Onboarding 4.0: Die Arbeitswelt im permanenten Beta-Zustand | HR-Software-Vergleich | Das unabhängige Vergleichsportal für die Personalwirtschaft

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Onboarding 4.0: Die Arbeitswelt im permanenten Beta-Zustand

Onboarding 4.0: Die Arbeitswelt im permanenten Beta-Zustand

Die Strukturen der Arbeit wandeln sich. Studien sagen zum Beispiel voraus, dass das Digitalzeitalter eine Ära kurzfristiger und wechselnder Arbeitsverhältnisse sein wird. Für Arbeitgeber rückt damit das Thema Onboarding stärker ins Zentrum. Neue Mitarbeiter müssen rasch und effektiv in die Organisation integriert werden, damit sie ihre Potenziale so schnell wie möglich entfalten. 

Die Zukunft der Arbeit ist unstet

Eine Zukunftsstudie der Deutschen Telekom zusammen mit der Universität St. Gallen zeichnet die baldige Arbeitswelt in anderen Farben und Formen als wir sie heute kennen. Die Forscher sagen, dass Arbeiten 4.0 geprägt sein wird von:

  • Häufig wechselnden Arbeitsorten
  • Wechselnden Teams
  • Befristeten Arbeitseinsätzen

Auch Freelancing, Projektarbeit und Leiharbeit nehmen zu. Die Gründe dafür sind vielfältig. Da ist zum Beispiel der War for Talents, der es immer schwieriger macht, Fachkräfte zu finden. Die Studie Recruiting Trends 2018, die das Karriereportal Monster jährlich gemeinsam mit der Universität Bamberg erhebt, zeigt, wie sehr sich der Fachkräfteengpass in den letzten Jahren verstärkt hat.

Fachkräftemangel führt zu weiteren Verschiebungen auf dem Arbeitsmarkt

Die Zahl der unmöglich zu besetzenden Stellen steigt kontinuierlich. Waren es im Jahr 2009 noch fünf Prozent der Vakanzen, die nicht besetzbar waren, hat sich der Wert innerhalb von acht Jahren bei den Top-1000-Unternehmen um zwei Prozent erhöht.

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Bei den IT-Unternehmen lag der Spitzenwert im Jahr 2017 sogar bei fast 13 Prozent. Nichts liegt da näher, als die Löcher in der Personaldecke vorübergehend oder dauerhaft mit Freelancern, Leiharbeitern, Projektarbeitern etc. auszufüllen.

Begünstigt wird das durch die zunehmende globale Vernetzung und die steigende Transparenz der Skills global verfügbarer Talente. Business-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn ermöglichen es, das richtige Expertenprofil per Knopfdruck für einen Job ausfindig zu machen und Kontakt aufzunehmen. Weltweit. Rund um die Uhr. In Echtzeit. Da aber die Zahl der Experten zunehmend abnimmt, werden sich Arbeitgeber High Potentials künftig teilen, sagen die Zukunftsforscher voraus.

Organisation der Zukunft

Die Organisation der Zukunft ist damit hochagil und muss sich immer wieder neu erfinden. Fast so, als befände sie sich in einem permanenten Beta-Zustand, sagt Veit Lemke von Haufe. Das bleibt nicht ohne Folgen auf die „Ressource“ Mensch. „Die Auswirkung von ‚permanent beta‘ ist gerade auf die Einarbeitung, Integration und Bindung von neuen Mitarbeitern gravierend“, so der Senior Manager der Haufe Group, der bei der Zukunft Personal Europe 2018 in einer Keynote aufzeigt, wie Onboarding künftig gestaltet sein muss, um neue Mitarbeiter von Anfang an erfolgreich zu machen.

Dabei wird er nicht verschweigen, wie vielfältig die Probleme sind, die beim Onboarding bestehen. Zu kürzer werdenden und freieren Arbeitsverhältnissen und den damit verbundenen Unsicherheiten komme hinzu, dass in der Arbeitswelt 4.0 vier Generationen arbeiten, die unterschiedlicher nicht sozialisiert sein könnten.

Unterschiedliche Generationen, unterschiedliche Arbeitsweisen

Die Babyboomer etwa, die ihre Berufslaufbahn noch in der Zeit komplett analoger Kommunikations- und Arbeitsweisen begonnen haben, die Generation X, die die Anfänge der Digitalisierung im Teenageralter miterlebte und die Generationen Y und Z, die in einer bereits voll digitalisierten Welt aufgewachsen sind.

Die Gefahr ist groß, dass die unterschiedlichen Prägungen zu Missverständnissen und Spannungen führen, weil Aufgaben aus völlig unterschiedlichen Perspektiven angegangen werden. Umso wichtiger ist es, neue Mitarbeiter von Beginn an nachhaltig zu integrieren. So stellen Arbeitgeber ab dem ersten Tag sicher, dass das neue Teammitglied direkt produktiv arbeitet, weil es sich mit seinen Kollegen versteht und einen Überblick über Abläufe und Prozesse hat.

Onboarding in drei Dimensionen

Veit Lemke:„Onboarding sollte daher künftig aus drei Dimensionen gesehen werden: Was kann die Organisation tun, um die neuen Mitarbeiter erfolgreich onzuboarden? Was können die Menschen tun, um die neuen Mitarbeiter erfolgreich onzuboarden? Wie kann Technologie unterstützen, die neuen Mitarbeiter erfolgreich onzuboarden?“

Eine moderne Onboarding-Lösung wie die von Haufe kann in allen Dimensionen unterstützen. Das Tool kommt bereits ab dem Tag der Vertragsunterschrift zum Einsatz. So funktioniert’s: Organisationen heißen Mitarbeiter in einer Nachricht noch vor dem ersten Arbeitstag willkommen, gratulieren zur Vertragsunterzeichnung und geben einen Einblick in ihr Unternehmen, indem sie Informationen über die Kultur, bestehende Leitlinien und die Geschichte teilen.

Auch die Kontaktdaten und Namen von Ansprechpartnern, die bereits vor dem ersten Arbeitstag kontaktiert werden können, sollten nicht fehlen. Ebenfalls integrierbar sind Präsentationen über Produkte, Services oder Veröffentlichungen und – natürlich – Informationen über das neue Team.

Onboarding: Die ersten Tage im neuen Arbeitsumfeld

Die Software hilft auch dabei, die ersten Tage im neuen Arbeitsumfeld zu steuern. Zum Beispiel steht in ihr ein strukturierter Einarbeitungsplan zur Verfügung, der dem Neuankömmling aufzeigt, wie die ersten Tage ablaufen. Bei offenen Fragen lässt sich die persönliche Kommunikation jederzeit durch online-Kommunikation in Echtzeit ergänzen. So fühlt sich der neue Mitarbeiter direkt wohl und gut aufgehoben.

Das Tool kann noch mehr: Es bietet auch einfache und spielerische Möglichkeiten, sich online mit Kollegen zu vernetzen. Und dem neuen Mitarbeiter lassen sich erste kleine Aufgaben und Hintergrundinfos zuweisen. So bringt sich direkt sinnvoll ein. Auch unternehmensinterne Workflows in punkto Facility Management, IT oder HR lassen sich steuern. Zum Beispiel kann HR anderen Fachbereichen Aufgaben zuweisen. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes etwa, damit dieser gleich am ersten Arbeitstag fix und fertig da steht.

Der weitere Verlauf der Onboarding-Phase

Im weiteren Verlauf der Onboarding-Phase lassen sich weiterführende Informationen nach einem festgelegten Zeitplan mit dem Mitarbeiter teilen und sich die Inhalte perfekt dosieren. Diese zum Beispiel:

  • Aktivitäten des Unternehmens
  • Zusatzleistungen
  • Ziele und Zielsysteme
  • Weiterbildungs-Möglichkeiten

Zur weiteren fachlichen Einarbeitung stellen Arbeitgeber dem Mitarbeiter über das Tool wichtige Artikel, Berichte oder Dokumente zur Verfügung und sorgen mit spielerischen Formaten wie Umfragen für eine abwechslungsreiche Onboarding-Phase.

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Onboarding per App

Und das Beste: Das Ganze funktioniert auch zeit- und ortsunabhängig per App, was gerade die Generationen Y und Z erfreuen dürfte, die vorrangig per Smartphone kommunizieren. So macht Onboarding auch in unsteten Zeiten der Digitalisierung Spaß.


 

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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