Painpoints in der Personalarbeit: 4 Wege zu mehr Effektivität

Painpoints in der Personalarbeit: 4 Wege zu mehr Effektivität

Eine neue Studie zeigt die Painpoints in der Personalarbeit auf, aber auch Mittel und Wege, diese zu lösen. 

Personalarbeit: Wie sind KMU’s aufgestellt?

HR Software-Hersteller Agenda wollte wissen, wie kleine und mittelständische Unternehmen  bei ihrer Personalarbeit aufgestellt sind und hinterfragte in einer Studie die vorherrschenden Strukturen und Prozesse im Personalwesen kleiner und mittlerer Unternehmen in Deutschland.

Vergleich HR-Software

Der Fokus lag dabei vor allem auf den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalmanagement. Denn diese Prozesse sind nicht nur unternehmenskritisch, sondern auch besonders zeitaufwändig.

Dabei interessierte vor allem, inwieweit Unternehmen auf passende HR Software für den Auf- und Ausbau eines professionellen Personalwesens setzen. Dazu wurden deutschlandweit 173 kleine und mittlere Unternehmen online und telefonisch befragt. Unter den Teilnehmern befanden sich Führungs- und Fachkräfte aus dem Personalwesen, Mitarbeiter der kaufmännischen Geschäftsführung sowie Geschäftsführer.

Personalarbeit: Wo besteht der größte Handlungsbedarf?

Sie standen Rede und Antwort zu den großen Megatrends, die Personalverantwortliche in der Personalarbeit aktuell vor erhebliche Herausforderungen stellen:

  1. Zeitmangel
  2. Digitalisierung
  3. War for Talents
  4. Überbürokratisierung

Die Ergebnisse der Studie belegen, dass in allen Bereichen der Personalarbeit mögliche Potenziale, die zur Verbesserung der aktuellen Situation beitragen könnten, noch nicht ausreichend genutzt werden.

1 –  Zeitfresser killen

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Eines der zentralen Ergebnisse ist zum Beispiel, dass kleine und mittlere Unternehmen eine der zeitaufwändigsten Aufgaben am liebsten selbst erledigen: die Personalabrechnung. Über 70 Prozent der befragten Betriebe erstellen die Abrechnung im Haus – und das völlig unabhängig davon, ob sie eine Personalabteilung haben oder nicht.

Die Unternehmen begründen das unter anderem mit einem geringeren Abstimmungsaufwand und Kosteneinsparungen gegenüber Dienstleistern. Damit liegen sie laut den Erhebungen von Agenda auch goldrichtig.

Tatsächlich sparen kleine und mittlere Unternehmen weder Zeit noch Aufwand in der Personalarbeit, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister outsourcen. Im Gegenteil sind Betriebe, die mit hausinterner Lohnabrechnung arbeiten wesentlich effizienter.

Voraussetzung dafür ist jedoch in vielen Fällen, hierbei mit der passgenauen HR Software Lösung zu arbeiten. Hier besteht allerdings noch viel Luft nach oben. Ganze 80 Prozent der Betriebe drucken, kuvertieren und versenden ihre Lohndokumente zum Beispiel noch, anstatt sie ihren Mitarbeitern einfach online zur Verfügung zu stellen.

2 – Digitalisierung: Unternehmen liegen zurück

Aber auch in anderen Bereichen der Personalarbeit besteht beim Einsatz von HR Software noch viel Luft nach oben. Noch am häufigsten genutzt werden Lösungen für die Zeiterfassung und Urlaubsbeantragung.

Wesentlich geringer fällt hingegen der Digitalisierungsgrad bei der strategischen Personalarbeit aus: Von den befragten Unternehmen führt zum Beispiel gerade einmal ein Viertel eine digitale Personalakte oder dokumentiert Fortbildungsmaßnahmen elektronisch.

Dass Firmen mit dieser zögerlichen Haltung bei der Digitalisierung ihrer Prozesse bares Geld verbrennen, belegt die Erhebung „Digital Europe“ des McKinsey Global Institutes (MGI). Dieser zufolge nutzt die Deutsche Wirtschaft 90 Prozent ihres digitalen Potenzials nicht aus. Das entspricht einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von 500 Milliarden Euro bis zum Jahr 2025.

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Die gute Nachricht ist aber: Die Kunde scheint inzwischen bei HR angekommen sein. Denn in ihrer Zukunftsplanung zeigen sich Betriebe insbesondere gegenüber dem Einsatz von HR Software in der Personalarbeit verhältnismäßig offen, konstatieren die Macher der Agenda-Studie. Künftig wollen kleine und mittlere Unternehmen vor allem auf die digitale Personalakte sowie Lösungen für die Zeiterfassung setzen.

3 – Den War for Talents managen

Dass dabei aber nur elf Prozent der Unternehmen in Zukunft auf ein Bewerbermanagementsystem zurückgreifen wollen, überrascht angesichts der aktuellen Arbeitsmarktzahlen allerdings. Denn die Fachkräftenachfrage bewegt sich aktuell auf Rekordniveau und parallel dazu ist der Arbeitsmarkt wegen des Fachkräftemangels und demografischen Wandels vielen Bereichen leergefegt.

Betroffen sind laut der Bundesagentur für Arbeit vor allem technische Berufsfelder sowie Gesundheits- und Pflegeberufe. Hinzu kommen die Berufsfelder Elektrotechnik, Ingenieurwesen für Ver- und Entsorgung, Informatik und Pharmazie.

Aufgrund der immer schlechteren Verfügbarkeit von Fachkräften rechnen Unternehmen auch in Zukunft mit ansteigenden Besetzbarkeitsproblemen. Laut der Studie Recruiting Trends, die die Universität Bamberg jährlich mit dem Karriereportal Monster veröffentlicht, prognostizieren die deutschen Top-1.000-Unternehmen für 2017 eine steigende Zahl an freien Stellen, wobei bis zu 35,6 Prozent der Vakanzen nur schwer zu besetzen sein werden. Bei 5,6 Prozent der offenen Stellen halten es die Betriebe sogar für unmöglich, passende Kandidaten zu finden.

Nichtsdestotrotz erschweren sich laut der Agenda-Studie viele Betriebe die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter. Knapp drei Viertel der befragten Unternehmen verzichten auf eine Software für das Bewerbermanagement. Fast die Hälfte (40 Prozent) erfasst Qualifikationen noch in Listen. Nur jedes fünfte Unternehmen erfasst die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter systematisch in einer Software.

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Vielen Arbeitgebern fehlt folglich der Überblick, welche Skills sie bereits im Haus haben. Dabei müssten vielleicht nicht für alle offene Aufgaben neue Talente gesucht werden, sondern vom bestehenden Personal erledigt werden. Dafür müsste man aber wissen, was die einzelnen Mitarbeiter können.

Fatal! Denn der fehlende Überblick kann sich schnell nachteilig auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auswirken. Einerseits, weil wichtige Aufgaben über lange Zeit unerledigt bleiben und andererseits, weil unnötig hohe Recruiting-Kosten entstehen.

4 – Überbürokratisierung abbauen

Doch die Probleme in der Personalarbeit sind noch vielfältiger. Vor allem klagen viele Personaler über zu viel Administrationsaufwände. In vielen Fällen sind diese Probleme jedoch hausgemacht. Ganze 74 Prozent der Personalverantwortlichen nutzen bei der Personalarbeit Insellösungen und müssen Daten mehrfach in verschiedene Programme einpflegen.

Diese doppelte Buchhaltung sorgt für schier unübersichtliche Bürokratie-Berge und birgt erhebliches Potenzial für Fehler. Diese entstehen zum Beispiel dann, wenn nicht alle Daten in allen Systemen konsequent aktualisiert werden.

Auswertungen und Statistiken werden zudem extrem aufwändig, wenn die benötigten Informationen an verschiedenen Orten gespeichert sind und die Systeme nicht miteinander kommunizieren. Doch nur in jedem fünften Betrieb greifen die Programme auf einen zentralen Datenbestand zu.

Eine zentrale Ablage von Daten und Systeme, die bereichsübergreifend auf diese zugreifen, würde hingegen vieles vereinfachen:

  • Informationen wären immer auf den neuesten Stand
  • doppeltes Pflegen der Listen gehörte der Vergangenheit an

Überdies könnte HR durch den Einsatz Self-Service Prozessen weiter entlastet werden, indem Mitarbeiter und Manager in die Administration der Daten aus ihrem Bereich eingebunden werden.

Fazit: Handeln tut in der Personalarbeit mehr als Not

Es liegt auf der Hand: Ohne Unterstützung durch professionelle HR-Systeme wird es Unternehmen kaum gelingen, die aktuellen Megatrends unserer Zeit zu bewältigen. Die Zeit dafür ist mehr als reif, wie auch der HR Software Report 2017 des Online-Portals HRM.de bestätigt.

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Diesem zufolge beklagen viele HR-Experten, dass HR-Prozesse in ihrem Unternehmen zwar bereits IT-gestützt abgewickelt werden. Aber nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen sind mit ihrer aktuellen Lösung „sehr zufrieden“.

Was ihnen vor allem zu schaffen macht:

  • wiederkehrende technische Probleme
  • eine eingeschränkte Funktionstüchtigkeit
  • nicht funktionierende Schnittstellen zu anderen Lösungsanbietern
  • eine unvollständige Abbildung der hauseigenen Prozesse
  • ein schlechter Support des Anbieters
  • Medienbrüche

Hoch automatisierte Lösungen für das Personalmanagement, Bewerbermanagement und zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere kritische HR-Bereiche, deren Funktionen perfekt zu den Abläufen im Haus passen, würden diese Probleme obsolet machen. Und HR gewänne endlich die Zeit, sich um seine eigentliche Aufgabe zu kümmern: Die Entwicklung und Betreuung der Ressource Mensch. (Beitragsbild: Konstantin Hermann, Fotolia.com, Grafiken: Agenda)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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