Mitarbeitergespräch 4.0: So geht’s richtig

Mitarbeitergespräch 4.0: So geht’s richtig

Der Relaunch des Mitarbeitergesprächs ist im Digitalzeitalter mehr als überfällig geworden. Wir erklären, warum.

Warum Mitarbeitergespräche häufig scheitern

Mitarbeitergespräche in ihrer traditionellen Form sind in Wahrheit alles andere als ein „Gespräch“. Ausführliche Rede und vor allem Gegenrede sind nicht vorgesehen. Stattdessen geht es kurz und knapp um folgendes:

  • Welche Ziele wurden erreicht?
  • Welche nicht, aus welchem Grund?
  • Müssen Kompetenzen aufgefrischt oder neu gelernt werden?

Kurzum: Vorgesetzter und Mitarbeiter arbeiten einen genau festgelegten Kommunikationsplan ab, um herauszufinden, ob die Kompetenzen und das Potential der betreffenden Ressource Mensch optimal ausgeschöpft sind. Oder besteht hier und da noch Luft nach oben?

Mitarbeitergespräch: Tipps, wie es besser geht

candidate experienceDiese Frage sollte anders lauten: Besteht nicht vielleicht bei dem Mitarbeitergespräch hier und da noch Luft nach oben? Erfüllt es wirklich noch den Zweck, für den es einmal vorgesehen war?

Um darauf eine Antwort zu finden, gehen wir einmal in die Historie des Mitarbeitergesprächs zurück, das in seiner jetzigen Form vor über hundert Jahren entwickelt wurde. In einer Zeit also, in der nur Führungskräfte über umfassende Informationen verfügten: Kommunikation war vor der Ära von E-Mail, Smartphone und des mobilen Internets nicht nur erheblich langsamer, sondern auch teuerer.

Alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand der Dinge zu halten, ging nicht. Und so entwickelte sich ein Organisationsdesign, in dem „oben“ wenige Wissensträger vorgaben und „unten“ viele Arbeiter deren Ideen ausführten: Top-down. Hierbei ist von langfristigen Prozessen mit einer sehr klaren Struktur die Rede. Also reichte es anfangs auch völlig aus, einmal im Jahr mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und Feedback zu geben.

Ziele des Mitarbeitergesprächs

Doch heute geht dieses Prinzip des Mitarbeitergesprächs nicht mehr auf: Informationen sind im Internetzeitalter permanent im Fluss und zwar in beide Richtungen. Von oben nach unten und von unten nach oben. Nicht nur, weil die Kommunikationswege durch Erfindungen wie Messenger, Wikis, E-Mail und Foren erheblich vielfältiger und schneller geworden sind. Auch weil Mitarbeiter aufgrund erheblich gestiegener Bildungsstandards inhaltlich inzwischen mehr zum Unternehmenserfolg beitragen können.
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Hinzu kommt, dass sich etablierte Standards in kürzester Zeit wieder ändern: Hier, weil eine neue Software eingeführt wird, da weil Märkte über Nacht einbrechen und das bisherige Geschäftsmodell keinen Sinn mehr macht.

Schnellere Kommunikation, höhere Bildung, Unverhersagbarkeit wirtschaftlicher Prozesse: Wie viel Sinn machen angesichts dessen noch Mitarbeitergespräche, die nur einen Weg der Kommunikation zulassen, nämlich den von oben nach unten? Richtig: Keinen. Denn die Gestaltungsspielräume des Mitarbeiters gehen in klassischen Jahres- oder Zielvereinbarungsgesprächen gegen Null.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument

innovationDoch das minimiert den Nutzen für das Unternehmen erheblich. Bedenkt man, dass Unternehmen nie schneller von Marktbegleitern verdrängt oder geschluckt wurden, wenn sie nicht mit deren Konkurrenzangeboten mithalten können, ergibt sich daraus nur ein Mittel, um Schritt halten zu können: Innovation, Innovation und nochmals Innovation.

Doch die Grundvoraussetzung für Innovationen ist nun einmal, dass jeder neuartige Impuls, jeder innovative Gedanke, der das Unternehmen voran bringen könnte, auch Gehör findet. Daher sollten Mitarbeiter von ganz unten bis ganz oben von ihren Managern ermutigt werden, Visionen zu Ende zu denken und auf Machbarkeit zu überprüfen. Bottum-up statt Top-down.

Software kann beim Mitarbeitergespräch unterstützen

Dazu müssen sie als Unternehmer im Unternehmen ins Boot geholt werden, als Micromanager über ihren jeweils eigenen Bereich. Das setzt voraus, dass jeder Mitarbeiter zu jederzeit über sämtliche prozesskritische Informationen verfügt, die seine Projekte betreffen. Nur wenn er jederzeit im Bilde ist, kann er die richtigen Ideen und Strategien erarbeiten oder fundierte Konzepte ausarbeiten, ohne ständig nachbessern zu müssen.

Und regelmäßige Updates seitens des Managers gegenüber seinem Mitarbeiter sind heute dank Errungenschaften wie Wikis, Foren, Chats, Videokonferenzschalten und E-Mail selbst über Kontinente hinweg in Echtzeit kein Problem mehr.

HR Software Hersteller haben längst auf diesen Trend reagiert und bieten Unternehmen solche HR Tools speziell für ihre internen Zwecke an. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, ihre Visionen fix per Knopfdruck von unten nach oben durchzugeben und Manager können umgekehrt die benötigten Informationen von oben nach unten beisteuern. Und das nicht nur einmal oder ein paar wenige Male im Jahr, sondern rund um die Uhr.

Regeln für das Mitarbeitergespräch 4.0

Allerdings sollten ein paar übergeordnete Kommunikationsregeln dafür sorgen, dass nur besonders hervorstechende Gedanken geteilt werden. Ansonsten kommt es schnell zu einer unbeherrschbaren Kommunikationsflut. Doch der Vorteil dieser neuen, digital gestützten Form des Mitarbeitergesprächs liegt grundsätzlich auf der Hand: Sie ermöglicht Austausch immer dann, wenn er nötig ist und trägt somit erheblich zur Effizienz der Unternehmensprozesse bei.

Das heißt aber nicht, dass regelmäßige Chats den Direktaustausch ersetzen können. Sie sind nur eine wertvolle Ergänzung. Regelmäßige Jour Fixes sind dennoch ein Muss, allerdings sollte auch hier das Prinzip eingehalten werden, dass Ideen frei geäußert werden können.

Doch Mitarbeitergespräche müssen nicht nur mit dem Vorgesetzten stattfinden. Nach und nach etabliert sich zusätzlich eine neue Form des Mitarbeitergesprächs, für das sich Expertengremien spontan bilden – die sich aus dem Personenkreis zusammensetzen, der für das jeweilige Anliegen relevant ist, sei es die schnelle Lösung eines Problems oder Hilfe bei der Entwicklung einer Idee. Auch das ist die Folge unserer immer schnelllebigeren Welt: Nicht immer ist die Führungskraft der richtige Ansprechpartner.

Mitarbeitergespräch – wer darf anwesend sein?

Viel dezidierteres Feedback kommt in solchen Fällen mitunter von:

  • Teammitgliedern
  • Projektpartnern
  • Projektleitern
  • externen Auftragnehmern oder -gebern

 
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Hierfür haben sich Feedbackgespräche im Barcamp-Stil etabliert – mit einem völlig offenen Gesprächsverlauf und Ausgang, damit auch Lösungen oder Ideen eine Chance haben, die spontan entstehen. Denn sie bergen meist das größte Innovationspotenzial.
talent managementDas Prinzip: Der Mitarbeiter, der Gesprächsbedarf hat, lädt Experten dazu ein, die bei der Lösung behilflich sein könnten. Er stellt das Thema kurz vor, dann wird in Projektgruppen oder im Plenum eine Idee ausgearbeitet. Tatsächlich führt diese Form des Austauschs in der Regel zu überraschend griffigen und neuartigen Ergebnissen.

Hierbei können HR Software Lösungen helfen, den Austausch zu fördern und spontane Barcamps zu ermöglichen: Per Videoübertragung an andere Standorte können zum Beispiel auch die Kollegen aus Fernost oder externe Experten zugeschaltet werden.

Über das firmeninterne Netzwerk können Dokumente aus der Cloud sicher und schnell abgerufen und gemeinsam ergänzt werden. Wer sagt denn, dass  Kommunikation immer im gleichen Raum stattfinden muss? Willkommen im Zeitalter von Industrie 4.0. (Bild: © pathdoc / Fotilia.com)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

Kommentare

  1. FABIS
    FABIS 5 Oktober, 2016, 17:04

    Zur Vorbereitung auf Zielvereinbarungs- oder Feedback-Gespräche, sind aktuelle und zuverlässige Umsatz- und Qualitätszahlen notwendig.
    Welche Umsatzzahlen, mit welchem Produkt, bei welchem Kunden, in welchem Zeitraum… Diese Analysen und Auswertungn hängen vom Unternehmen, der Firmenphilosophie und dem Markt ab.

    Führungskräfte finden in der FABIS Vertriebsserie die Informationen, die in Ihrem Unternehmen entscheidend sind. Die Auswertungen sind anpassbar – durch die eigene Fachabteilung, die hausinterne IT oder durch FABIS.

    Führungsgespräche auf Fakten gestützt, werden effektiver und verbindlicher.

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