Dokumentenmanagement: Schluss mit Excel!

Dokumentenmanagement: Schluss mit Excel!

Die Auswahl einer geeigneten HR Software für die Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement genannt, ist eine komplexe Angelegenheit. Denn es gibt nicht die eine Software Lösung oder den besten Anbieter. Jedes Unternehmen muss für sich das beste Dokumentenmanagement System (DMS) finden. Was dabei zu beachten ist. 

Warum der Einsatz von Dokumentenmanagement Systemen immer wichtiger wird

Es ist noch nicht lange her, da wurden Dokumente fein säuberlich ausgedruckt, in Ordnern abgelegt und zwischen den Abteilungen hin und her geschickt. Reichlich zäh! Denn wer eine Akte bearbeiten wollte, musste im Zweifel warten, bis der Kollege aus der anderen Abteilung damit fertig war.

Hinzu kam: Jeden Ordner gab es nur einmal. Jeder der Zugriff darauf hatte, hatte Zugriff auf sämtliche Inhalte – auch wenn diese nicht in seinen Hoheitsbereich fielen. Und: Gingen Dokumente verloren, waren sie meist unwiederbringlich.

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Dann kamen Excel und die zentrale Datenspeicherung auf Servern auf und die Dinge änderten sich. Dank der Ablagemöglichkeit digitaler Dateien auf einem Server konnte jeder ad hoc auf das Dokument zugreifen und musste nicht von Büro zu Büro rennen, um erst einmal herauszufinden, wo es sich gerade befindet. Zweifellos eine Erleichterung.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Doch wirklich effizient ging die Dokumentenverwaltung damit immer noch nicht von der Hand. Beispielsweise war die komplette Akte gesperrt, sobald sie von einem Kollegen bearbeitet wurde.

Oft wurden Dokumente auch doch nicht zentral abgelegt, sondern auf dem eigenen Desktop und nur Kopien eines Dokuments per Mail hin und her geschickt, sodass im Haus nach und nach verschiedene Versionen herumgeisterten. Wer soll hier noch den Überblick wahren?

Dank moderner Dokumentenmanagement Systeme (DMS) geht das heute inzwischen erheblich effektiver. Doch mit der Einführung von Dokumentenmanagement Systemen sind Fragen verbunden:

Zunächst einmal: Die Lösung, wie HR Abteilungen Dokumentenstaus und Zugriffsberechtigungen steuern können, heißt „digitale Dokumentenverwaltung“. Das Prinzip eines Dokumentenmanagement-Systems ist denkbar einfach. Alles, was noch auf Papier vorliegt und nicht mehr in Aktenordnern verwahrt werden soll, wird zunächst digital verfügbar gemacht.

Was sind Dokumentenmanagement Systeme? Eine Definition.

Sprich: Es wird eingescannt und anschließend im System in eigens eingerichteten Ordnern abgelegt. Bei der Archivierung helfen spezielle Funktionen, die viel mehr können als Excel, Word oder Outlook im Verbund.

Grob gesprochen unterstützt ein DMS die Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung.

Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen. Prinzipiell können über ein DMS Dokumente oder E-Mails jeglicher Art generiert, verwaltet und über eine einheitliche Nutzeroberfläche abgerufen werden.

Das hat einen entscheidenden Vorteil: Damit sind die Zeiten vorbei, in denen man die gleichen Daten in verschiedenen Programmen, die nicht miteinander interagierten, vorhalten und aktualisieren musste. Heute werden sämtliche Informationen an einer zentralen Stelle hinterlegt und können jeweils passgenau für ein Dokument abgerufen werden.

Was müssen Dokumentenmanagement können?

Daten, die für mehrere Dokumente relevant sind, müssen also nicht wie früher immer wieder neu eingetragen werden. Die entsprechenden Informationen werden dank einer Importfunktion automatisch auch in anderen Dokumenten an der richtigen Stelle eingetragen. Einmal angelegten System- und Benutzerdaten können auch für verwandte Folgeprozesse verwendet werden. Das erspart Anwendern viel Zeit und Aufwand.

Wichtig dabei ist jedoch, dass sich für jeden User spezifische Zugriffsrechte vergeben lassen. So sind insbesondere hochsensible personenbezogene Daten besser geschützt. Jeder User bekommt nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Auch ist es möglich, dass verschiedene Nutzer parallel auf Dokumente zugreifen können und die Informationen, auf die sie gemäß ihrer Rolle Zugriff haben, anpassen können. Keiner muss mehr warten, bis ein anderer Kollege die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen hat, was Prozessen weiteren Schwung verleiht.

Vorgenommene Änderungen werden wiederum automatisch in allen anderen Dokumenten aktualisiert, sofern sie für diese relevant sind. So stehen Anwender immer auf der sicheren Seite, immer auf einen aktuellen Datensatz zurückzugreifen und nicht auf irgendwelche veralteten Kopien. Jedes Dokument kann für andere Nutzer als „neu“, „Entwurf“, „final ausgegeben“ oder als „in Bearbeitung“ markiert werden. So kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge.

Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass kein Beteiligter einen Dokumentationsschritt vergisst. Und natürlich ist ein DMS nicht auf einen Unternehmensstandort begrenzt. Ein System, das beispielsweise in einer Cloud vorgehalten wird, lässt sich in anderen Dependancen eines Unternehmens zeitgleich nutzen.

Wie findet man den richtigen Anbieter?

 Bei der Suche nach dem richtigen Anbieter für ein DMS haben Unternehmen die Qual der Wahl: In den letzten Jahren ist der Markt unüberschaubar groß geworden. Ständig kommen neue Angebote und Anbieter dazu. Dabei sind es nicht immer die großen Namen, die in Sachen Datenmanagement den großen Wurf versprechen. Auch kleinere Nischenanbieter haben inzwischen Vielversprechendes in petto.

HR-Verantwortliche, die in Verhandlungen mit Lösungsanbietern nicht exakt wissen, was sie wollen, laufen daher Gefahr, mit einer mittelmäßigen Lösung Vorlieb nehmen zu müssen. Das geht zu Lasten der hauseigenen Prozesse.

 Beim Aussuchen eines DMS ist also die richtige Planung die halbe Miete. Anwender sollten sich vorab unbedingt darüber Gedanken machen, welche Prozesse mit einem DMS abgedeckt werden sollen und im Austausch mit den einzelnen Fachabteilungen eine Liste erstellen.

Wichtig dabei ist, dass die Punkte auf der Liste alle organischen Prozesse des eigenen Unternehmens widerspiegeln. Sich eine entsprechende Checkliste aus dem Netz herunterzuladen, geht zwar schneller, ist aber nicht wirklich zielführend, weil dann essentielle Prozesse wohlmöglich nicht abgebildet werden.

Je detaillierter die Liste ausfällt, umso mehr bietet sie eine gute Grundlage für den Austausch mit den Herstellern. Diese können dann genau demonstrieren, was ihr System zu leisten vermag und was nicht. So lässt sich schnell die Spreu vom Weizen trennen.

Bedienbarkeit eines DMS: Worauf kommt es an?

Entscheidend bei der Auswahl eines DMS ist aber nicht nur die Funktionsbandbreite, sondern auch dessen Bedienbarkeit. Je intuitiver sie ausfällt, desto besser. Dann müssen sich Nutzer nicht mühsam auf das neue System umstellen und umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es auch von allen Seiten genutzt wird.

Ziel ist es ja, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und nicht zu erhöhen. Es gibt tatsächlich DMS-Lösungen, bei denen ein Anwender gar nicht merkt, dass er in einem Dokumentenmanagement System arbeitet.

Diese Durchlässigkeit von einem System ins andere erhöht die Akzeptanz erheblich. Andere Tools verlangen mehrere Check-In und Check-Out-Vorgänge innerhalb des Systems. Das kann eine Ablehnungshaltung hervorrufen.

Flexibilität eines DMS

Es gibt darüber hinaus Anbieter, die modularisierte DMS-Systeme anbieten. Das ist von entscheidendem Vorteil. Denn dann kann das System mit einem Unternehmen mitwachsen.

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Entstehen beispielsweise neue Aufgabengebiete innerhalb des Unternehmens, kann an das bestehende DMS ein entsprechendes Modul angebunden werden, so dass auch der neue Bereich kurzerhand über das DMS verwaltet werden kann.

Integration in die bestehende IT-Landschaft

Was außerdem wichtig ist, ist die problemlose Integration eines DMS in die bestehende IT-Landschaft. Hierbei ist es essenziell, dass ein DMS optimal mit den anderen Systemen, die im Unternehmen zum Einsatz kommen, kommuniziert.

Denn nur so können die Funktionen und Vorzüge eines Dokumentenmanagement Systems voll ausgeschöpft werden. Ansonsten kann es doch wieder dazu kommen, dass Daten doppelt vorgehalten und bearbeitet werden müssen.  Das ist nicht Sinn der Sache. Insofern ist es von besonderer Bedeutung, dass das DMS die passenden Schnittstellen zu den Systemen, die bereits im Haus verwendet werden, aufweist.

Last but not least: Der Datenschutz

Auch muss ein DMS einen hohen Sicherheitsgrad gewährleisten und den strengen Datenschutzrichtlinien in Deutschland entsprechen. Ansonsten ist die Gefahr insbesondere bei Cloud-Lösungen groß, dass personenbezogene Daten ausspioniert werden.

Auf der sicheren Seite steht schon einmal, wer einen Anbieter wählt, der seine Daten in Deutschland hostet und über ein zertifizertes Rechenzentrum verfügt.

Zugegeben: Der Auswahlprozess eines DMS kostet einiges an Mühe. Aber je effizienter dieser ist, umso größer ist auch die Freude über das ausgewählte System. (Bild:© vectorfusionart / Fotolia.com)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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