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Digitales Onboarding: Was es alles kann

Digitales Onboarding: Was es alles kann

Durch ein gezieltes Onboarding können Arbeitgeber neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen deutlich erleichtern. Wer dabei auf ein digital gesteuertes Onboarding setzt, integriert neue Kollegen reibungsloser. 

Was ist Onboarding? Worauf zielt es ab?

Der Prozess des Onboarding zielt auf folgende Effekte ab:

  • Neue Kollegen sollen sich schnell an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und eingearbeitet werden.
  • So erhöht sich die Chance, dass die Neuankömmlinge sehr schnell sehr gute Resultate liefern.

Immer mehr Unternehmen nutzen hierfür eine HR Software. Mit den entsprechenden Tools lassen sich Onboarding-Prozesse gezielt steuern. Standard -Anwendungen stellen neuen Kollegen zum Beispiel Checklisten, Leitfäden und Termine bereit.

Was können digitale Onboarding-Tools?

Es gibt aber noch viel ausgefeiltere Funktionen, die beim digitalen Onboarding zum Tragen kommen können. Mit modernen Onboarding-Tools lässt sich die Einarbeitung eines Mitarbeiters in drei Dimensionen betreiben.

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Und zwar in diesen:

  1. Organisatorisches: Was kann die Organisation dazu beitragen, dass dem Mitarbeiter die Informationen und Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, die er an seinem ersten Arbeitstag braucht?
  2. Soziales: Welche Menschen sollte der Mitarbeiter kennenlernen, die für die erste Zeit bei dem neuen Arbeitgeber wichtig sind?
  3. Technik: Welche technische Ausstattung braucht der Mitarbeiter, um seine Aufgaben erfüllen zu können.

Onboarding in drei Dimensionen

Onboarding-Tools berücksichtigen all diese Punkte. Die Prozesse sind sogar so aufgesetzt, dass sie noch vor dem eigentlichen Arbeitsantritt greifen. Ist die Tinte unter dem Arbeitsvertrag trocken, geht’s bereits los. Auch, wenn der neue Mitarbeiter erst in ein paar Tagen oder Wochen seine neue Stelle antritt.

Er erhält eine digitale Nachricht von seinem Arbeitgeber. In dieser heißt dieser das neue Talent herzlich willkommen und beglückwünscht ihn zu der neuen Stelle. Dabei nutzt er die Gelegenheit, dem neuen Teammitglied ein paar wesentliche Informationen zukommen zu lassen.

Diese zum Beispiel:

  • Informationen über den ersten Tag im Unternehmen – zum Beispiel alles über Arbeitsantritt, Termine und, und, und.
  • Informationen über die Kultur bei dem Arbeitgeber.
  • Leitlinien und Leitfäden, die für den „Neuen“ wichtig sind.
  • Wissenswertes über die Geschichte des Unternehmens.
  • Präsentationen über Produkte.
  • Veröffentlichungen.
  • Ein Überblick über spannende Events und Termine.
  • Ein Überblick über die Freizeitangebote des Arbeitgebers
  • Abwechslungsreich aufbereitete Informationen über das neue Team inklusive kurzem Steckbrief, Kontaktdaten und Namen der Ansprechpartner.
  • Der freundliche Hinweis, dass die Kollegen auch gerne schon vor dem ersten Arbeitsantritt kontaktiert werden können, um offene Fragen zu beantworten.

Best Practice: Wie Onboarding-Tools in der Praxis eingesetzt werden

Ein Arbeitgeber aus dem Pharmabereich ging noch weiter und entwickelte für das Onboarding seiner neuen Mitarbeiter eine eigene Microsite, auf der neue Talente die wichtigsten Informationen in abwechslungsreichen und zugleich informativen Videoclips abrufen können. Der Social Media Kanal Youtube diente hierzu als Vorbild.

Der Effekt, den so ein herzliches Willkommen auf den Firmenneuling hat: Er fühlt sich gleich gut aufgehoben, angenommen und an seinem ersten Arbeitstag nicht so verloren. Er konnte sich ja bereits ein erstes Bild von seinem zukünftigen Team machen. Das macht viel aus.

Strukturiertes und zielgerichtetes Onboarding

Mit einem effizienten Onboarding-Tool geht’s in den ersten Tagen der Einarbeitungsphase im Unternehmen genauso strukturiert und zielgerichtet weiter. Zum Beispiel steht dem neuen Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan zur Verfügung, der ihm aufzeigt, wie die ersten Tage ablaufen. Die entsprechenden Termine befinden sich bereits in seinem Kalender.

Er sieht auch, welcher Ansprechpartner ihm in welchen Bereichen offene Fragen beantworten kann. Er kann dazu von Büro zu Büro tingeln oder sein Wissen über das Tool im Echtzeit-Chat auffrischen. Mitunter sind Onboarding-Systeme in das eigene Social Corporate Network eines Unternehmens integriert.

Die Systeme folgen dem Prinzip der sozialen Medien

Solche Ansätze, Onboarding- und Kollaborations-Tools ähnlich wie soziale Medien zu gestalten, finden sich immer öfter. Denn Mitarbeiter fühlen sich mit den Funktionalitäten sofort vertraut. Das senkt die Hürde, diese auch zu nutzen.

Ein global agierender großer IT-Dienstleister hat sein internes Onboarding-Tool genau aus diesem Grund nach dem Vorbild von Facebook designen lassen:

  • Jeder Mitarbeiter kann sich ein persönliches Profil anlegen.
  • Kollegen folgen Kollegen.
  • Sie teilen und eigenen Content und liken die Beiträge anderer.
  • Sie können Gruppen zum Austausch über spezielle Themen gründen.

Funktionen aus dem Projektmanagement

Moderne digitale Onboarding-Tools können aber noch deutlich mehr: Zum Beispiel gibt es Funktionen, die man aus dem Projektmanagement kennt. Neuen Mitarbeitern lassen sich darüber beispielsweise erste kleine Aufgaben zur Bearbeitung zuweisen. Der Bearbeitungsfortschritt lässt sich in dem Tool ebenfalls dokumentieren. So erhält der Mitarbeiter das Gefühl, sich direkt sinnvoll einbringen zu können.

Aber auch organisatorische und IT-Abläufe lassen sich über ein digitales Onboarding-Tool steuern. Personalverantwortliche können das Facility Management rechtzeitig vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters informieren, dass ein neuer Arbeitsplatz eingerichtet werden muss.

Kurzer Draht zur IT

Einen ähnlichen Hinweis erhält auch die IT. Zusammen mit einer Liste aller Programme, die für den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden müssen. So ist der Laptop für den Neuzugang direkt einsatzbereit, wenn der seinen Dienst antritt.

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Mit all diesen Funktionen sind digitale Onboarding-Tools die perfekten digitalen Begleiter für den Mitarbeiter und den Arbeitgeber, wenn sie zusammen erste Gehversuche unternehmen. Nichts bleibt dem Zufall überlassen und nichts gerät in Vergessenheit – denn die Tools verfügen auch integrierte Erinnerungsfunktionen, die alle Beteiligten darauf aufmerksam machen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Onboarding per App

Und das Beste: Das Ganze funktioniert auch zeit- und ortsunabhängig per App, was gerade die Generationen Y und Z erfreuen dürfte, die vorrangig per Smartphone kommunizieren. Also: Onboarding gut, alles gut. (Bild: Robert Kneschke, Fotolia.com)

 


 

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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