere offene Fragen zu finden. „Wenn Papierberge im ersten Schritt schrumpfen oder verschwinden, weil Urlaubsanträge endlich per Klick durchgehen, hat man mit einer HR Software schon viel gewonnen“, sagt Renner. „Wer im zweiten Schritt Mitarbeiterdaten nutzt, um Stärken und Schwächen im Prozess oder Unternehmen zu identifizieren, geht in seinen Möglichkeiten noch einmal weiter. Wer daraus dann noch softwarebasiert Maßnahmen für die Zukunft ableitet, ist aufgestellt fürs digitale Zeitalter. All das sind Aspekte, die zu einer strategischen Personalarbeit gehören und deren Basis Technologie ist.“

HR-Software Vergleich UP

Bei Europas größter Personalmesse beraten die Experten von Personio an Stand E.28 in Halle 3.2, was Anwender bei der Auswahl einer HR Software aus der Cloud beachten müssen. Das das nicht immer einfach ist, beschönigt Hanno Renner nicht.

Er weiß nur zu gut, wie unübersichtlich der HR-Software-Markt inzwischen geworden ist: „Wir werfen auf Wunsch mit unseren Besuchern auch einen beispielhaften Blick in unsere Software und helfen ihnen, das Beste aus ihrem Messebesuch zu machen. Wir freuen uns schon auf den direkten Austausch.“ (Bild: Fotolia.com)

 


 

Kostenlose HR-Software-Vergleich Studie 2018

  • Wie finde ich die richtige Software?
  • Welche HR-Prozesse sollte ich auslagern?
    Vermeiden Sie Fehlinvestitionen von bis zu 25.800€
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist für Unternehmen unerlässlich. Aber wie digital ist die Personalbranche bereits? Die HR-Software-Vergleich Studie gibt Aufschluss über die Digitalisierung im HR-Bereich. Hier herunterladen>>>

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

Kommentar schreiben

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.
Erforderliche Felder sind markiert*

Kostenlosen Software-Vergleich starten!
+