Bewerbermanagement Software: Darauf kommt es an

Bewerbermanagement Software: Darauf kommt es an

Worauf sollten Anwender bei einer Bewerbermanagement Software achten? Und was muss eine moderne HR Software leisten? Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt.

 

Was ist Bewerbermanagement? Eine Definition

DatenschutzBevor wir in Media Res gehen, noch ein paar Worte vorab, was Bewerbermanagement überhaupt ist: Unter Bewerbermanagement verstehen Experten alle Prozesse von der Ausschreibung der Stelle über die Durchführung und den Abschluss des Bewerbungsprozesses. Eine Bewerbermanagement Software sollte also all dem Rechnung tragen:

  • Genehmigung und Ausschreibung einer vakanten Stelle
  • Durchführung  und Abschluss des kompletten Bewerbungsprozesses
  • Erfassung der eingehenden Bewerbungen
  • Versand von Bestätigungen an die Bewerber über den Bewerbungseingang
  • Weiterleitung der Bewerbungen an die internen Ansprechpartner:  Fachabteilungen und Linienvorgesetzte
  • Abgleich der Kompetenzen der Bewerber mit den für eine vakante Stelle gesuchten Skills
  • Auswahl der Bewerber
  • Einladung der einzelnen Talente zum Vorstellungsgespräch
  • Zu- oder Absage eines Bewerbers
  • Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen

Was sollte eine Bewerbermanagement Software können?

Kurz und knapp gesagt: Eine optimale Bewerbermanagement Software sollte all die oben genannten Punkte abbilden. Dann kann sie perfekt beim Prozess unterstützen. Lange Zeit konnten die Software Angebote externer Anbieter bei dem Prozess eher rudimentär helfen. Doch inzwischen haben die HR Software Hersteller nachgelegt und bieten doch sehr ausgefeilte Funktionen an.

Einige sehr gute Lösungen kommen zum Beispiel aus den Häusern prescreend.vinci, carerix, connexys oder erecruiter.  Sie gehören zu den Bewerbermanagement Software Tools, die wirkungsvoll beim gesamten Workflow interner und externer Bewerbungsprozesse unterstützen.

Bewerbermanagement Software im Vergleich

Das Ziel einer Bewerbermanagement Software ist es, gerade die arbeitsintensiven Prozesse bei  der Stellenausschreibung und dem Bewerbungseingang drastisch zu beschleunigen und zu verschlanken, so dass dem Recruiter im Endeffekt mehr Zeit für den einzelnen Bewerber bleibt.

HR-Software Vergleich UP

Wir haben in einer kleinen Übersicht zusammengestellt, was bei einer modernen Bewerbermanagement Software inzwischen unverzichtbar ist:

  1. Karrierehomepage: Hier findet der Bewerber Informationen über den Arbeitgeber: Welche Werte werden im Unternehmen gelebt, wie ist die Firmenkultur und wie das Teamgefüge, welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Darüber hinaus kann sich der Bewerber mit wenigen Klicks einen Überblick über ausgeschriebene Stellen verschaffen. Meist bieten externe Anbieter Karrierehomepages an, die über eine Schnittstelle an das System angebunden werden können – ganz einfach, schnell und leicht. Wichtig dabei ist vor allem, dass die Karriereseite auf das Corporate Design der Unternehmensseite anpassbar ist – der Einheitlichkeit halber. Und responsives Design sollte auch nicht fehlen, so dass die Karriereseite auch auf mobilen Geräten abrufbar ist.
  2. Multiposting: Eine Bewerbermanagement Software sollte die Möglichkeit vorsehen, dass Stellenanzeigen nicht nur auf der eigenen Karriereseite, sondern zeitgleich auch auf mehreren Jobbörsen geschaltet werden können. Diese Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen erhöht die Sichtbarkeit und Reichweite der Vakanzen erheblich.
  3. Matching: Matching ist der letzte Schrei bei den Bewerbermanagement Software Tools. Hierbei werden die in den offenen Vakanzen ausgeschriebenen Skills mit den Fähigkeiten von Bewerbern oder Talenten im Talentpool automatisiert abgeglichen. Treffer, die so genannten Matches, werden dem Recruiter dann per Knopfdruck ausgespielt.
  4. Briefe, Wiedervorlagen, Statusmanagement: Ein gutes Bewerbermanagement Tool bietet standardisierte Zusage- und Absageschreiben an, auch ein Statusmanagement ist wichtig. Darüber werden alle im Recruiting Prozess Beteiligten upgedatet, wenn sich im Prozess eine Veränderung ergeben hat. Auch können Termine als Wiedervorlage eingestellt werden, so dass kein wichtiger Schritt vergessen geht. Von niemandem!
  5. Bewerberportal: Für eine gute Bewerbermanagement Software ist ein Bewerberportal unverzichtbar. Hierüber kann sich das interessierte Talent per E-Mail oder Formular bewerben, seinen Lebenslauf hochladen – auch als PDF. Denn ein gut sortiertes Bewerbermanagement System verfügt über einen CV Parser, der PDF-Dokumente auslesen und in digital weiter bearbeitbarer Form bereitstellen kann. Das nutzt beiden Seiten. Weder Bewerber noch Recruiter müssen die Inhalte mühsam händisch in ein Formular übertragen.
  6. One-Click-Bewerbung: Der letzte Schrei ist eine so genannte One-Click-Bewerbung, die es ermöglicht, sein Profil aus einem Businessnetzwerk wie Xing oder LinkedIn zur Verfügung zu stellen. Die Möglichkeit zur One-Click Bewerbung gehört noch nicht in allen Bewerbermanagement Systemen zum Standard, setzt sich aber immer mehr durch.
  7. Rollen- und Rechteverteilung: Ein gutes Bewerbermanagement Tool verfügt über eine Rollen- und Rechteverteilung. Jeder Anwender bekommt die für seine Rolle spezifischen Rechte zugewiesen. Das verringert die Gefahr, dass Dokumente von Unbefugten versehentlich gelöscht werden oder Prozesse durcheinander gebracht werden. Denn jeder, der zugreift kann nur das sehen, was für ihn bestimmt ist.
  8. Datenschutz: Besonders wichtig bei einer Bewerbermanagement Software ist der Faktor Datenschutz. Insbesondere bei der Verwaltung personenbezogener Daten gelten sehr strenge Richtlinien. Insofern sollte man sich vor der Implementierung einer Software immer mit dem HR Software Hersteller verständigen, welche Datenschutzvorkehrungen von ihm getroffen wurden. Zum Beispiel gibt es einschlägige Zertifizierungen vom TÜV. Bitte auf entsprechende Siegel achten!
  9. Statistik: Ein Statistik- und Reportingtool verhilft Anwendern zu einem besseren Überblick über die Zugriffsraten einer Stellenanzeige über Jobportale oder die eigene Karrierehomepage. Diese Zahlen helfen bei der Einschätzung, ob der Recruiting Mix passgenau ausgefallen ist, oder ob eventuell andere Stellenportale angesteuert werden sollten.
  10. Dezentraler Prozess: Hilfreich kann es auch sein, wenn Recruiter und Fachabteilungen per App auf das Bewerbermanagement Tool zugreifen können. Die Hersteller reagieren zunehmend auf dieses Bedürfnis, Prozesse dezentral zu managen. Denn in Zeiten dezentral organisierter Teams sind Recruiter und Fachkräfte nicht immer an ihrem Platz und stattdessen im Ausland unterwegs. Hat man nicht rund um die Uhr Zugriff auf das System, verzögert sich der Recruiting Prozess.

Bewerbermanagementsysteme-im-vergleich-2(Bild: © contrastwerkstatt/Fotolia.com)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

Kommentare

  1. Bewerber
    Bewerber 4 November, 2016, 11:47

    Eine Software soll das hier können?

    – Abgleich der Kompetenzen der Bewerber mit den für eine vakante Stelle gesuchten Skills
    – Auswahl der Bewerber

    Langsam zweifel ich wirklcih am Verstand der Personaler

    • ti
      ti 13 Januar, 2017, 10:23

      na klar soll die Software das können: wenn ich 100 Bewerbungen auf eine Stelle habe und das System schon mal die 70 raussortiert hat, bei denen offensichtlich die Anforderungen und die (selbsteingeschätzten) Fähigkeiten nicht passen, muss ich nur noch 30 lesen (die anderen 70 überfliege ich, aber es ist sehr selten, dass die Software jemanden rausschmeißt, den ich einen guten Kandidaten finde).

      Die nächsten 30 gucke ich mir sorgfältiger an und versuche abzuklopfen, ob die angegebenen Kompetenzen auch nachvollziehbar sind, und die besten 3-10 von diesen versuche ich kennenzulernen.

      Rechtschreibung ist bei Bewerbungen (wie auch auch bei fast allem anderen) ein wichtiges Kriterium: wer sich nicht mal die Mühe macht, seinen eigenen Text nochmal zu lesen, ist wahrscheinlich nicht der Lieblingskandidat einer Firma… nur mal so gesagt.

      Na klar, es gibt Legastheniker, die einen sehr guten Job machen, aber wer nicht wenigstens ein Mindestmaß an Sorgfalt bei Bewerbungen (etc.) zeigt, wird es schwer haben…

  2. ti
    ti 13 Januar, 2017, 10:26

    Was mir noch fehlt, ist die Integration in das Personalsystem: wenn ich im Jahr 500 Personen einstelle, soll ich dann 500mal den Namen, die Adresse, das Geb.Datum etc. abtippen? Oder soll das per Copy/Paste gehen?

    Für mich wäre das wichtiger als Statistik, „One-Click“ oder „Apps“…

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