Was ist der Return on Investment (ROI)?
HR-Software ist seit Jahren eine beliebte Investition, aber macht sie sich wirklich bezahlt? In der Praxis kann die Berechnung des ROI - oder Return on Investment - Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und das Risiko bei der Auswahl zu minimieren.Ist HR Software für KMU zu teuer?
Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, in denen HR in der Regel nur von einer Person verwaltet wird, wird die Implementierung einer dedizierten HR Software-Lösung oft als zu teuer angesehen. Dabei kann HR-Software eine kostengünstige und effiziente Methode zur Verwaltung Ihrer HR sein. Viele Personaler behelfen sich deshalb noch mit der Verwaltung wichtiger Daten in Excel Listen. Dass dem so ist, wird von Entscheidungsträgern oft aus dem Bauch heraus mit der Größe des Unternehmens begründet. Weniger oft basiert diese Entscheidung jedoch auf Grundlage von Zahlen, Daten und Fakten. Doch auch für kleine Firmen kann sich die Implementierung einer HR Software durchaus lohnen. Hier zur Verdeutlichung ein Beispiel aus dem Sektor „Produktion“, wie sehr HR Software zur Effizienz der Prozesse beitragen kann: Ist etwa im Bereich Fertigung die Einsatzplanung des Personals nicht mit der Zeitwirtschaft von HR synchronisiert, in der sich Informationen über Arbeitszeitmodelle, Urlaube und Abwesenheiten durch Krankheit befinden, beläuft sich der Aufwand, die Daten manuell mit dem jeweils anderen System abzugleichen auf 33 Minuten pro Mitarbeiter und Monat. Bei einem Bereich von 100 Personen summiert sich der Aufwand pro Jahr auf 660 Stunden. Für Tätigkeiten, die vollautomatisiert durchgeführt werden könnten.Studien belegen: Abwartende Haltung kostet Summen in Millionenhöhe
Solche Beispiele gibt es für jeden Bereich und Anwendungszweck einer HR Software. Mit ihrer abwartenden Haltung vergeuden Unternehmen also wertvolle Zeit, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden könnte. Und damit auch eine Menge Geld! Wie viel, ist in der Studie „Digital Europe“ des McKinsey Global Institutes (MGI) nachzulesen. Dieser zufolge nutzt die Deutsche Wirtschaft 90 Prozent ihres digitalen Potenzials nicht aus. Das entspricht einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von 500 Milliarden Euro bis zum Jahr 2025.Return on Investment: Wie berechne ich den ROI?
Sämtliche Fakten sprechen also für eine Implementierung einer HR Software. Doch wie können Unternehmen herausfinden, welche Lösung rentabel für ihr Unternehmen ist? Hier schließt sich der Kreis zum Return on Investment. Der ROI wird üblicherweise in Prozent ausgedrückt (z.B. 120 Prozent), im Anglo-amerikanischen Raum teilweise auch als Faktor (z.B. 1,2). Hierzu wird der Netto-Gewinn (exklusive Umsatzsteuer) mit dem investierten Kapital in ein Verhältnis gesetzt: Netto-Gewinn / investiertes Kapital X 100. Um den zu erwartenden ROI für eine HR Software berechnen zu können, sollten Personaler zunächst Angebote bei verschiedenen Software-Anbietern einholen, um die direkten Kosten, die entstehen, zu klären. Zunächst sollten Personalverantwortliche dafür eine Auswahl von Lieferanten für eine HR Software treffen.Welche Informationen HR-Software-Anbieter bereit stellen sollten
Um die richtige Entscheidung treffen zu können, sollten potenzielle Nutzer die Lösungsanbieter für sich "arbeiten" lassen. Ein individueller Kosten-Nutzen-Plan ist in diesem Prozess bereits enthalten, und es ist wichtig, dass so viele Details wie möglich zur Verfügung gestellt werden, damit Sie einen genauen Überblick darüber bekommen, welche Software welche Zeit- oder Geldersparnis mit ihrer Nutzung bringt! Im nächsten Schritt kann HR einen Business Case erstellen, der auf den Informationen des Softwareanbieters basiert und einen Überblick über die attraktivsten Lösungen bietet. Diese gilt es dem Management zusammen mit den gemachten Analysen und Schlussfolgerungen über die eigenen Prozesse und deren Kosten präsentieren. Letzter Punkt ist die eigentliche Herausforderung. Sie liegt darin, zu bestimmen, wie hoch die Gesamtkostenersparnis ausfällt, sobald die gesamte Organisation das neue System nutzt. Der Kern des Problems: Viele Unternehmen wissen nicht wirklich, welche Zahlen und KPI’s dazu aus HR herangezogen werden sollen.
© Song_about_summer – stock.adobe.com
Den Ist-Zustand berechnen
Nützlich wären in diesem Zusammenhang etwa Fakten über die Geschwindigkeit, in der ein Rekrutierungsprozess mit und ohne Software abgewickelt wird und die zu erwartende Kostenersparnis. Oder die Zeit- und Geldersparnis, die mit der Einführung einer administrativen Verwaltungssoftware einhergeht. Doch das Problem ist: In der Regel werden solche Statistiken des Ist-Zustands nicht erhoben. Das erschwert natürlich die Diskussionsgrundlage für HR. Wer die aktuelle Situation nicht definieren kann, wird es schwer haben, die benötigte Investition handfest zu begründen. Es hilft also nichts! HR muss sich die kurz- und langfristigen Ziele der Organisation anschauen und die eigene Rolle bei der Erreichung dieser Aufgaben – für Aktionäre, Finanzpartner und andere interne und externe Stakeholder – herausarbeiten. Dazu muss jede Aktivität, die in jedem HR-Prozess von der Rekrutierung bis zu operativen Tätigkeiten, Gespräche mit Mitarbeitern und Managern protokolliert und aufgezeichnet werden. Zum Beispiel:- Wie oft bitten die Mitarbeiter um Urlaub?
- Wie viel Zeit kostet jede Anfrage den Mitarbeiter, das Linienmanagement und HR, das zu verarbeiten?
- Welche Kosten sind daraus abzuleiten?
- Um wie viel würde eine passende HR Software die Kosten senken?
