Bewerbermanagement: Das richtige System auswählen

Bewerbermanagement: Das richtige System auswählen

Ein gutes Bewerbermanagement erleichtert die Arbeit eines Recruiters immens. Mit der richtigen HR Software geht alles  schneller und effektiver von der Hand. Allerdings gibt es eine Reihe von Punkten, die bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems ausschlaggebend sind. Wir geben Ihnen Tipps, was Sie  beachten sollten.

Warum Unternehmen ein schlechtes Bewerbermanagement haben

Zunächst einmal: Was ist Bewerbermanagement eigentlich und was beinhaltet es? Das Bewerbermanagement ist ein Teilbereich der Personalbeschaffung und schließt alle Methoden, Mittel und Prozesse ein, um Bewerber effizient durch den Bewerbungsprozess zu führen. Die Bedeutung eines effizienten Bewerbermanagements steigt. Denn insbesondere jüngere Bewerber sind an eine Welt gewöhnt, in der alles mit wenigen Klicks und in immer kürzerer Zeit vonstatten geht. Sie lesen und beantworten E-Mails in der U-Bahn, bestellen per App ihre Pizza, buchen ganze Urlaube mit ein paar Fingertipps oder erledigen Bestellungen bei verschiedensten Shops via Smartphone.

Binnen kürzester Zeit liegt ihnen in praktisch allen Lebensbereichen ein Ergebnis vor. Nur im Recruiting müssen Kandidaten oft überdurchschnittlich lange warten, bis sie zum Beispiel eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten oder eine finale Entscheidung vorliegt, ob sie den Job bekommen haben oder nicht. Das ist für sie unverständlich und ärgerlich.

Studien haben in der Vergangenheit immer wieder belegt, dass Kandidaten, die zu lange warten müssen, den Bewerbungsprozess abbrechen. In der Regel können sie ohnehin  zwischen verschiedenen Jobangeboten und Arbeitgebern wählen. Also wenden sie sich dem Betrieb zu, der ihnen die bestmögliche Candidate Experience beschert. Dass die Mühlen im  im Bewerbermanagement allerdings so langsam mahlen, hat oftmals nicht mit mangelnden Kompetenzen in der Personalabteilung zu tun, sondern hängt mit der fehlenden Digitalisierung im Recruiting zusammen. Wo noch mit Excellisten und analogen Akten hantiert wird, dauert eben alles ein bisschen länger.

Was macht ein gutes Bewerbermanagement aus?

Abhilfe kann eine Software für das Bewerbermanagement schaffen. Mit einem guten Tool für das Bewerbermanagement steuern Arbeitgeber ihre kompletten Recruitingprozesse. Das Angebotsportfolio innerhalb der Tools reicht von Karrierehomepages und Jobportalen, die sich an die hauseigene Webseite anbinden lassen über Multiposting-Funktionen, mit denen sich eine Stellenanzeige zeitgleich auf zig Jobbörsen schalten lässt bis hin zu Talent-Pools und modernster Technik für Videointerviews.

HR-Software Vergleich UP

Integriert sind teilweise auch Active-Sourcing-Anwendungen, mit denen sich mit wenigen Klicks das ganze Netz nach Kandidaten durchsuchen lässt und, und, und. Alle Funktionen interagieren im Optimalfall nahtlos miteinander und tauschen automatisch Daten aus. Das verschafft Personalern viel Zeit. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen einer digitalen Lösung für das Bewerbermanagement im folgenden noch einmal konkreter vor.

Nahaufnahme eines Porträts einer jungen afrikanischen Frau, die ein digitales Tablett benutzt, mit ihren Freunden, die an einem Café-Tisch sitzen. Gruppe junger Leute, die mit digitalem Tablet und Laptop in einem Café sitzen.

Funktionen eines Bewerbermanagementsystems im Überblick

#1 Karrierehomepage

Über die meisten Bewerbermanagementsysteme lässt sich die eigene Karriereseite steuern. Lösungsanbieter haben dafür Baukastensysteme entwickelt, mit denen sich ohne größere Vorkenntnisse eine gute Karriereseite gestalten lässt. Im Corporate Design, suchmaschinenoptimiert und responsiv. Letztes heißt, dass sich die Karriereseite in Höhe und Breite automatisch auf das Endgerät anpasst, auf dem sie abgerufen wird. Das erfreut zum Beispiel die größer werdende Schar mobiler Bewerber, die per Smartphone auf Jobsuche gehen.

Sowohl Texte, Bilder, Grafiken als auch Videos und sogar der eigene Mitarbeiterblog können leicht in die Seite integriert werden. Alles in allem können Arbeitgeber somit auf der Karrierehomepage abwechslungsreich und informativ über die Themen sprechen, die Kandidaten  interessieren:

  • Arbeitsklima
  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Benefits
  • Karrierechancen

#2 Multiposting von Stellenanzeigen

Ebenfalls Bestandteil der Karriereseite ist ein Stellenportal, auf dem aktuelle Stellenanzeigen veröffentlicht werden können. Dank einer in das Bewerbermanagementsystem integrierten Multiposting-Funktion können diese aber nicht nur auf der hauseigenen Webpage online gestellt werden, sondern mit einem Klick auch auf verschiedenen Jobportalen. Dazu müssen Anwender im Backend nur ein paar Häkchen setzen, auf welchen Jobbörsen die Vakanzen online gehen sollen. Nach einem weiteren Bestätitungsklick werden sie automatisch bei Monster, StepStone, Joware und Co. veröffentlicht.

#3 Angebot verschiedener Bewerbungsmöglichkeiten

In jede Stellenanzeige kann über das Bewerbermanagementsystem außerdem ein Bewerbungs-Button integriert werden, über den sich Bewerber im besten Fall schnell und unkompliziert bei einem Arbeitgeber bewerben können. Zum Beispiel per E-Mail-Bewerbung oder per Formularbewerbung. Falls Sie Kandidaten ein Online-Formular zur Verfügung stellen, ist es allerdings wichtig, dass dieses individuell auf den jeweiligen Job angepasst werden kann und keine unnötigen Standards abgefragt werden. So etwas frisst nur unnötig Zeit bei der Bewerbung und ist Gift für die Candidate Expierience.

Das Bewerbermanagementsystem sollte auch eine optimale Bewerbungsmöglichkeit für mobile Kandidaten bieten. Talente suchen immer häufiger über ihr Handy nach einem neuen Job und möchten sich auch gerne darüber bewerben. Hierbei scheitern sie aber häufig beim Ausfüllen eines Bewerberformulars, bei dem unter anderem Freitextfelder ausgefüllt werden müssen. Das ist reichlich kompliziert auf dem kleinen Display. Die bessere Alternative: Das Angebot einer One-Click-Bewerbung, bei der einfach die Profildaten aus LinkedIn oder Xing als Bewerbung genutzt werden. So gelingt die Bewerbung binnen Sekunden und das Talent ist happy.

#4 Unterstützung bei der Direktansprache – Sourcing

Einige Bewerbermanagementsysteme unterstützen überdies bei der Direktansprache von Kandidaten mit so genannten Sourcing-Lösungen. Die entsprechenden Algorithmen durchsuchen Lebenslauf-Datenbanken, soziale Medien und Businessnetzwerke nach passenden Talenten. Recruiter erhalten zu jedem Kandidaten ein automatisch generiertes Profil inklusive Kontaktdaten und Profilbild. Nun brauchen sie die Talente nur noch der Reihe nach anzusprechen. Einfacher geht’s nicht, passive Kandidaten zu finden und für sich zu begeistern.

#5 Matching

Im nächsten Schritt können Recruiter eingehende Bewerbungen per Matching-Algorithmus automatisch auf ihren Übereinstimmungsgrad mit einer Vakanz überprüfen, was die Vorselektion enorm beschleunigt. Das Prinzip: Der Algorithmus gleicht ab, inwieweit Talente die Kriterien einer Stellenausschreibung erfüllen und erstellt ein Kandidaten-Ranking.

#6 Kollaboratives Recruiting

Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist außerdem darauf ausgelegt, die Kollaboration im Recruiting-Team zu vereinfachen. Mit einem Klick können das Kandidatenranking und die eingegangenen Bewerbungsdaten mit dem Recruiting Team geteilt werden. Über eine Bewertungsfunktion können außerdem alle Beteiligten ihr Votum abgegeben, ob ein Bewerber zum Interview eingeladen werden soll oder nicht. Das macht langwierige Meetings und Terminabsprachen überflüssig und gewährleistet ein rasches Feedback gegenüber Talenten.

#7 Videointerview

Immer wichtiger werden auch Tools, um ein Videointerview durchzuführen. Gut aufgestellte Bewerbermanagement Tools sind damit ausgerüstet und verfügen über folgende Funktionen:

  • Zum Termin einladen: Nachrichtenvorlage für das Videointerview im Bewerbermanagement-System auswählen und den automatisch generierten Einladungslink zum digitalen Besprechungsraum an Kandidaten versenden.
  • Bis zu vier weitere Teilnehmer einladen: Weitere E-Mails mit dem generierten Besprechungs-Link direkt aus dem System an weitere Teilnehmer versenden.

#8 Ab- und Zusagen über das System versenden

Ist die Entscheidung für oder gegen ein Talent gefallen, lassen sich auch Ab- und Zusagen über das System versenden. Dafür gibt es verschiedene Nachrichten-Vorlagen, die individuell auf einen Bewerber angepasst werden können.

#9 Zugriff per App

Hilfreich kann es auch sein, wenn Recruiter und Fachabteilungen per App auf das Bewerbermanagement Tool zugreifen können. Die Hersteller reagieren zunehmend auf das wachsende Bedürfnis, Prozesse dezentral zu managen und bieten entsprechende Tools für das Smartphone an.

#10 Talent Pool

In einem Talent Pool sind wertvolle Profile von Talenten hinterlegt, mit denen das Unternehmen schon einmal Kontakt hatte. Zum Beispiel: Interessante, aber abgelehnte Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten, Werksstudenten oder Kontakte, die ein Arbeitgeber bei Bewerbermessen geknüpft hat. Über den Pool können Arbeitgeber mit diesen DSGVO-konform in Verbindung bleiben und sie für ihr Unternehmen begeistern.

Etwa, indem sie sie via E Mail regelmäßig über Neuigkeiten informieren oder sie zu spannenden Events oder Firmenveranstaltungen einladen. Das erzeugt Bindung und das Interesse erlischt nie. Natürlich können auch offene Stellen passgenau an Kandidaten ausgespielt werden. Wer weiß! Vielleicht klappt es ja bei zweiten Anlauf? So profitieren Recruiter langfristig von einem gut gepflegten Talent Pool.

#11 Rollen- und Rechteverteilung

Ein gutes Bewerbermanagement Tool verfügt über eine dedizierte Rollen- und Rechteverteilung. Jeder Anwender bekommt die für seine Rolle spezifischen Rechte zugewiesen. Das verringert die Gefahr, dass Dokumente von Unbefugten versehentlich gelöscht werden oder Prozesse durcheinander gebracht werden. Denn jeder, der zugreift kann nur das sehen, was für ihn bestimmt ist

#12 Datenschutz

Besonders wichtig bei einer Bewerbermanagement Software ist der Faktor Datenschutz. Insbesondere bei der Verwaltung personenbezogener Daten gelten sehr strenge Richtlinien. Insofern sollte man sich vor der Implementierung einer Software immer mit dem HR Software Hersteller verständigen, welche Datenschutzvorkehrungen von ihm getroffen wurden.

 konzentrierte junge Frau sitzt am computer

Welche Software Anbieter gibt es?

Zahlreiche HR Software Lösungen machen Recruitern das Leben im Bewerbermanagement inzwischen leichter. Es gibt  die unterschiedlichsten Angebote von Softwarespezialisten wie:

Weitere Anbieter finden Sie in unserer Rubrik E-Recruiting / Bewerbermanagement.

Auswahl der passenden Software für das Bewerbermanagement

Allerdings ist es nicht ganz einfach, die richtige Software ausfindig zu machen. Laut des
HR-Software-Reports 2020 fällt es 62 Prozent der befragten Personaler schwer, die passende Lösung zu finden. Denn der Markt ist stark zerklüftet und unübersichtlich. Was tun? Sich auf die vielversprechendste Kompromisslösung einlassen, die Pi mal Daumen tut, was sie soll?

Das ist keine gute Idee. Denn deckt eine Software nicht zu 100 Prozent die Aufgaben ab, für die sie angeschafft wurde, sind Anwender mehr mit der Behebung von Problemen beschäftigt, als mit dem Tool effizient zu arbeiten. Im Endeffekt macht eine HR Software dann das genaue Gegenteil von dem, was sie soll: Sie schafft Arbeit, statt sie zu erleichtern.

HR-Software Vergleich UP

Was hilft, ist ein strukturierter Prozess bei der Auswahl einer HR-Software. Potenziellen Anwendern empfiehlt sich, ein Lastenheft mit allen Anforderungen zu erstellen und diese gezielt gegen die Angebote einzelner Hersteller abzugleichen. Der Aufwand lohnt sich. Denn mit einem passgenauen System ist das Recruiting passgenauer Talente ein Klacks.

Im ersten Schritt können Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Anbieter direkt hier auf HR-Software-Vergleich verschaffen. Wir sind das Vergleichsportal für die Personalwirtschaft und helfen KMU, die auf der Suche nach einem passenden Software-Anbieter sind, weiter. Unsere unabhängigen Redakteure testen und bewerten HR Software. Ihre Erfahrungen fließen bei unseren kostenlosen Beratungen ein.

Sie sind auf der Suche nach einer passenden HR Software und fragen sich, welche die richtige Lösung für Sie ist? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne! 

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.