Home-Office: Einführung, Technik und Umsetzung

Die moderne Technik und Softwarelösungen machen Arbeiten von Zuhause, kurz Home-Office, problemlos möglich. Zumal Home-Office seit der Corona-Pandemie sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern sehr hoch im Kurs steht. Dennoch gilt es seitens des Arbeitgebers einiges zu beachten, bevor ein Mitarbeiter online gehen kann. Wir geben Tipps. 

Definition: Was bedeutet Home-Office?

Home-Office bezeichnet laut Definition  einen Raum in der Wohnung einer Privatperson, in der diese arbeitet und in der sie über eine Ausstattung wie einen Computer, ein Telefon, einen Scanner oder einen Kopierer verfügt. Früher firmierte das Ganze eher langweilig unter Heimarbeit und war eher die Ausnahme denn die Regel. Inzwischen arbeitet aber fast jeder regelmäßig von zuhause aus. Je nach Beruf und Arbeitgeber kann diese Arbeit zuhause unterschiedlich umfangreich gestaltet sein.

Home-Office: Aktuelle Entwicklungen

In der Corona-Pandemie hieß es für viele Mitarbeiter von einen auf den anderen Tag: Plötzlich Home-Office. Um sich nicht an dem gefährlichen Virus anzustecken, galt das Gebot des Social Distancing. Viele Firmen nahmen das Ganze so ernst, dass sie ihre Arbeitnehmer scharenweise von heute auf morgen remote arbeiten ließen. Damit hat Corona geschafft, was für viele Unternehmen vorher lange Zeit undenkbar war: Ganze Teams digital miteinander zu vernetzen und virtuell arbeiten zu lassen.

Das Ganze hat aus der Perspektive vieler Arbeitgeber erstaunlich gut geklappt. Sogar so gut, dass viele Unternehmen weiterhin am Home-Office festhalten wollen. Bei der Allianz soll der Ausnahmezustand zum Beispiel zum Normalzustand werden. Der Münchener Versicherungskonzern will seine Mitarbeiter auch nach der Pandemie im Home-Office arbeiten lassen. Rund 40 Prozent der weltweit 150.000 Beschäftigten sollen langfristig von zu Hause aus arbeiten.
Damit steht die Allianz ganz und gar nicht alleine da. Auch die Deutsche Bank, JP Morgan, SIEMENS und der Techgigant Facebook und noch viele mehr rechnen bereits die Vorteile einer dauerhaften Heimarbeit durch. Und tatsächlich sieht alles ganz danach aus, als hätte das Virus das Büro gekillt. Die Beratung EY geht  davon aus, dass in den nächsten Jahren bis zu fünf Millionen Angestellte ihren Arbeitsplatz ganz oder teilweise nach Hause verlegen. Damit könnte jeder dritte Büro-Stuhl in Deutschland verwaisen.

Was sind die Vorteile von Home-Office?

Dass jetzt viele Arbeitgeber “Home, sweet Home-Office” frohlocken, hat viele Gründe. Denn das Home-Office vereint viele Vorteile auf sich. Wenn Arbeitgeber Arbeitsplätze verlagern, sparen sie zum Beispiel teure Büroräume. Das damit verbundene Sparpotenzial sollte nicht unterschätzt werden. Immerhin machen Büroflächen einen erheblichen Kostenfaktor aus. In Spitzenlagen wie in Frankfurt schlägt ein einziger Büroarbeitsplatz beispielsweise im Durchschnitt mit über 15.000 Euro pro Jahr zu Buche.
Mit Home-Office-Angeboten punkten Unternehmen außerdem bei ihren Mit­ar­bei­tern. Letzteres belegt eine Erhebung von Stepstone, die das Home-Office als das neue Employer Branding Tool schlechthin preist. Jeder zweite Beschäftigte wünscht sich eine Flexibilisierung der Arbeitswelt.

Weitere Vorteile des Home-Office:

• Home-Office verbessert die Vereinbarkeit von Privatleben und Freizeit
• Home-Office verbessert die Öko-Bilanz, weil Fahrtwege entfallen
• Home-Office trägt zur Stressreduktion bei, weil Arbeitnehmer in den heimischen vier Wänden automatisch mehr Ruhe- und Konzentrationsphasen haben
• Home-Office hilft beim Sparen: Tägliche Fahrten, Kleidungs- und Reinigungskosten, Kantinenessen oder der traditionelle Pausenkaffee mit den Kollegen gehen auf Dauer ins Geld

Welche Nachteile hat das Home-Office

Aber es gibt auch einige Nachteile des Home-Office, als da wären:

• Wer auf Dauer im Home-Office sitzt, dem fehlen früher oder später die sozialen Kontakte.
• Im Home-Office lauern Ablenkungen: Der Paketbote, der dauernd klingelt, der Haushalt, der noch zu erledigen ist und manchmal klingeln spontan Freunde – hier kann so manches To Do auf der Strecke bleiben.
• Ohne Anschluss an das Team kann irgendwann die Motivation abhanden kommen, weil der Blick für das große Ganze verloren geht . Irgendwann fragt man sich: Warum mache ich das hier eigentlich?
• Berufliches und Privates vermischen sich: Die Unterlagen liegen in der Wohnung, abends kommen noch Anrufe von Kunden und kurz vor dem Zubettgehen kreisen die Gedanken noch um den Job. Im Home-Office ist es oft schwer abzuschalten.

Unter Abwägung aller Vor- und Nachteile, die mit dem Home-Office in Verbindung gebracht werden, wollen viele Unternehmen jetzt auf eine Hybridlösung setzen und Mitarbeiter nicht mehr über Wochen hinweg, sondern tageweise im Home-Office arbeiten lassen. Drei zu zwei oder umgekehrt. Die Mischung von Präsenz- und Home-Office-Tagen macht’s also.

Home-Office einrichten: Welche Vorgaben sind zu erfüllen

Beim Einrichten eines Home-Office sind  in punkto Raumgröße und Ausstattung einige Vorgaben zu beachten. Wird das eigene Heim regelmäßig als Home-Office genutzt, greifen die Bestimmungen des Arbeitsschutzes. Dabei müssen die folgenden Punkte beachtet werden:

• Raumgröße: Arbeitsräume müssen eine ausreichende Grundfläche und eine ausreichende  Höhe aufweisen, so dass die Beschäftigten ohne Beeinträchtigung ihrer Sicherheit, ihrer Gesundheit oder ihres Wohlbefindens ihre Arbeit verrichten können.
• Büromöbel: Im Home-Office sollten die Möbel grundsätzlich ergonomisch sein, damit Mitarbeiter den ganzen Tag problemlos arbeiten können.
• Beleuchtung: Auch genügend Licht am Arbeitsplatz ist wichtig, um effizient arbeiten zu können.
• Bildschirmgeräte: Wichtig sind eine angemessene Größe des Monitors, eine entspiegelte Oberfläche und eine Maus und eine Tastatur, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden müssen.

Gibt es ein Home-Office Gesetz?

Ein eindeutig geregeltes Home-Office Gesetz gibt es  nicht. Das bedeutet: Weder können Arbeitnehmer zum Home-Office verpflichtet werden, noch haben sie ein Recht darauf, im  Home-Office zu arbeiten.
Dennoch ist das Home-Office kein rechtsfreier Raum. Abgesehen vom Arbeitsschutz muss der Arbeitgeber auch darauf achten, dass auch die geltenden Vorschriften zum Datenschutz oder zu Arbeitszeitregelungen im Home-Office eingehalten werden. Auch Datensicherheit und Datensicherung spielen eine Rolle und noch manches mehr.

Ein Überblick zu den Home Office Gesetzen:

• Arbeitszeitgesetz: Auch im Home-Office gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Arbeitnehmer müssen daher auch bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten. Achtung: In Sachen Arbeitszeit kann Home-Office dazu verführen, auch mal ein bisschen mehr zu machen. Um Gesetzesverstöße zu vermeiden, liegt es nahe, auf ein modernes Zeiterfassungssystem zurückzugreifen.
• Datenschutz: Im Home-Office bestehen hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Der Arbeitgeber muss bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes für die geeigneten Datenschutzvorkehrungen sorgen. Zudem muss er gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen während der Tätigkeit Zuhause dauerhaft vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Zum Beispiel dürfen Familienmitglieder keinen Zugang zum Laptop haben, während dieser angeschaltet ist. Kritische Dokumente müssen außerdem direkt nach der Benutzung wieder ausspähsicher verschlossen werden.
• Datensicherheit: Um arbeitsbezogene Aufgaben erledigen zu können, müssen Arbeitnehmer im Home-Office auf das Netzwerk des Arbeitgebers zugreifen können. Um Remote-Arbeiten in einen sicheren auf das Firmennetz zu gewährleisten, muss eine sichere Einwahl in das Netzwerk gewährleistet werden, zum Beispiel über ein kryptografisch abgesichertes Virtual Private Network (VPN).
• Datensicherung: Bei mobilen Geräten kann es durch Stürze oder beim Transport zu Schäden kommen. Auch der Diebstahl der Geräte ist denkbar. Daher sollte eine regelmäßige Datensicherung aller lokal gespeicherten Daten durchgeführt werden. Idealerweise werden wichtige Daten überhaupt nicht lokal gespeichert, sondern per Cloud.
• Support: Damit die Mitarbeiter im Home-Office nicht durch technische Probleme ausgebremst werden, sollte ein leistungsfähiger Support für Hard- und Softwareprobleme sichergestellt werden.
• IT-Sicherheit: Um die Gefahr von Hackerangriffen von außen zu reduzieren, sind Standardmaßnahmen zum Schutz von IT-Systemen wichtig – hierzu zählen  das Einspielen aktueller Software-Patches und AV-Signaturen sowie der Einsatz einer Firewall. Alle Zugangsmöglichkeiten auf die Server eines Arbeitgebers sowie alle Zugriffsrechte auf die darauf gespeicherten Informationen müssen auf das notwendige Mindestmaß beschränkt sein.
• Bring your own Device ist keine Devise: Es ist keine gute Idee, Mitarbeiter bei der Arbeit im Home-Office auf private Laptops zurückgreifen zu lassen, denn dann müssen zum Beispiel die genannten Maßnahmen in puncto IT-Sicherheit in Eigenverantwortung von den einzelnen Arbeitnehmern umgesetzt werden. Ob das jeder tut? Daher empfiehlt es sich, Mitarbeitern die vollständig konfigurierte Hard- und Software zu stellen.

Mitarbeiter im Home-Office? Die richtige (HR) Software ist das A und O

Wollen Unternehmen künftig verstärkt remote arbeiten, ist es außerdem ungemein wichtig, den einzelnen Fachbereichen eine wirklich performante Software zur Verfügung zu stellen. Doch das ist nicht immer der Fall. Nehmen wir zum Beispiel das Personalmanagement.
Die Corona-Krise offenbarte gerade in HR immense Digitalisierungslücken. Laut des HR-Software-Reports 2020 des HRM-Research Institutes musste in rund 53 Prozent der HR-Abteilungen wenig bis stark improvisiert werden. Bei jedem dritten Unternehmen ergab sich ein zusätzlicher HR-Software-Bedarf. Kein Wunder: Als von jetzt auf gleich alles remote funktionieren sollte, standen HR-Manager vor einem immensen Problem, denn im kompletten Personalmanagement funktionierten die klassischen analogen Workflows nicht mehr.
Beispiel Digitale Personalakte: Viele Unternehmen verwalten ihre Mitarbeiterakten noch auf Papier. Hier mussten während des Lockdowns komplette Ordner mit nach Hause genommen werden. Aber ob diese immer datenschutzkonform verwahrt wurden? Fraglich!

Mit einer Digitalen Personalakte gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Sie ersetzt die komplette Papierakte. Alle Unterlagen sind jederzeit und an jedem Ort an einseh- und bearbeitbar. Und das dank modernster Verschlüsselung und Zugriffsberechtigungen vollkommen sicher. Problem gelöst. Home-Office von Mitarbeitern bedeutet für HR-Manager mit der richtigen HR Software also keinesfalls verwaltungstechnische Mehrarbeit.

Home-Office Tipps

Das Home-Office ist eingerichtet? Damit ist schon mal ein großer Schritt getan. Damit Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nun noch angemessen beim Start in die virtuelle Arbeitswelt unterstützen können, können sie ihren Arbeitnehmern folgende Tipps für die Arbeit im Home-Office mit auf den Weg geben:

• Dem Tag eine Struktur geben: Ein fester Arbeitsbeginn, eine klar geregelte Mittagspause und ein festes Arbeitsende helfen, den Tag zu strukturieren.
• Für frische Luft und Bewegung sorgen: Das ist wie Wellness für unsere grauen Zellen. Ein kurzer Spaziergang genügt und schon sprudeln die Ideen wieder.
• Regelmäßig zwischendurch aufstehen: Sitzen ist das neue Rauchen. Und im Home-Office sitzen Mitarbeiter in der Regel mehr als im Büro. Daher gilt, regelmäßig aufstehen. Tipp: Telefonkonferenzen können wunderbar im Stehen absolviert werden.
• Fragen telefonisch klären: Wer etwas mit einem Kollegen oder dem Chef klären möchte, sollte nicht immer nur zur E-Mail greifen, sondern einfach mal anrufen. Das geht nicht nur viel schneller, es schafft auch Nähe.
• Arbeit und Freizeit trennen: Um abschalten zu können, ist es wichtig, Arbeit und Freizeit zu trennen. Hier ist  eine Abendroutine hilfreich. Rechner runterfahren und die Tür des Arbeitszimmers hinter sich zumachen Das kann schon helfen, um die Arbeitswelt hinter sich zu lassen.

Sie bereiten Ihre Mitarbeiter auf das Home-Office vor und haben Rückfragen zu unseren Angeboten und Services? Wir stehen Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.