Den richtigen HR-Software-Anbieter finden – mit dieser 9-Schritte-Checkliste kinderleicht

Die richtige HR-Software ist für moderne Unternehmen unverzichtbar, um Personalprozesse effizient zu verwalten und zu optimieren. Dabei steht Personalverantwortlichen eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen zur Verfügung, die unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. Aber wie findet man den genau richtigen Anbieter?

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist eine strategische Entscheidung, die langfristige Auswirkungen auf die Effizienz Ihrer Personalabteilung und das gesamte Unternehmen hat. In einer Zeit, in der digitale Tools unverzichtbar geworden sind, kann eine leistungsstarke HR-Software den Unterschied zwischen einer reibungslos laufenden Personalabteilung und einer Abteilung, die im Papierchaos versinkt, ausmachen. Aber nur wenn Sie die Software nutzen, die zu Ihrem Unternehmen und den entsprechenden Anforderungen passt, gelingt es wirklich, die Personalprozesse effizient zu gestalten und zu optimieren. 

Vom Recruiting über die Gehaltsabrechnung bis hin zum Talentmanagement – eine gut durchdachte Software kann die Arbeit der Personalabteilung enorm erleichtern und automatisieren. Doch bei der Vielzahl an Anbietern und Lösungen auf dem Markt kann die Entscheidung zur Herausforderung werden. Welche Funktionen sind wichtig? Wie flexibel ist die Software? Und wie gut passt sie zu den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens? Erfahren Sie, welche Kriterien bei der Wahl eines HR-Software-Anbieters entscheidend sind und wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Check 1: Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Der erste Schritt zur Auswahl der richtigen HR-Software besteht darin, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu analysieren. Es ist essenziell, die Bedürfnisse und Ziele Ihres Personalmanagements genau zu verstehen. Fragen Sie sich:

• Welche HR-Prozesse möchten Sie digitalisieren oder optimieren?
• Benötigen Sie eine ganzheitliche All-in-One-Lösung für alle HR-Prozesse oder spezialisierte Software für einzelne Bereiche wie Lohnabrechnung, Bewerbermanagement oder Personalentwicklung? 
• Wie groß ist Ihr Unternehmen und wie komplex sind Ihre HR-Prozesse? Einige HR-Software-Lösungen sind speziell auf die Bedürfnisse kleiner oder mittelständischer Unternehmen ausgerichtet, während andere für größere Organisationen mit komplexen Anforderungen besser geeignet sind.
• Welche Herausforderungen haben Sie momentan? Gibt es Engpässe bei der Mitarbeiterverwaltung, dem Onboarding-Prozess oder der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen?

Es ist wichtig, eine klare Liste der Anforderungen zu erstellen, damit Sie eine Basis für die Basis für Ihre Entscheidung haben und so die Funktionen verschiedener Softwarelösungen effektiv vergleichen können. Auf diese Weise lässt sich wirklich zuverlässig ermitteln, welche Software flexibel genug ist, um sich an Ihre Prozesse anzupassen.

Check 2: Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit prüfen

Der nächste Schritt besteht darin, den Funktionsumfang der verschiedenen HR-Software-Anbieter zu vergleichen. Achten Sie darauf, dass die Lösung die notwendigen Kernfunktionen abdeckt, wie z. B. Lohnabrechnung, Recruiting, Zeiterfassung und Mitarbeitermanagement.

Integriertes System oder Einzellösung

Entscheiden Sie, ob Sie eine integrierte Softwarelösung bevorzugen, die alle HR-Funktionen in einem System vereint, oder ob Sie Einzellösungen für verschiedene Prozesse verwenden möchten. Integrierte Systeme bieten den Vorteil einer gemeinsamen Datenbank und einer einheitlichen Bedienstruktur. Allerdings sind Sie oft stark an einen Anbieter gebunden, was den Wechsel erschwert. Einzellösungen bieten mehr Flexibilität, können aber zu Kompatibilitätsproblemen führen, wenn die Systeme nicht nahtlos zusammenarbeiten.

Eine umfassende HR-Software sollte alle wichtigen HR-Prozesse Ihres Unternehmens abdecken. Es ist ärgerlich und ineffizient, wenn bestimmte Prozesse nach wie vor über externe Tools wie Excel abgewickelt werden müssen, obwohl Sie sich eigentlich für eine All-in-One-Lösung entschieden haben. Prüfen Sie, welche HR-Prozesse durch die Software unterstützt werden. Dazu zählen oft:

• Bewerbermanagement
• Zeitwirtschaft
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Personalentwicklung und Weiterbildung
• Digitale Personalakte

Skalierbarkeit und Flexibilität

Eine gute Software ist flexibel und erweiterbar. Vielleicht benötigen Sie jetzt nur Basisfunktionen, aber es ist wichtig, dass die Software Ihre speziellen Bedürfnisse abdeckt und auch mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Einige Anbieter bieten modulare Lösungen an, die sich bei Bedarf erweitern lassen. Ein modularer Aufbau der HR-Software erlaubt es, bei Bedarf neue Funktionen oder Module hinzuzufügen, ohne das gesamte System umzustellen. Dies bietet Ihnen Flexibilität und stellt sicher, dass Ihre HR-Prozesse auch in Zukunft optimal unterstützt werden.

Beispiel: Ein kleines Unternehmen könnte zunächst nur eine Lohnabrechnungssoftware benötigen, aber später weitere Module wie Talentmanagement oder Weiterbildungstools hinzunehmen wollen.

Fragen Sie sich außerdem, ob die Software-Lösungen, die Sie sich anschauen, sich an Ihre Prozesse anpassen lassen oder wenig veränderbar sind. Jede Personalabteilung hat ihre spezifischen Arbeitsweisen und Strukturen. Wählen Sie eine Software, die flexibel genug ist, um sich an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen, anstatt dass Sie Ihre Prozesse der Software anpassen müssen.

Check 3: Benutzerfreundlichkeit und Implementierung

Eine HR-Software kann noch so viele Funktionen bieten – wenn sie nicht benutzerfreundlich ist, wird sie im Alltag zu einem Hindernis. Stellen Sie deshalb unbedingt sicher, dass die ins Auge gefasste Software intuitiv und leicht zu bedienen ist. Denn ansonsten wird sich die Einarbeitungszeit, bis Ihre Mitarbeitenden das Tool wirklich nutzen können, entsprechend in die Länge ziehen. Eine übersichtliche und einfache Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit. Viele Anbieter bieten Testversionen oder Demos an, die Sie nutzen sollten, um die Software aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden zu testen.

Implementierung klären

Fragen Sie den Anbieter, wie lange die Implementierung seiner Software in der Regel dauert und welche Unterstützung er in dieser Phase bietet. Einige Anbieter stellen Onboarding-Spezialisten oder Schulungen zur Verfügung, um den Start zu erleichtern.

Nutzung über mobile Endgeräte sicherstellen

In der heutigen Zeit, in der Flexibilität und Home-Office an Bedeutung gewinnen, sollte die Software der Wahl unbedingt auch von mobilen Geräten aus zugänglich und problemlos nutzbar sein. Mobile Anwendungen werden im HR-Bereich immer wichtiger. Bewerber nutzen zunehmend mobile Endgeräte, um nach Jobs zu suchen und sich zu bewerben, und Mitarbeitende erwarten ebenfalls, dass sie Personalprozesse von unterwegs erledigen können. Überprüfen Sie, ob der HR-Software-Anbieter mobile Applikationen bietet und ob sich Prozesse wie Talentmanagement, Recruiting und Urlaubsanträge über Smartphones oder Tablets verwalten lassen.

Check 4: Integration mit bestehenden Systemen

Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen bereits andere Softwarelösungen nutzt, wie etwa Buchhaltungs- oder CRM-Systeme. Die HR-Software sollte problemlos mit diesen Systemen integriert werden können, um einen nahtlosen Informationsfluss und die Reduzierung von Daten-Duplikationen zu gewährleisten. Achten Sie darauf, dass die Software offene Schnittstellen (APIs) oder spezielle Integrationsmöglichkeiten bietet, um Ihre bestehende IT-Landschaft zu ergänzen.

Check 5: Datenschutz und Sicherheit

Da HR-Software sensible Mitarbeiterdaten wie persönliche Informationen, Gehälter und Krankenstände speichert, ist der Schutz dieser Daten von höchster Priorität. Legen Sie deshalb größten Wert darauf, dass der Anbieter:

• …höchste Sicherheitsstandards einhält. Dies beinhaltet Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates.
• …mit den Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) konform ist. Fragen Sie, wie die Daten gespeichert und verarbeitet werden, und ob der Anbieter in einem Land ansässig ist, das strenge Datenschutzvorschriften hat.
• …prüfen Sie, ob der Anbieter Zertifizierungen (z.B. TÜV) hat und welche Maßnahmen zur Datensicherung und zum Schutz vor Cyberangriffen implementiert sind.
• …Backup- und Notfallpläne bietet, damit Ihre Daten auch bei einem Systemausfall gesichert sind.

Fehlende Angaben zur Datensicherheit sollten Sie als Warnsignal sehen. In solchen Fällen ist Vorsicht geboten.

Check 6: Support und Kundenservice

Selbst die beste HR-Software kann nur so gut funktionieren, wie der Support, der dahinter steht. Prüfen Sie, welchen Support und welche Dienstleistungen der Anbieter bietet. Ein zuverlässiger Support ist entscheidend, um technische Probleme schnell zu lösen und sicherzustellen, dass die Software reibungslos läuft. Schlechter Support kann nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch dazu führen, dass Mitarbeitende die Software nicht vollumfänglich nutzen.

Stellen Sie sich also die Frage: Bietet der Anbieter telefonischen Support, E-Mail-Support oder sogar einen persönlichen Ansprechpartner? Je nach Größe Ihres Unternehmens kann ein umfangreicher Support von großem Vorteil sein.

Wie schnell reagiert der Support – auch dieser Punkt sollte für Sie von Relevanz sein. Dies lässt sich in der Regel herausbekommen, indem Sie Bewertungen anderer Kunden lesen – auf möglichst neutralen Portalen. Anhand dieser Einschätzungen bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie schnell der Anbieter auf Probleme oder Fragen reagiert. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall ruhig auch andere Unternehmen, die die ins Auge gefasste Software nutzen, und fragen Sie nach deren Erfahrungen. Fallstudien können ebenfalls nützlich sein.

Einige Anbieter bieten zudem kostenlose Schulungen, Tutorials oder Webinare an, um das Personal optimal auf die neue Software vorzubereiten. Auch dies kann eine große und wertvolle Hilfe bei Problemfällen und Unklarheiten sein.

Check 7: Auswertungs- und Reportingfunktionen

Eine leistungsfähige HR-Software sollte umfassende Auswertungs- und Reportingfunktionen bieten. Dies ist besonders wichtig, um HR-Daten zu analysieren, den Erfolg von Personalmaßnahmen zu bewerten und strategische Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Daten zu treffen.

Überprüfen Sie, ob die Software, die Sie interessiert, maßgeschneiderte Berichte erstellen kann, und ob sie wichtige Kennzahlen wie Fluktuationsraten, Zeitaufwand für Bewerberauswahlprozesse oder die Effizienz von Weiterbildungsmaßnahmen erfasst.

Check 8: Kosten und Preisgestaltung

Der Preis ist natürlich auch immer ein entscheidender Faktor bei der Wahl der HR-Software. Zu verschenken hat natürlich niemand etwas. Stellen Sie also sicher, dass Sie ein wirklich faires Angebot erhalten. Zögern Sie nicht nachzuhaken, wenn Ihnen die Preisstruktur eines HR-Software-Anbieters unklar ist und Sie Fragen zum Aufbau haben: Orientieren Sie sich an folgenden Punkten:

• Lassen Sie sich genau erklären, welche Kosten einmalig für die Implementierung anfallen und welche laufenden Kosten (Lizenzgebühren, Wartung) zu erwarten sind. Einige Anbieter haben eine nutzungsbasierte Preisstruktur, bei der sich die Kosten je nach Anzahl der Mitarbeiter ändern.
• Achten Sie darauf, dass keine versteckten Kosten entstehen, wie etwa zusätzliche Gebühren für Upgrades, Support oder Integrationen mit anderen Tools.
• Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass die günstigste HR-Software-Lösung die beste ist. Achten Sie genau auf das jeweilige Preis-Leistungs-Verhältnis und darauf, ob die Software auch auf lange Sicht Ihre Anforderungen erfüllt.

Check 9: Testversionen und Referenzen nutzen

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie die HR-Software eingehend testen und ausprobieren. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos an, damit sich potenzielle Kunden mit den Funktionen vertraut machen können. Nutzen Sie derartige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Software zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Bitten Sie auch andere Anwender in Ihrem Unternehmen um Ihre Unterstützung und lassen Sie sich deren Einschätzung in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Anwendungsmöglichkeiten genau schildern.

Ein weiterer guter Tipp für mehr Zufriedenheit mit einer HR-Anwendung ist es, eine langfristige Zusammenarbeit mit einem Anbieter in Betracht zu ziehen. Eine starke Marktpräsenz und eine bereits länger bestehende Firmenhistorie gewährleistet, dass dieser Anbieter auch auf längere Sicht als verlässlicher Partner agieren und seine Software weiterentwickeln wird.

Fazit: Die richtige HR-Software für Ihr Unternehmen finden

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist eine langfristige und strategische Entscheidung. Die Wahl des richtigen Anbieters erfordert eine gründliche Analyse Ihrer eigenen Bedürfnisse und eine sorgfältige Bewertung der verfügbaren Optionen. Eine Software, die Ihre HR-Prozesse effizient und flexibel unterstützt, kann den gesamten Arbeitsablauf erheblich verbessern und Ihrem Unternehmen langfristige Vorteile bieten. Passt sie jedoch nicht zu 100%, wird vieles deutlich aufwändiger statt unkomplizierter. Und wer hat schon die personellen und zeitlichen Ressourcen, um so etwas auf Dauer zu kompensieren?

Ob es um Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Integration, Flexibilität oder den Support des Anbieters geht – eine sorgfältige Analyse und Auswahl ist der Schlüssel für den erfolgreichen Einsatz von HR-Software. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung finden, die nicht nur heute, sondern auch in der Zukunft zu Ihrem Unternehmen passt. Denn eine HR-Software ist nicht nur eine Investition in Technologie, sondern auch in die Zukunft und Effizienz Ihrer gesamten Personalabteilung.