ChatGPT im Personalmanagement: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im HR – Fluch oder Segen?

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz revolutioniert zunehmend auch das Personalmanagement. Insbesondere ChatGPT bietet HR-Abteilungen zahlreiche Möglichkeiten, alltägliche Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Doch welche konkreten Vorteile bringt die Technologie mit sich?

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich auch die HR-Welt rapide. Eine der spannendsten Technologien in diesem Bereich ist ChatGPT, ein KI-basiertes Sprachmodell, das menschenähnliche Konversationen führen kann. Aber wie genau kann ChatGPT das Personalmanagement unterstützen und welche Herausforderungen gilt es zu beachten? 

Erfahren Sie, wie ChatGPT Ihre HR-Prozesse optimieren kann – von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis zur Verbesserung des Talentmanagements – und wie Sie das Tool am besten einsetzen können.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine KI-gestützte Textgenerierungssoftware, die im November 2022 vom Startup OpenAI veröffentlicht wurde. Als der Open Source KI-Chatbot der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde, stieß dies auf enormes Interesse. Mit seiner Fähigkeit, auf menschlichem Niveau kreative Texte zu erstellen und Konversationen zu führen, wurde ChatGPT schnell zu einem weltweiten Phänomen.

Die Technologie basiert auf der Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), was es ermöglicht, menschliche Gespräche nachzuahmen. GPT steht für “Generative Pre-Trained Transformer”, und das aktuell (Herbst 2024) eingesetzte Modell ist GPT-4.

Die Technologie von ChatGPT basiert auf großen Datenmengen, die es dem System ermöglichen, Fragen zu beantworten, Aufgaben zu erledigen und sogar kreative Texte zu verfassen – und das in bis zu 50 Sprachen, darunter auch Deutsch.

ChatGPT im Personalmanagement: Anwendungsmöglichkeiten

Dank zahlreicher Anwendungsmöglichkeiten wird der Chatbot inzwischen in vielen Bereichen gewinnbringend genutzt. ChatGPT hilft Schülern beim Lernen, unterstützt Studenten dabei, Programmieren zu verstehen und Codes zu schreiben und wird darüber hinaus bei vielen Unternehmen im Kundenservice eingesetzt. Denn die KI ist dazu in der Lage, Kundenfragen zu Produkten, Preisen oder auch Versandkosten zu beantworten. Auch als

Unterstützung im Support, etwa um bei der Behebung von Fehler zu helfen, kann ChatGPT verwendet werden.

Insbesondere das Potenzial, kreative Texte automatisch zu produzieren, Fragen zu beantworten sowie die Möglichkeit zum Abruf von Informationen und auch die analytischen Fähigkeiten des ChatBots machen ChatGPT zu einer hochinteressanten Anwendung für das HR. Insbesondere in Bezug auf Routinetätigkeiten sowie repetitive Aufgaben kann die KI eine wertvolle Unterstützung sein, die Geld und Zeit sparen hilft.

Mögliche Einsatzgebiete im Personalmanagement sind beispielsweise:

Personalassistenz

ChatGPT kann mit Gewinn als virtueller Assistent im Personalmanagement eingesetzt werden, um alltägliche administrative Anfragen zu beantworten. Typische Fragen von Mitarbeitenden könnten sein:

• Wie viele Urlaubstage habe ich noch?
• Wie kann ich meine Notfallkontakte aktualisieren?
• Wo finde ich meine Gehaltsabrechnungen?

Durch den Einsatz von ChatGPT als personalisierter Assistent lassen sich derartige Standard-Anfragen schnell und effizient bearbeiten. Dies entlastet HR-Mitarbeitende, die die gesparte Zeit nutzen können, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

Recruiting

Als besonders hilfreich kann sich die KI im Recruiting-Prozess erweisen, insbesondere im Bewerbermanagement. Zu den Aufgaben, die ChatGPT seinen menschlichen Kollegen abnehmen kann, gehören etwa:

• Vorab-Screening von Bewerbungen
• Erstellen von Interviewfragen
• Automatisierte Antworten auf häufige Bewerberfragen
• Versand von Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen sowie von Absagen

Der Einsatz von ChatGPT im Bewerbermanagement reduziert den zeitlichen Aufwand für HR-Mitarbeitende dadurch deutlich. Darüber hinaus hat die KI noch einen weiteren hochinteressanten Pluspunkt: Sie minimiert das Risiko unbewusster Voreingenommenheit bei der Sichtung von Bewerbungen. Durch die Standardisierung bestimmter Schritte im Rekrutierungsprozess wird die Objektivität verbessert.

Mitarbeiterengagement und Feedback

Doch die KI kann noch mehr. So ist es ebenfalls möglich, mit Hilfe von ChatGPT Mitarbeiter-Umfragen zu erstellen und die Rückmeldungen auszuwerten. Durch eine objektive Analyse des Feedbacks der Mitarbeitenden und den Anstoß von entsprechenden Maßnahmen wird im Unternehmen ein Klima der Wertschätzung etabliert, welches Motivation und Engagement der Belegschaft steigert. Doch das ist erst der erste Schritt, denn der Chatbot hier übernehmen kann.

Die Fähigkeiten von ChatGPT sind sogar noch viel weitreichender. Die KI ist ebenfalls dazu in der Lage, auf Basis der gewonnenen Daten erste Handlungsempfehlungen zu generieren, die das HR-Team bei der Verbesserung der Unternehmenskultur unterstützt.

Verwaltung von Personalakten

Die Verwaltung von Personalakten kann mühsam sein. ChatGPT ist dazu in der Lage, dabei zu helfen, große Datenmengen zu organisieren, zu bereinigen und effizient zu verwalten. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit und beschleunigt die Datenverarbeitung, was wiederum die Arbeit mit den Personalakten deutlich vereinfacht und einen schnelleren sowie effizienteren Zugriff auf benötigte Daten und Informationen ermöglicht. 

Vor zu viel Euphorie sollte man sich aber hüten: Zwar ist ChatGPT hier eine gute Unterstützung, doch letztlich ist bei der Verwaltung der Personalakten nach wie vor eine kontinuierliche Überwachung des ChatBots durch Menschen nötig. Nur so lässt sich eine gleichbleibend hohe Datenqualität sicherstellen.

Vorteile von ChatGPT im Personalmanagement

Der Einsatz von ChatGPT im Personalmanagement kann in vielerlei Hinsicht vorteilhaft sein, weshalb man gründlich abwägen sollte, ob die KI nicht eine sinnvolle Unterstützung im HR-Alltag darstellt. Hier sind einige entscheidende Gründe:

• Effizienzsteigerung: ChatGPT kann Routineaufgaben wie die Beantwortung häufiger Mitarbeiterfragen automatisieren. Dies entlastet HR-Teams und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
• Zeiteinsparung im Recruiting: ChatGPT kann den Einstellungsprozess beschleunigen, indem es Bewerbungen vorsortiert, erste Screening-Fragen stellt oder standardisierte Antworten auf Bewerberanfragen gibt. Dies spart Zeit und vereinfacht wiederkehrende Aufgaben.
• Steigerung des Mitarbeiterengagements: Das Tool kann Umfragen erstellen, Ergebnisse analysieren und erste Verbesserungsvorschläge für die Unternehmenskultur liefern. Es hilft, die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu verstehen und schneller darauf zu reagieren.
• Datenmanagement und -pflege: ChatGPT unterstützt die Verwaltung von Personalakten und hilft bei der Organisation und Analyse von Daten, was insbesondere bei großen Datenmengen die Genauigkeit und Effizienz erhöht.
• Verringerung von Bias im Rekrutierungsprozess: Da ChatGPT auf Algorithmen basiert, können potenzielle unbewusste Voreingenommenheiten im Bewerbungsprozess reduziert werden, sofern das zugrunde liegende Modell fair trainiert wurde.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben kann die Personalabteilung Kosten sparen, die für manuelle Prozesse und zusätzliche Ressourcen anfallen würden.
• Fokus auf strategische Aufgaben: Durch die Automatisierung von Routinearbeiten können sich HR-Teams stärker auf strategische Bereiche wie die Entwicklung der Arbeitgebermarke und die Förderung von Innovationen konzentrieren.
• Fehlerreduktion: ChatGPT minimiert durch standardisierte Prozesse das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Eingaben entstehen können.
• Verbesserte Kommunikation: Durch die 24/7-Verfügbarkeit von ChatGPT können Mitarbeitende jederzeit Antworten auf ihre Fragen erhalten, was die interne Kommunikation fördert.

ChatGPT-Nutzung im HR: Herausforderungen

Trotz seiner diversen Vorteile bringt der Einsatz von ChatGPT im Personalmanagement auch einige Herausforderungen mit sich, was einem unbedingt bewusst sein sollte.
ChatGPT basiert auf den Daten, die der KI zur Verfügung gestellt werden. Wenn diese Daten voreingenommen oder fehlerhaft sind, kann dies zu unangemessenen oder ungenauen Antworten führen. Es ist daher wichtig, den Output der KI regelmäßig zu überprüfen.

Da ChatGPT keinen Echtzeit-Zugriff auf das Internet hat, können die Informationen veraltet sein. Der aktuelle Datensatz endet Ende 2021, was bedeutet, dass aktuelle Trends oder gesetzliche Änderungen möglicherweise nicht berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann es aufgrund der hohen Nachfrage gelegentlich zu Serverüberlastungen kommen, die die Nutzung dann einschränken.

Man sollte sich zudem unbedingt klar darüber sein, dass ChatGPT nicht als vollständiger Ersatz für menschliche Mitarbeitende betrachtet werden sollte. Die Technologie kann sehr effizient und effektiv unterstützen, aber komplexe Entscheidungen und emotionale Intelligenz bleiben den Menschen vorbehalten.

Erste Schritte: Wie kann man ChatGPT in der HR-Abteilung einsetzen?

Die Anmeldung bei ChatGPT ist einfach. Über die Webseite von OpenAI können sich Unternehmen registrieren und das Tool direkt einsetzen. Aktuell gibt es eine kostenlose Version von ChatGPT, die jedoch zeitlich limitiert ist. Die kostenpflichtige Version, ChatGPT Plus, bietet für etwa 20 US-Dollar pro Monat eine bessere Leistung und unbegrenzten Zugriff.

ChatGPT lässt sich über Open-Source-Lizenzen auch an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen. Entwickler können den Code modifizieren und eigene Chatbots erstellen, die spezifisch auf die Bedürfnisse der HR-Abteilung zugeschnitten sind, falls dies gewünscht ist.

Fazit: Der Nutzen von ChatGPT im Personalmanagement

ChatGPT bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Personalmanagement, von der Effizienzsteigerung bis zur Verbesserung der Kommunikation. Der ChatBot hilft, wiederholbare Aufgaben zu automatisieren, sodass sich HR-Teams auf strategische Themen konzentrieren können. Dennoch ist es wichtig, die Technologie als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Mitarbeiter zu betrachten.

Durch eine sorgfältige Überwachung und Implementierung kann ChatGPT ein wertvolles Werkzeug für die HR-Abteilung werden, das sowohl Effizienz als auch Mitarbeiterzufriedenheit fördert.