Bewerbermanagement: Tschüss…. ihr Zeitkiller

Bewerbermanagement: Tschüss…. ihr Zeitkiller

Das Digitalzeitalter hat Bewerber ungeduldig gemacht. Sie legen immer größeren Wert auf eine schnelle Rückmeldung, nachdem sie ihre Bewerbung versandt haben. Ein System für das Bewerbermanagement hilft, den schlimmsten Zeitkillern im Recruiting tschüss zu sagen.

Bewerbermanagement: Bitte mehr Tempo!

Eine neue Studie von softgarden, einem Lösungsanbieter für Bewerbermanagementsysteme, belegt es schwarz auf weiß: „60 Prozent der Kandidaten finden, dass der Gesamtprozess von der schriftlichen Bewerbung bis zur finalen Zu- oder Absage nicht länger als einen Monat dauern sollte“.

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Das kommt nicht von ungefähr. Denn insbesondere jüngere Bewerber sind an eine Welt gewöhnt, in der alles mit wenigen Klicks und in immer kürzerer Zeit vonstatten geht. Sie lesen und beantworten E-Mails in der U-Bahn, bestellen per App ihre Pizza, buchen ganze Urlaube mit ein paar Fingertipps oder erledigen Bestellungen bei verschiedensten Shops. Binnen kürzester Zeit liegt in praktisch allen Lebensbereichen ein Ergebnis vor. Nur im Recruiting warten Kandidaten auf eine Rückmeldung und warten und warten und warten.

Arbeitgeber brauchen in ihrem Bewerbermanagement immer länger

Das ist kein subjektives Empfinden, sondern leider real. So mancher Arbeitgeber benötigt immer länger, um sich für einen Bewerber zu entscheiden, wie eine Studie des Personaldienstleisters Robert Half, für die 200 CFOs befragt wurden, belegt. 37 Prozent von ihnen führten die gestiegene Dauer im Recruiting darauf zurück, dass sich die Zahl der Bewerbungsrunden erhöht hat. 17 Prozent gaben derweil frank und frei zu, dass sich der Einstellungsprozess generell verlängert hat.

Das Beraterhaus stellt Arbeitgebern deshalb kein gutes Zeugnis aus, wie auf Personalpraxis24 nachzulesen ist. Der Ratschlag folgt stehenden Fußes: „Unternehmen sollten die Ergebnisse als Warnsignal sehen und ihre Bewerbungsprozesse prüfen.“ Zögen sie sich zu lange hin, gefährde das die Qualität der Neueinstellungen. Im schlimmsten Fall seien die Unternehmen sogar gezwungen, die Suche von Neuem zu beginnen. Denn Kandidaten, die zu lange warten müssen, brechen den Bewerbungsprozess immer schneller ab. Kein Wunder: In der Regel haben sie die Wahl zwischen verschiedenen Jobangeboten und Arbeitgeber, die sich zu bedächtig geben, haben unweigerlich das Nachsehen.

Fast die Hälfte der Kandidaten springt ab

Auch das ist belegt: Laut einer zweiten Softgarden-Studie unter dem Titel „Wie nehmen Kandidaten aktuell den Recruiting-Prozess wahr?“ haben 42,5 Prozent der befragten Talente schon einmal eine Bewerbung abgebrochen. Unter anderem, weil sich der Arbeitgeber über einen zu langen Zeitraum nicht gemeldet hat. Das entspricht fast der Hälfte aller Bewerber! Die Potenziale, die Arbeitgeber auf diese Weise im Recruiting verschenken, sind immens.

Dass alles im Bewerbermanagement so lange dauert, ist aber nicht zwangsläufig auf das Unvermögen der Recruiter zurückzuführen. Ein Grund: Die meisten Auswahlprozesse sind inzwischen extrem kleinschrittig und damit auch extrem aufwändig:

  • Bewerberprofile müssen vorselektiert werden
  • Das Recruiting-Team muss über die infrage kommenden Kandidaten informiert werden
  • Zusammen muss eine finale Auswahl getroffen werden, wer Talent zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird und wer eine Absage erhält

Bewerbermanagement: Das sind die top Zeitkiller

Allerdings: Sowohl die Anforderungen an Kandidaten als auch die Profile sind komplexer geworden. Das zieht bereits die Vorselektion in die Länge. Wer manuell abgleichen muss, welches Talent zur ausgeschriebenen Stelle passt, dessen Geduld wird auf eine harte Probe gestellt.

Ähnlich verhält es sich mit der finalen Auswahl der Kandidaten innerhalb des Recruiting Teams. Oft findet sich kein passender Meeting-Termin, um sich abzustimmen. Also wird alles in ellenlangen E-Mail-Konversationen ausgehandelt. Das dauert und Recruiter verlieren im Bewerbermanagement schnell den Überblick, was wiederum wertvolle Stunden kosten kann.

Abhilfe schafft ein Bewerbermanagementsystem. Was kann ein solches Tool konkret? Mit einem Bewerbermanagementsystem steuern Arbeitgeber ihre kompletten Recruitingprozesse. Das Angebotsportfolio innerhalb der Tools reicht von Karrierehomepages und Jobportalen, die sich an die hauseigene Webseite anbinden lassen über Multiposting-Funktionen, mit denen sich eine Stellenanzeige zeitgleich auf zig Jobbörsen schalten lässt, CV-Parsing zum automatischen Auslesen von Lebensläufen im PDF Format bis hin zu Talent-Pools und modernster Technik für Videointerviews.

Was können Bewerbermanagementsysteme?

Integriert sind teilweise auch Active-Sourcing-Anwendungen, mit denen sich mit wenigen Klicks das ganze Netz nach Kandidaten durchsuchen lässt und, und, und. Alle Funktionen interagieren im Optimalfall nahtlos miteinander und tauschen automatisch Daten aus. Das verschafft Personalern viel Zeit.

Auf Knopfdruck erfahren Personalsuchende innerhalb eines Bewerbermanagementsystems außerdem, wie gut ein Kandidat mit seinem Profil zu einer Vakanz passt. Mit wenigen Klicks lässt sich das Ergebnis mit allen Entscheidungsträgern teilen. Das Recruiting Team kann sich nun über die Kandidaten abstimmen. Ebenfalls direkt im System.

Keine E-Mail-Fluten mehr, die unzählige Postfächer verstopfen

Keine langen E-Mail-Fluten mehr, die unzählige Postfächer verstopfen, keine Meetings mehr, keine unübersichtlichen Excel-Listen. Stattdessen werden Talente innerhalb eines Bewerbermanagementsystems einfach und sehr übersichtlich über eine Scorecard bewertet. Das Tool analysiert auch noch, wer die besten Bewertungen erhalten hat und die entsprechenden Kandidaten werden zum Jobinterview eingeladen. Auch dazu bedarf es innerhalb eines Bewerbermanagementsystems nur ein paar Klicks.

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Fazit: Rückmeldungen gegenüber Kandidaten sind mit einem Bewerbermanagementsystem innerhalb weniger Stunden möglich. Das verschafft Wettbewerbsvorteile. Allerdings ist es nicht immer leicht, eine passgenaue Auswahl zu treffen, weil der HR-Software-Markt zu unübersichtlich ist, um sich auf die Schnelle ein zuverlässiges Bild machen zu können. Die einzelnen Lösungen sind sehr unterschiedlich in ihrer Funktionsbandbreite. Helfen kann ein unabhängiges Vergleichsportal. So mancher Hersteller bietet aber auch kostenlose Einführungen in seine Software und Demos an. Auch Testzugänge helfen weiter.

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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