Employee Self Service: Lassen Sie Mitarbeiter Ihre Daten selbst verwalten

Employee Self Service – schon mal gehört? Auf Deutsch übersetzt heißt das in etwa soviel wie Mitarbeiter-Selbstbedienung. Das mag sich vielleicht zunächst etwas komisch und eher nach Schnellrestaurant als nach HR-Arbeit anhören. Doch die Funktionen, die hinter dem Begriff Employee Self Service stecken, verschaffen HR-Verantwortlichen eine erhebliche Entlastung. Das Prinzip: HR-Experten lagern administrative Vorgänge direkt an ihre Mitarbeiter aus statt sie selbst zu bearbeiten. Wie das genau funktioniert? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Employee Self Service System? Eine Definition

Die Situation ist in vielen HR-Abteilungen ähnlich: Es fehlt an allen Ecken und Enden an Zeit für wichtige strategische Aufgaben wie das Entwickeln neuer Recruiting-Stragegien. Viele Recruiter haben mit dem wachsenden Fachkräftemangel zu kämpfen. Reichte es früher aus, eine Stellenanzeige zu schalten und gemütlich abzuwarten, bis ein Kandidat anbeißt, geht das heute nicht mehr auf. Seit längerer Zeit schon ist der Pool an frei verfügbaren Talenten so gut wie leer gefischt. Personaler müssen also immer kreativer werden, um an Kandidaten zu kommen. Die Mittel der Wahl sind Active Sourcing, Sourcing, Social Recruiting oder Bewerber direkt auf Online-Absolventenmessen anzusprechen.
Allerdings fehlt Recruitern vielfach die Möglichkeit, Ihre Kreativität auszuleben. Zum Beispiel, weil aufgrund vieler administrativer Prozesse zur Verwaltung von Stammdaten, Formularen und Anträgen in Personalbteilungen Vieles auf der Strecke bleibt. An dieser Stelle kommt das Thema Employee Self Service (ESS) oder eben Mitarbeiter-Selbstbedienung ins Spiel. Der Gedanke, der dahintersteckt, ist so simpel wie genial: Warum administrative Aufgaben nicht einfach auf mehrere Schultern verteilen statt auf eine?
Klingt schon mal gut. Aber wie funktioniert das konkret? Ganz einfach: Über so genannte Mitarbeiter Self Service Anwendungen erhalten Arbeitnehmer zum Beispiel Zugriff zu ihren persönlichen Daten innerhalb der verwendeten Personalmanagementsoftware. Sie können diese dann ganz einfach selbst verwalten. Und während für den einzelnen Mitarbeiter die jeweiligen Anpassungen kaum ein paar Minuten in Anspruch nehmen, kommt für HR doch ein erkleckliches Sümmchen an Stunden zusammen, die nun für andere Aufgaben genutzt werden können.

In welchen Bereichen sind Employee Self Service Funktionen denkbar?

Die Einsatzmöglichkeiten von Employee Self Service Funktionen sind aber noch deutlich breiter gefächert. Mit Employee Self Service lässt sich viel mehr erledigen als nur Personaldaten zu aktualisieren.
Die Bandbreite reicht von Urlaubsanträgen, Leihgaben, der Dokumentation von Feedbackgesprächen, der Vereinbarung von Zielen bis hin zur Verwaltung von Leihgaben aus dem firmeneigenen Kfz-Pool und, und, und.
Zusammengefasst können mit dem Employee Self Service folgende Anwendungen abgedeckt werden:

• Anwesenheitserfassung (kommen/gehen)
• Abwesenheitserfassung (Fehlgründe)
• Korrekturen (fehlende, falsche Buchungen)
• Anträge/Genehmigungen (Gleitzeit, Urlaub, Dienstreisen)
• Arbeitszeitkonten (Langzeitkonten, Auszahlung Gutzeiten)
• Informationen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeltbelege)
• Stundenkontierungen (Projekte, Kostenstellen, etc.)
• Qualifikationen
• Beurteilungen

Was sind die Vorteile von Employee Self Services?

Letztlich profitieren alle Beteiligten von Employee Self Services: Der Personaler auf der einen, der von jeder Menge Bürokratie entlastet wird und der Mitarbeiter auf der anderen, der seine Angelegenheiten nun selbst in die Hand nehmen kann und nicht lange warten muss, bis sie endlich von HR bearbeitet werden.
Nach dem erfolgreichen Einsatz von ESS ergeben sich folgende Vorteile für Mitarbeiter, Manager und HR:

• Mitarbeiter sind autark
• Mitarbeiter werden aktiv in die Prozesse der Personalwirtschaft integriert
• Sie gewinnen an Eigenverantwortung
• Die Datenqualität des Systems wird durch eigenverantwortliche Aktualisierungen verbessert
• Prozesse gewinnen an Effizienz
• Kosten werden eingespart
• Personalbteilungen werden durch den Einsatz von ESS entlastet
• HR kann sich wieder verstärkt strategischen Aufgaben widmen
• Die Fehlerquote wird verringert
• Es fallen geringere Druckkosten an, weil alle Prozesse digital und nicht mehr auf Papierbasis erledigt werden können
• Genehmigungswege werden transparenter
• Daten können über den mobilen Zugriff auf das System jederzeit und von überall aktualisiert werden

Welche möglichen Nachteile verbinden Unternehmen mit Employee Self Services?

Noch ist das Prinzip des Employee Self Service aber nicht wirklich in den Unternehmen angekommen. Studien belegen immer wieder, dass nur die wenigsten Betriebe eine Employee Self Service Lösung im Einsatz haben. Viele Arbeitgeber wissen nicht einmal, dass es Employee Self Services gibt.
Manchmal gründet die Zurückhaltung in puncto Employee Self Service möglicherweise auch auf der Angst , dass die Einführung eines ESS-Portals zu zeitaufwändig sein könnte. Doch das ist nicht begründet. Tatsächlich sind für das Einrichten eines ESS-Szenarios nur ein paar Punkte zu beachten. Und diese sind nicht einmal allzu komplex.

Rollen und Rechte vergeben

• Legen Sie Rollen innerhalb des Systems fest, die abhängig von der Position und dem Verantwortungsbereich eines Mitarbeiters individuelle Berechtigungen vorsehen.
• So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter in dem Personalmanagementsystem nur die Informationen abrufen und einsehen kann, die für seine Augen auch bestimmt sind.
• Außerdem kann er im System keine Änderungen vornehmen, die für das Unternehmen schädlich sein könnten.
• So stehen Sie in puncto Datenschutz auf der sicheren Seite.

Best Practice: Employee Self Service mit KiwiHR

Wie sieht der Einsatz von ESS aber nun konkret in der Praxis aus? Das stellen wir Ihnen gerne anhand eines Best Practice Beispiels vor. Eine HR-Software, die sehr stark auf Employee Self Services setzt ist zum Beispiel kiwiHR von Lösungsanbieter YooniQ solutions mit Sitz in München. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen. Die Software wurde 2018 entwickelt und wird in 10 Ländern in Europa und den Vereinigten Staaten eingesetzt.
Innerhalb der HR-Software von kiwiHR können Mitarbeiter ihre eigenen Daten mit wenigen Klicks in der immer auf dem neuesten Stand halten. Das Prinzip: Mitarbeiter erhalten einen Login zu der digitalen Personalakte und können all ihre persönlichen Daten und Informationen in dem Tool selbst bearbeiten, aktualisieren und speichern. Mit der Software-Lösung lassen sich zudem Berichte mit einer Übersicht zur Datenvervollständigung von Mitarbeitern erstellen. So können HR-Verantwortliche Ihre Mitarbeiter frühzeitig daran erinnern, Ihre persönlichen Daten zu ergänzen.
Ein anderes Anwendungsbeispiel für ESS, das mit kiwiHR umsetzbar ist: Einmal angenommen, ein Mitarbeiter benötigt Kopien der letzten drei Gehaltsabrechnungen. Dank der digitalen Personalakte von kiwiHR muss die Personalabteilung in einem solchen Fall nicht mehr aktiv werden, die Dokumente heraussuchen und weiterleiten. Stattdessen zieht sich der betreffende Mitarbeiter die benötigten Kopien einfach selbst aus seiner digitalen Personalakte. Fertig.

Verwalten von Fehlzeiten

Auch das Verwalten von Fehlzeiten gelingt problemlos. Das Ausfüllen von Formularen, zum Beispiel zum Beantragen von Urlaub oder von Homeoffice-Tagen entfällt gänzlich. Stattdessen greifen Ihre Mitarbeiter auf das automatisiertes Abwesenheitssystem von kiwiHR zu und stellen den jeweiligen Antrag mit wenigen Klicks.
Der zuständige Linienmanager und HR werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Mitarbeiter zum Beispiel einen Urlaubsantrag eingereicht hat und eine Genehmigung erteilt werden muss. Das ganze Team kann anschließend im Unternehmenskalender sehen, wer wann nicht im Büro ist. Mehr Transparenz geht nicht.

Arbeitszeiten effizient erfassen

Ähnlich unkompliziert lassen sich innerhalb kiwiHR dank der integrierten Employee Self-Funktion die Arbeitszeiten erfassen. Mitarbeiter tragen ihren Arbeitsbeginn, Pausen sowie das Arbeitsende selbst ein. kiwiHR berechnet nun automatisch die tägliche Arbeitszeit. Sind Über- oder Minusstunden angefallen, werden diese automatisch berechnet und im Zeitsaldo des Mitarbeiters hinterlegt. Die Daten können jederzeit exportiert und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden. Einfacher geht’s nicht.

Fazit

Unser Fazit: Die Anwendungsbeispiele zeigen, dass es nichts effizienteres als Employee Self Services gibt, um Mitarbeiterdaten aktuell zu halten und Genehmigungsworkflows zu steuern und zu vereinfachen. Das langwierige Herausfischen von Informationen aus einzelnen E-Mails entfällt damit ebenso wie das Übertragen und Verwalten von Daten in Excellisten.
Stattdessen haben Sie Ihre Workflows in einem einheitlichen System im Blick.  Bedenken Sie: Mit jedem einzelnen Arbeitnehmer, der mehr Eigenverantwortung in den administrativen Prozessen Ihres Unternehmens übernimmt, können Sie sich als HR-Manager wichtigen strategischen To Do’s zuwenden. Und das ist Gold Wert in Zeiten, in denen die konstante strategische Veränderungen zum neuen Normal gehören.