Digital bis ins letzte Detail – auch bei der Lohnabrechnung

Digital bis ins letzte Detail – auch bei der Lohnabrechnung

Digitales Zuhause. Digitales Büro. Digitales Leben. Unsere heutige Welt funktioniert überwiegend digital. Nicht verwunderlich, dass auch der Gesetzgeber die Digitalisierung in vielen Bereichen weiter vorantreibt. Stichwort: Lohnabrechnung. Wer hier nicht auf der Höhe der Zeit arbeitet, hat ein Problem. Denn: Die Kommunikation mit der Sozialversicherung funktioniert teilweise nur noch auf diesem Wege.

Autor: Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme

In die Jahre gekommene Abrechnungsprogramme oder althergebrachte Prozesse werden so für Unternehmen, die noch damit arbeiten, zum Problem. Denn gerade in der Kommunikation mit der Sozialversicherung schreibt der Gesetzgeber digitale Prozesse vor. Die Absicht dahinter ist positiv: Vorgänge sollen schneller und einfacher ablaufen.
Seit 2019 sind beispielsweise folgende elektronische Verfahren Pflicht: die A-1-Bescheinigung für ins Ausland entsendete Mitarbeiter, sowie die elektronische GML57-Anfrage durch die Rentenversicherung. Und auch wenn es um die verpflichtende Teilnahme am Zahlstellen-Meldeverfahren für Betriebsrentner geht, führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei.

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Da liegt die Vermutung nahe, dass die Umstellung für Betriebe eine echte Erleichterung bedeutet. Die Realität sieht jedoch anders aus: Viele Unternehmen arbeiten überwiegend noch analog – sprich sie übertragen Meldungen und Bescheinigungen größtenteils von Hand. Das ist nicht nur lästig, sondern birgt auch die Gefahr, dass sich bei der Lohnabrechnung Fehler einschleichen.

Tschüss, Formular – hallo, Software

Mit einer Softwarelösung wie der von Agenda Informationssysteme fällt mühseliges Daten-von-Hand-in-Formulare-Übertragen weg. Das System verfügt über ein integriertes Melde- und Bescheinigungswesen und übernimmt diese Aufgabe. Implementiert sind zudem umfangreiche Plausibilitätsprüfungen und Assistenten – so geht bei der Lohnabrechnung nichts schief. Anwender übermitteln Daten an die Sozialversicherung sicher und komfortabel über ein in Deutschland verortetes Rechenzentrum. Rückmeldungen oder Anfragen erhalten sie direkt im System.

Das vereinfacht nicht nur die Kommunikation, es beschleunigt sie auch: So verschicken und bearbeiten Personalsachbearbeiter Meldungen sowie Bescheinigungen umgehend.

Beispielsweise diese:

  • Elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL)
  • Arbeitsbescheinigungen (BEA)
  • rvBEA (Anforderung GML57, A1-Verfahren)
  • Zahlstellen-Meldeverfahren
  • Schwerbehindertenanzeige mit IW-Elan

Mehr zum Thema: Lohn- und Gehaltsabrechnung sicher erstellen

Digitale Prozesse – effizientere Kommunikation

Darüber hinaus gestalten Unternehmen interne Prozesse effizienter. Als Beispiel lässt sich hier der Gehaltszettel anbringen. Viele Unternehmen drucken ihn zunächst aus, kuvertieren ihn und übermitteln ihn anschließend entweder per Post oder ein Mitarbeiter verteilt die Dokumente intern. Das ist zeitaufwändig, teuer und heutzutage komplett unnötig.

Lohndokumente online bereitstellen

Mit Agenda stellen Arbeitgeber ihre Lohn- und Gehaltsdokumente online über das cloudbasierte Personal-Portal bereit. Über 100.000 Arbeitnehmer erhalten ihre Abrechnungsdokumente auf diesem Weg inzwischen elektronisch. Der Service ist kostenlos im Programm enthalten, die Abrechnung ist dabei sicher verschlüsselt. Das Portal speichert die Lohndokumente für drei Jahre – auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.

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Arbeitnehmer laden sich die Unterlagen über einen persönlichen Login herunter. Sie greifen jederzeit von einem internetfähigen Endgerät auf die Daten zu, speichern diese oder drucken sie nach Belieben aus. Lästiges Anfertigen von Kopien für den Steuerberater fällt so beispielsweise weg. Mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente online erfüllen Unternehmen die Anforderungen der DSGVO und des BDSG neu.

Krankmeldung fotografieren und hochladen

Das ist aber noch nicht alles. Über das Personal-Portal lassen sich noch weitere Prozesse vereinfachen. Via Web-App können Mitarbeiter über ihr Smartphone Dokumente direkt in die Cloudanwendung hochladen. Beispielsweise die Krankmeldung. Der Angestellte fotografiert den Beleg, die Personalabteilung greift über das Portal direkt auf das Dokument zu und legt es anschließend in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters ab. Das gilt für alle Unterlagen, die die HR nicht im Original benötigt. Der Vorteil: So binden Unternehmen auch Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst bestens mit ein.

Digitalisierung als Chance nutzen

Wer sich der Digitalisierung verschließt, der hat ein Problem. Wer sich ihr aber öffnet, profitiert davon: alte Prozesse zu überdenken, Geld und Zeit einzusparen, auf der Höhe der Zeit zu arbeiten und auch in Sachen Gesetzgeber einfach zu kommunizieren. Möglich machen das die richtigen digitalen Tools wie eine passende HR-Software.

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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