Digitalisierung von HR-Prozessen: 5 wichtige Schritte

Digitalisierung von HR-Prozessen: 5 wichtige Schritte

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist mehr als nur das Einführen einer HR Software. HR-Mitarbeiter, das Management und Arbeitnehmer müssen auf dem Weg in das Zeitalter des digitalen Personalmanagements mitgenommen werden. Hierbei sind fünf wichtige Schritte zu beachten.

Schritt eins bei der Digitalisierung von HR-Prozessen: Automatisierung der richtigen HR-Prozesse

Wer sich für die Digitalisierung von HR-Prozessen entscheidet, muss zunächst eine grundlegend wichtige Entscheidung fällen:

  • In welchen Bereichen macht der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn?
  • Wo soll die Transformation zuerst geschehen?

Die Antwort darauf fällt von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus.

HR-Software Vergleich UP

Studien wie der HR Software Report 2017 belegen jedoch, dass HR Software künftig vor allem in diesen Bereichen eine zentrale Rolle spielen wird:

Schritt zwei bei der Digitalisierung von HR-Prozessen: Datenschutz

Aber Vorsicht: Wer Daten digitalisiert, muss ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz legen. Wichtig ist bei der Auswahl einer HR Software auf einschlägige Zertifizierungen des Herstellers, wie sie etwa der TÜV Süd vergibt, zu achten. Auch sollte ein HR-Software-Hersteller keiner Frage in punkto Datenschutz ausweichen.

Aber auch die Anwender einer Software selbst, sind verpflichtet, möglichen Datenschutzverletzungen vorzubeugen. Denn auch die sicherste HR Software Anwendung kann nicht verhindern, dass Daten von Unbefugten im Anwenderunternehmen selbst ausgespäht werden.

Wie schnell lassen sich zum Beispiel Daten von einem Computermonitor ablesen und missbrauchen, der in einem öffentlich zugänglichen Raum steht? Insofern empfiehlt sich die Nutzung einer HR-Software, die mit kritischen Daten gefüttert wird, nur in Räumen ohne Öffentlichkeitsverkehr.

Genauso wichtig ist ferner, dass alle Zugriffsberechtigten nur auf die Bereiche der Software zugreifen können, die auch für ihre Arbeit relevant sind. Das lässt sich durch eine differenzierte Vergabe von Rollen und Rechten gewährleisten. Empfehlenswert ist auch eine Schulung aller Anwender, worauf es bei einem datenschutzkonformen Umgang mit Daten ankommt. Sicher ist sicher.

Schritt drei bei der Digitalisierung von HR-Prozessen: Digitale Kompetenzen bei HR Managern entwickeln

Die digitale Neugestaltung der Personalarbeit geht aber auch mit der Frage einher, welche Kompetenzen HR selbst benötigt, um die neuen Anforderungen eines digitalen HR-Managements erfüllen zu können.

Viele Personaler sind auf die Automatisierung der Personalverwaltung sowie den verstärkten Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) nicht angemessen vorbereitet. Das geht aus einer Studie unter dem Titel „Rethinking HR“ von Boston Consulting, der Quadriga Hochschule Berlin, dem Bundesverband für Personalmanager (BPM) und anderen hervor.

Die Erhebung kommt zu dem Schluss: HR muss dringend digitale Skills entwickeln, um in Sachen Digitalisierung durchstarten zu können. Dazu gehören neben einem vertieftem Anwenderwissen auch ein grundlegendes Verständnis über die Funktionsweise und die Vorzüge einer HR Software. Auch eine Vorstellung davon, wohin sich der HR Software-Markt entwickeln könnte, schadet nicht. Nur so kann eine HR Software angemessen und effizient im Unternehmen eingesetzt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass viele Funktionen ungenutzt brach liegen.

Schritt vier bei der Digitalisierung von HR-Prozessen: Digitale Kompetenzen bei Führungskräften entwickeln

Aktuell gilt die mangelnde Digital-Expertise in Unternehmen tatsächlich als eine der größten Hürden bei der Digitalisierung von Prozessen. Laut dem deutschen Industrie Index hapert es aber nicht nur in HR-Abteilungen, sondern auch auf der Management-Ebene an dem entsprechenden Wissen.

Drei von vier Unternehmen bemängeln das fehlende digital Know-how ihre Manager. Und 60 Prozent der Mitarbeiter könnten wiederum laut ihrer Manager über ein tiefer greifendes Wissen im Bereich der Digitalisierung verfügen.

Das ist insofern wichtig, als dass viele HR Softwareangebote inzwischen auf die Teilhabe von Management und Mitarbeiter setzen. Über so genannte Employee Self Services können Mitarbeiter und Manager zum Beispiel ohne Zutun von HR eigenhändig Urlaube oder Weiterbildungen beantragen und genehmigen, Ziele vereinbaren, überprüfen und, und, und. Doch das Bedienen solcher Anwendungen setzt ein Mindestmaß digitaler Kompetenzen und Offenheit für die Anwendungen voraus.

Schritt fünf bei der Digitalisierung von HR-Prozessen: Neue Arbeitsweisen und Arbeitsumgebungen

Das Beispiel zeigt: Die digitale Transformation sorgt für neue Arbeitsweisen. Einzelne Prozesse werden aufgespalten und auf verschiedene Schultern verteilt. Für den Einzelnen sind die Anwendungen in kürzester Zeit erledigt, für HR bedeutet es eine riesige Entlastung. So bleibt mehr Zeit, sich um die Ressourcen Mensch zu kümmern.

Das tut dringend Not. Denn auch in anderen Bereichen der Arbeitswelt werden Arbeitsteilung und Projektarbeit künftig dominieren – teilweise wird über verschiedene Firmenstandorte oder Kontinente hinweg gearbeitet. Dazu bedarf es völlig neuer Strukturen der Zusammenarbeit.

HR-Software Vergleich DOWN

Diese zu etablieren, wird Aufgabe von HR sein. Schließlich ist die Organisationsentwicklung ein zentraler Bestandteil des Human Ressources Managements. HR muss ein innovatives Arbeitsumfeld ermöglichen, in dem beispielsweise Software für die virtuelle Zusammenarbeit von Mitarbeitern zur Verfügung steht, flexible Arbeitszeiten etabliert sind und mobiles Arbeiten eine reine Selbstverständlichkeit ist.

So ist zum Beispiel sichergestellt, dass Arbeitnehmer die Telefonkonferenz mit Kollegen aus Übersee in den Abendstunden von zu Hause aus annehmen können oder Daten nahtlos auch auf Geschäftsreisen mobil in der aktuellsten Version zur Verfügung stehen und weiterbearbeitet werden können. Fazit: Es kommt viel auf HR zu. Insofern lautet das Motto der Stunde: Loslegen! Am besten besser gestern als heute!


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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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