Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: So bereiten Sie sich auf die BVV-Pflicht vor
Eine Betriebsprüfung wird angekündigt und kurzfristig werden die Unterlagen einer Werkstudentin benötigt. Der Arbeitsvertrag befindet sich im HR-System, die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung wurde per E-Mail abgelegt und weitere Nachweise liegen auf einem Netzlaufwerk. Was bislang vor allem zusätzlichen Suchaufwand verursacht, kann ab 2027 bei einer Prüfung zum Problem werden.
Denn zum 1. Januar 2027 läuft die bisherige Übergangsregelung aus. Arbeitgeber müssen relevante Entgeltunterlagen dann elektronisch führen und so organisieren, dass sie im Rahmen einer Prüfung strukturiert und jederzeit verfügbar sind. Verteilte Ablagen, Papierarchive und uneinheitliche Mischlösungen sollten Unternehmen deshalb rechtzeitig überprüfen.
Was Unternehmen ab 2027 beachten müssen
Bei der neuen Vorgabe geht es um mehr, als nur vorhandene Papierdokumente einzuscannen und als PDF zu speichern. Entscheidend ist eine nachvollziehbare Dokumentation. Im Prüfungsfall muss erkennbar sein, welche Vereinbarungen, Beschäftigungsmerkmale und Nachweise einer Abrechnung zugrunde liegen.
Damit rückt neben dem eigentlichen Dokument auch dessen Zusammenhang mit der jeweiligen Entgeltabrechnung stärker in den Mittelpunkt. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass relevante Informationen eindeutig zugeordnet und ohne aufwendige Suche bereitgestellt werden können.
Die Vorgaben betreffen grundsätzlich Arbeitgeber, die der Sozialversicherungsprüfung unterliegen. Die bislang mögliche Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen entfällt ab 2027.
Wichtig sind strukturierte Daten und Prozesse
In vielen Unternehmen werden Personalunterlagen bereits digital verwaltet. Das allein bedeutet jedoch noch nicht, dass die Dokumentation auch prüfungssicher ist.
Wer Dokumente lediglich als einzelne PDFs in unterschiedlichen Ordnern auf dem Laufwerk speichert, arbeitet zwar digital, erfüllt aber nicht die Vorgaben zur Revisionssicherheit und DSGVO. Wichtig sind deshalb einheitliche Ablagestrukturen, klar definierte Zuständigkeiten und nachvollziehbare Prozesse.
Besonders deutlich wird das bei Beschäftigungsverhältnissen oder Ereignissen, für die zusätzliche Nachweise erforderlich sind – beispielsweise bei Werkstudent, Elternzeit oder variablen Vergütungsbestandteilen. Hier sollten die einzelnen Unterlagen so miteinander verknüpft sein, dass die Grundlage einer Abrechnung lückenlos nachvollzogen werden kann.
So wird aus einer Datei ein nachvollziehbarer digitaler Nachweis
Für eine prüfungssichere Dokumentation sollten Unternehmen festlegen, wie relevante Unterlagen erfasst, bezeichnet, zugeordnet und gespeichert werden. Informationen müssen nicht nur vorhanden, sondern auch eindeutig auffindbar und nachvollziehbar sein.
Für bereits vorhandene Unterlagen gelten dabei differenzierte Regelungen. Grundsätzlich gilt die Pflicht zur elektronischen Führung für alle prüfungsrelevanten Tatbestände seit dem 1. Januar 2022. Wurde für bestimmte Zeiträume eine Befreiung bewilligt, besteht für diese bis zum 31. Dezember 2026 keine Pflicht zur Nachdigitalisierung. Zu beachten ist jedoch, dass eine Befreiung nicht automatisch rückwirkend gilt. Wie mit möglichen Lücken umgegangen wird, liegt im Ermessen der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Ein formloser Befreiungsantrag kann noch bis zum 31. Dezember 2026 beim zuständigen Betriebsprüfdienst der DRV gestellt werden.
Eine wichtige Rolle spielt zudem das Zusammenspiel von Personalabteilung und Lohnabrechnung. Verträge, Änderungen des Beschäftigungsstatus, Sozialversicherungsinformationen und abrechnungsrelevante Daten sollten nicht isoliert voneinander betrachtet werden. Je besser diese Informationen zusammengeführt werden, desto einfacher lässt sich im Prüfungsfall eine nachvollziehbare Dokumentation bereitstellen.
Weshalb Unternehmen nicht bis 2027 warten sollten
Grundsätzlich besteht die Pflicht zur elektronischen Führung für alle prüfungsrelevanten Tatbestände bereits seit dem 1. Januar 2022. Ohne einen entsprechenden Befreiungsantrag müssen Unterlagen streng genommen ab diesem Stichtag rückwirkend digitalisiert vorliegen.
Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, noch bis zum 31. Dezember 2026 einen formlosen Befreiungsantrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst der DRV zu stellen. Wird dieser bewilligt, entfällt die Pflicht zur Nachdigitalisierung für den entsprechenden Zeitraum bis Ende 2026. Dabei ist jedoch Vorsicht bei zeitlichen Lücken geboten: Die Befreiung gilt nicht automatisch rückwirkend, und der Umgang mit solchen Alt-Lücken obliegt dem Ermessen der DRV.
Deshalb lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung. Digitale Personalakten, standardisierte Abläufe und klare Regeln für die Dokumentation reduzieren nicht nur den Aufwand bei einer Betriebsprüfung,sie können auch die tägliche HR-Arbeit vereinfachen.
Unternehmen haben dadurch ausreichend Zeit, bestehende Prozesse zu überprüfen, Verantwortlichkeiten festzulegen und technische Lösungen anzupassen. So muss die Umstellung nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist erfolgen.
Welche Dokumente konkret betroffen sind, welche Anforderungen sich aus der BVV ergeben und welche Schritte für die Vorbereitung sinnvoll sind, erläutert Personio ausführlich in seinem Leitfaden zu elektronischen Entgeltunterlagen.
Fazit: Rechtzeitige Vorbereitung schützt vor Prüfungsrisiken
Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 markiert das endgültige Aus für Papierakten und unübersichtliche Ordnerstrukturen auf Servern. Für kleine und mittelständische Unternehmen sowie wachsende Organisationen bedeutet dies eine klare Aufforderung, ihre Dokumentenprozesse schon heute auf den Prüfstand zu stellen.
Personio bietet hierfür eine durchdachte Gesamtlösung, die Personalmanagement und Entgeltabrechnung nahtlos verzahnt. Unternehmen schaffen damit nicht nur eine gute Basis für kommende Betriebsprüfungen, sondern heben gleichzeitig ihre gesamte HR-Administration auf ein modernes, effizientes Level.
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