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Offboarding: HR Software entlastet von Bürokratie

Offboarding: HR Software entlastet von Bürokratie

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Mitarbeiter, ein Unternehmen verlässt. In jedem dieser Fälle es ist wichtig, dass die Personalabteilung scheidenden Angestellten stets eine perfekte Offboarding Erfahrung bietet. Die richtige HR Software kann zu einem besseren Ergebnis führen. Vieles erledigt sich mit ihr wie von selbst.

Arbeitslosigkeit sinkt, Fluktuation steigt

Die Arbeitslosenquote betrug im Januar 2019 nur noch etwas über 5 Prozent. Damit steht der deutsche Arbeitsmarkt so gut da wie noch nie seit der Wiedervereinigung. Für Unternehmen geht das damit einher, dass sie sich immer stärker mit dem Thema Offboarding auseinandersetzen müssen.

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Denn generell nimmt die Fluktuation der Mitarbeiter immer dann zu, wenn die Lage am Arbeitsmarkt am besten ist. Logisch: Arbeitnehmer sehen sich einer steigenden Zahl an Jobangeboten gegenüber und sind wechselbereiter.

Studie belegt: Jeder Zweite will seinen Job an den Nagel hängen

Eine Umfrage des Personaldienstleisters Manpower Group Deutschland unter 1010 Bundesbürgern belegt das. Fast die Hälfte der Befragten denkt ernsthaft über einen Jobwechsel nach.

Ist die Entscheidung gefallen und die Kündigung liegt auf dem Tisch, sollten Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht einfach so ziehen lassen, sondern für einen guten Offboarding Prozess sorgen. Was ist das? Während im geläufigeren Onboarding alles dafür getan wird, dass ein Mitarbeiter gut im Unternehmen ankommt, beschäftigt sich das Offboarding mit dem genauen Gegenteil: Einem optimal gestalteten Trennungsprozess beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Warum ist Offboarding so wichtig?

Warum ist Offboarding so wichtig? Dafür gibt es mehrere Gründe:

  1. Wer im Guten auseinandergeht, findet vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder zusammen, wenn sich im Unternehmen neue Möglichkeiten für das jeweilige Talent ergeben haben. Das ist immer häufiger der Fall. Früher war eine Trennung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Trennung für immer. Doch heute kehren Berufstätige öfter wieder an ihre alte Wirkungsstätte zurück – als Bumerang-Mitarbeiter. Für Unternehmen geht das mit Vorteilen einher. Diese Mitarbeiter arbeiten sich schnell ein, kennen die Firma und ihre Ziele bereits gut und laufen weniger Gefahr, nach ein paar Monaten wieder abzuspringen – schließlich kennt man sich bereits und weiß, worauf man sich einlässt.
  2. Eine Trennung im Guten hat außerdem einen positiven Effekt für die eigene Arbeitgebermarke und das Unternehmensimage. Verläuft die letzte Erfahrung, die Mitarbeiter mit der Organisation gemacht haben, reibungslos, werden sie auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie Glassdoor oder Kununu oder auch in den Sozialen Medien und in ihrem Bekanntenkreis positiv über ihre Zeit mit dem Unternehmen sprechen. Das stärkt die Reputation.
  3. Ein guter Offboarding-Prozess ist aber noch aus einem anderen Grund wichtig: Das Fehlen eines effektiven und konsistenten Workflows für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, kann ein erhebliches Compliance-Risiko darstellen. Zum Beispiel ist es wichtig, über Prozesse zu verfügen, die gewährleisten, alle wichtigen Dokumente gesetzeskonform und fristgerecht auszustellen und auszuhändigen. 

Offboarding: Diese Schritte sind wichtig

Damit das Offboarding reibungslos funktioniert, muss die Personalabteilung an viele verschiedene Schritte gleichzeitig denken:

  • Offboarding-Interview: In diesem kann HR nach den Gründen fragen, die zu der Kündigung geführt haben. Das ist wichtig, um Anhaltspunkte zu gewinnen, wo es im Unternehmen in punkto Mitarbeiterbindung hakt.
  • Das Zeugnis muss erstellt werden.
  • Die IT muss benachrichtigt werden, wann Mitarbeiterzugänge gesperrt werden sollen.
  • Gehaltszahlungen müssen eingestellt werden.
  • Und, und, und.

Wer all das manuell managen will, läuft Gefahr, wichtige Punkte zu übersehen. Das verschlechtert die Offboarding-Erfahrung des Mitarbeiters im schlimmsten Fall, weil Vieles auf den letzten Drücker und unter Druck geschieht.

Offboarding: Prozesse automatisieren

Eine über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg vernetzte HR Software mit einem hohen Autimatisierungsgrad hilft, dass dieses Szenario nicht eintritt. Die vielen einzelnen Schritte lassen sich innerhalb einer HR Software in einem automatisierten Workflow abbilden. So gerät nichts in Vergessenheit und auch die Compliance-Regelungen bleiben gewahrt.

Das ganze könnte zum Beispiel so aussehen:

  • Ein Mitarbeiter beschließt, die Organisation freiwillig zu verlassen und teilt dies der Personalabteilung mit.
  • Daraufhin stößt HR einen automatisierten Offboarding-Prozess in seiner HR Software  an.
  • Der Mitarbeiter erhält nun eine automatisierte Mail, die ihn freundlich auffordert, verschiedene Offboarding-Dokumente auszufüllen oder Bestätigungen durchzuführen.
  • Mit einem Klick auf den integrierten Link gelangt er auf das Mitarbeiterportal der eigesetzten HR Software und kann die nötigen Eingaben und Bestätigungen vornehmen.
  • Parallel definiert die Personalabteilung innerhalb der HR Software ein Austrittsdatum. Diese initiiert einen automatischen Prozess, der alle IT-Zugänge zu einem bestimmten Stichtag sperrt.
  • Auch der Mitarbeiterausweis wird zu einem bestimmten Enddatum gesperrt.
  • Und das Payroll-System wird informiert, dass ab einem bestimmten Datum keine Gehaltszahlungen mehr überwiesen werden.
  • Gleichzeitig erhält der Mitarbeiter  eine automatische Nachricht, in der er aufgefordert wird, sein IT-Equipment an Tag X zurückzugeben.
  • Jegliche Kündigungsunterlagen werden automatisch in der Mitarbeiterdatei innerhalb des Personalverwaltungssystems archiviert und nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
  • Parallel erinnert die HR Software die Personalabteilung daran, ein Exit-Interview mit dem Mitarbeiter zu planen und einen Termin zu vereinbaren.
  • Auch die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist sichergestellt. Ein gutes Offboarding System aktiviert automatisch den Arbeitszeugnisgenerator, der das Verfassen dieses wichtigen Dokuments zum Kinderspiel macht.

Mehr Zeit für das Wesentliche: Den Mitarbeiter

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Eine solche Prozessautomatisierungskette über verschiedene HR Bereiche hinweg bedeutet, dass HR mehr Zeit hat, sich intensiver um den Mitarbeiter zu kümmern und nicht in Bürokratie untergeht. Die erledigt die Software. Automatisch.

 


 

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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