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Datenhosting in der Cloud: 6 Fakten, die Sie darüber kennen sollten

Datenhosting in der Cloud: 6 Fakten, die Sie darüber kennen sollten

Bedenken gegen Datenhosting in der Cloud hielten sich lange. Doch langsam beginnen sie dahin zu schmelzen. Einerseits haben Anwender einer HR Software kaum eine Wahl – die meisten Hersteller bieten ihre Tools via Cloud an. Zum anderen ist die Cloud längst nicht mehr so unsicher, wie viele glauben. Im Gegenteil sorgen standardisierte Prozesse, ausreichend Personal und IT-Security-Vorkehrungen auf höchstem Niveau oft für mehr Sicherheit als bei Inhouse-Lösungen. Man muss allerdings wissen, worauf es bei der Wahl des Anbieters ankommt.

Was ist Datenhosting?

Wer zum Beispiel ein Bewerbermanagementsystem, eine Digitale Personalakte oder ein Weiterbildungstool in seinem Unternehmen implementieren möchte, braucht neben den technischen Fähigkeiten, die Software zu warten, vor allem ausreichend Speicherplatz.

HR-Software Vergleich UP

Doch häufig sind IT-Abteilungen in Unternehmen nur schwach besetzt, was eine optimale Wartung einer Software erschwert. Auch das Risiko von Hackerangriffen steigt damit. Denn wer nicht genügend Zeit hat, Systeme durch regelmäßige Software-Upgrades angemessen zu warten, hat auch in den seltensten Fällen die Zeit, regelmäßige Sicherheitsupdates durchzuführen. Hinzu kommt, dass die Verwendung eines eigenen Servers sehr kostenintensiv ist.

Aus diesen Gründen bedienen sich immer mehr Anwender einer HR-Software einer Cloud-Lösung. Das Prinzip: Das Programm selbst und die Daten liegen im Rechenzentrum eines externen Dienstleisters. Anbieter hierzu gibt es viele.

Welche Vorteile sprechen für Datenhosting?

Die Vorteile einer dezentralen Datenunterbringung liegen auf der Hand:

  • Software und Daten sind via W-Lan jederzeit von jedem Ort abrufbar.
  • Flexible Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen sind in der Regel sehr schnell und nahezu beliebig durch Module erweiterbar
  • 24/7 Monitoring durch den Anbieter
  • 24/7 Support durch den Anbieter
  • Zeitgemäße Optionen für Backup und Firewall in einem professionellen Rechenzentrum
  • Nutzung der stets aktuellen Technologien im Bereich Storage und Netzwerk
  • Die Delegation aller Infrastrukturaufgaben an den Softwareanbieter erlaubt eine bessere Fokussierung auf das Kerngeschäft

Datenhosting und der Datenschutz

Doch gerade in Zeiten des strenger werdenden Datenschutzes infolge der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt es auch Bedenken auf Kundenseite: Immerhin liegen im Falle einer HR Software die von der DSGVO die besonders geschützten personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern und Bewerbern im Speicher eines externen Anbieters:

  • E-Mail-Adressen
  • Name
  • Anschrift
  • Arbeitsverträge
  • Kontoverbindungen
  • Zeugnisse
  • und, und, und.

Datenhosting: Worauf sollten Anwender unbedingt achten?

Da es sich hierbei um hochsensible Informationen handelt, ist es umso logischer, dass Anwender bei der Auswahl eines HR Software Herstellers nicht voreilig zugreifen, sondern dessen Angebot zunächst auf Herz und Nieren testen sollten.

Wer sich für die richtige Software und den richtigen Speicherort entscheidet, steht hinterher aber sogar auf der sicheren Seite, dass diese mit ihren Funktionen zu der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO beiträgt. Zum Beispiel, weil der Hersteller automatisch für neue Produktupgrades sorgt, die die neuesten Gesetzesvorgaben berücksichtigen. Diese müssen nicht von der hauseigenen IT manuell installiert werden, sobald sie Zeit hat. Stattdessen werden sie innerhalb des Rechenzentrums zuverlässig für alle Anwender pünktlich zum Stichtag aktualisiert.

Datenhosting: Warum sollten die Server des Anbieters in der EU stehen?

Doch das allein sollte nicht den Ausschlag für eine HR Software geben. Wichtig ist außerdem, dass das Rechenzentrum innerhalb der EU-Landesgrenzen steht. Diese unterliegen den strengen Sicherheitsauflagen der EU. Das heißt zum Beispiel, dass das Ausspähen oder Hacken eines geschützten Datentransfers von vornherein illegal und mit empfindlichen Strafen belegt ist. In Nicht-EU-Ländern ist das anders. Hier kann zum Beispiel der Staat ganz legal Informationen abziehen. Das allerdings widerspricht den Vorgaben der DSGVO.

Insofern ist es bei der Auswahl einer cloudbasierten HR Software von besonderer Bedeutung, auch Informationen über das Rechenzentrum zu recherchieren, in denen die Daten gehostet werden sollen. Neben dem Standort sind auch Informationen darüber ausschlaggebend, mit welcher Sorgfalt die Daten vorgehalten werden. Darüber geben zum Beispiel Zertifizierungen nach den Normen ISO 27.001  und ISO 9001 Auskunft.

Datenhosting: Welche Zertifizierungen sollten Rechenzentren aufweisen?

Die ISO-Norm 9001 bescheinigt zum Beispiel die Existenz eines Qualitätsmanagement-Systems bei einem HR Software Anbieter. Die Qualitätsmanagementnorm beschreibt, welchen Anforderungen das Managementsystem eines Unternehmens genügen muss, um einem bestimmten Standard bei der Umsetzung des Qualitätsmanagements zu entsprechen. Die Zertifizierung sowie die damit einhergehenden jährlichen Audits dokumentieren also die hohen Qualitätsstandards eines Anbieters.

Die ISO-Norm 27001 ist die Bescheinigung für den verantwortungsvollen und sicheren Umgang mit sensiblen Informationen bei einem HR Software Anbieter. Die internationale Norm „spezifiziert die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung des Kontexts einer Organisation. Darüber hinaus beinhaltet die Norm Anforderungen für die Beurteilung und Behandlung von Informationssicherheitsrisiken“. (Quelle: Wikipedia)

HR-Software Vergleich UP

Die konsequente Umsetzung und die regelmäßige Überprüfung der jeweiligen Vorgaben sind für den Anwender einer HR Software aus der Cloud ein Garant für ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und Integrität. Na, also: Cloud gut, alles gut! (Bild: Gorodenkoff, Fotolia.com)

 


 

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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