Digitale Personalakte: Top Tools, die Sie kennen sollten

Digitale Personalakte: Top Tools, die Sie kennen sollten

Aktuell setzt jedes zweite Unternehmen eine Digitale Personalakte ein. Bis 2020 wollen aber rund 90 Prozent der Betriebe ihre Personalverwaltung auf Digitale Personalakten umgestellt haben. Das zeigt eine nicht mehr ganz so taufrische Studie des Personalmagazins. Dieser Plan wird wohl nicht mehr aufgehen. Umso wahrscheinlicher ist es allerdings, dass sich derzeit viele Unternehmen damit auseinandersetzen, welches Tool das richtige für sie ist. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir Ihnen eine kleine Auswahl an Anbietern zusammengestellt.

Die Digitale Personalakte von IQDoQ

In der IQAkte Personal von IQDoQ lässt sich arbeiten wie auf Papier: Jede Mitarbeiterakte enthält einen virtuellen Aktendeckel mit einem Foto und den wichtigsten Mitarbeiterinformationen. Innerhalb der Akte „blättert der User“ von Dokument zu Dokument. Anpassbare Register, in denen verschiedene Arten von Dokumenten gespeichert werden können, sorgen für Übersichtlichkeit innerhalb der Akte. Des weiteren ist es möglich, Inhalte farbig zu markieren oder sogar virtuelle Klebezettel – also Post-its – aufzukleben.

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Die Digitale Personalakte EDIB® von BEGIS

Auch die Digitale Personalakte EDIB® von BEGIS ermöglicht es Anwendern, Dokumente so abzulegen, dass sie weiterhin das Gefühl haben, mit einer realen Akte zu arbeiten: Sie bildet die Strukturen der Papierakte ab und erleichtert Personalsachbearbeitern den Umgang mit den digitalen Systemen.

Der Anwender findet weiterhin Reiter vor, wie er es von der Papierakte gewohnt ist. Innerhalb der Reiter werden die Dokumente noch einmal unterschieden nach Dokumentenarten. Pro Mitarbeiter wird eine elektronische Akte angelegt, in der sämtliche Dokumente gesammelt werden. Zugriffe auf einzelne Dokumente erfolgen über eine detaillierte Berechtigungsstruktur. Ein besonderes Feature ist „Meine Akte“. Hier können Unternehmen ihren Mitarbeitern Dokumente zur Verfügung stellen – die monatliche Gehaltsabrechnung zum Beispiel.

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Digitale Personalakte von Hamburger Software

Auch bei der Lösung aus dem Hause Hamburger Software ist die Aktenstruktur der Digitalen Personalakte flexibel anpassbar. Weitere Vorzüge:

  • Schlanke Prozesse: Wichtige Informationen stehen an verschiedenen Stellen gleichzeitig zur Verfügung.
  • Transparenz: Alle relevanten Daten werden in der digitalen Personalakte von HS systematisch und zentral gespeichert. Der Effekt: Unvollständige Akten gehören der Vergangenheit an, weil Unterlagen nicht mehr zum Kopieren, zur Bearbeitung oder zur Erstellung von Statistiken entnommen werden müssen.
  • Kostensenkung: Anwender sparen nicht nur wertvolle Arbeitszeit ein, sondern tragen auch zur Kostensenkung in ihrer Abteilung bei. Sie müssen kaum noch Unterlagen kopieren und können die Lagerung von Papierakten auf ein Minimum reduzieren. Dazu sagt auch die Umwelt danke!

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Entgelt und Rente AG: Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte der Entgelt und Rente AG ist eines von vielen verschiedenen Modulen einer cloudbasierten Softwarelösung für Personalmanager. Die Daten werden standortunabhängig in der Cloud gespeichert. Nicht nur berechtigte Führungskräfte und HR Manager, sondern auch die Mitarbeiter selbst haben Zugriff auf ihre individuellen Daten.

In der Digitale Personalakte lassen sich Arbeitsverträge, Zeugnisse oder andere Mitarbeiterdokumente in digitaler Form verwalten. Die Ausgestaltung der Digitalen Personalakte ist frei wählbar, der Kunde entscheidet nicht nur über die Ordnerstruktur, sondern kann die Lösung ganz individuell nach seinen Wünschen strukturieren.

Die Personalverwaltung wird durch die Digitalisierung transparenter. Nicht nur innerhalb der Personalabteilung, in der nun alle Dokumente digital und zentral verwaltet werden, sondern auch für die Mitarbeiter, die über Mitarbeiter-Accounts Zugriff auf ihre Daten haben – von überall und zu jeder Zeit, egal ob vom Rechner, Tablet oder Smartphone aus.

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Die Digitale Personalakte von Persis

Mit der Digitalen Personalakte von persis gibt es in der Personalabteilung keine Doppelerfassungen auf Papier mehr. Die Software organisiert Wiedervorlagen, steuert Workflows und ermöglicht eine mitarbeiterübergreifende Dokumentenrecherche. So ist immer alles schnell und einfach zu finden.

PDF-Dateien sind im integrierten Dokumentenviewer einsehbar und die Dokumenten-Darstellung erfolgt in Buchform. Schriftstücke wie Briefe und E-Mails, die in der Persis Software erstellt worden sind, werden automatisch in der Digitalen Personalakte am richtigen Platz einsortiert. Beim Dokumentenimport leisten Barcodes wertvolle Unterstützung.

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Digitale Personalakte von aconso

Mit der aconso Digitalen Personalakte können Mitarbeiter, Führungskräfte sowie die zuständigen HR-Sachbearbeiter und HR-Administratoren schnell und einfach per Web-Browser auf Mitarbeiterdokumente zugreifen. Der Zugang erfolgt verschlüsselt über Laptop, PC, Smartphone oder Tablet.

Die Features und Services auf einen Blick:

  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Single Sign-On
  • Garantierter Datenschutz und Datensicherheit
  • Rollenspezifische Handhabung
  • Intuitiv bedienbare User-Interfaces
  • Integrierbarkeit in bestehende Systeme

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Digitale Personalakte von Agenda

Die Digitale Personalakte des Softwareherstellers Agenda beinhaltet folgende Funktionen:

  • Import von Dokumenten
  • Verwaltung von Entwürfen und Zuordnung zu Mitarbeitern
  • Definition verschiedener Dokumententypen, Register und Ablageorte
  • Wiedervorlage einzelner Dokumente im Bereich „Aufgaben und Fristen“
  • Automatische Vollständigkeitsprüfung von Pflichtdokumenten

Durch die Verzahnung der digitalen Personalakte mit dem Personalmanagement stehen unter anderem folgende Kernfunktionen zur Verfügung:

  • Zugang zu Mitarbeiterinformationen wie Stammdaten, Kompetenzen, Aufgaben und Hierarchien
  • Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Bereitstellung von Dokumenten aus der digitalen Personalakte im Personal-Portal

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Digitale Personalakte von ZMI

Die Digitale Personalakte von ZMI ist ein Teil des Gesamtprogramms ZMI – Time und ersetzt in Anwenderunternehmen die komplette Papierakte. Mit ihr sind sämtliche Unterlagen an verschiedenen Standorten jederzeit und vor allem gleichzeitig einseh- und bearbeitbar. Dank sicherer und hochverschlüsselter Zugriffsberechtigungen sieht ein Anwender auch immer nur das, was für seine Augen und sein Aufgabengebiet wirklich relevant ist.

In der Digitalen Personalakte von ZMI lassen sich umfangreiche Informationen zu jedem Mitarbeiter inklusive der dazugehörigen Dokumentenanhänge hinterlegen und abspeichern:

  • Prüfungsergebnisse
  • Sonderführerscheine
  • Zwischenzeugnisse
  • Führungszeugnisse
  • Name
  • Anschrift
  • Lebenslauf
  • Medizinische Daten
  • Und, und, und

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Dabei können die in der Digitalen Personalakte hinterlegten Informationen in frei definierbare Gruppen unterteilt werden, die das Wiederauffinden von Informationen oder das Auswerten nach bestimmten Kriterien erheblich erleichtern. Ausgewählte Informationen können überdies Mitarbeitern und Führungskräften in einem HR-Portal zur Ansicht oder zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. 

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Sie wollen mehr über das Thema Digitale Personalakte erfahren und die Angebote unserer Kunden besser kennenlernen? Unser unabhängiges Expertenteam berät Sie sehr gerne. Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf.

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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