Risiken bei HR Software aus der Cloud: Was Mittelständler unbedingt beachten sollten!

Risiken bei HR Software aus der Cloud: Was Mittelständler unbedingt beachten sollten!

Cloud – die Datenwolke ist im Bereich der HR Software Lösungen inzwischen allgegenwärtig. Immer mehr Anwendungen werden als Cloud-Dienste angeboten. Gerade für Mittelständler ist das attraktiv. Immerhin kauft man sich mit dem Cloud-Service den Kundenservice gleich mit ein. Die Daten werden in einem externen Rechenzentrum vorgehalten, für dessen Wartung sich der Cloud-Betreiber verantwortlich zeichnet. Mittelständler, die sich für die Cloud entscheiden, sollten sich aber neben den Vorteilen auch den Risiken bewusst sein. Dann klappt’s auch mit der Auswahl des passenden Anbieters. 

Wie funktioniert die Cloud?

Die Cloud bietet insbesondere kleineren und mittlere Unternehmen Chancen: Für sie ist die Einrichtung und der Betrieb von eigenen File- und E-Mail-Servern oftmals nicht nur zeit-, sondern auch höchst kostenintensiv. Die Cloud wird hingegen oft als wartungsfreier und schnell verfügbarerer Service verstanden.

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Die Beliebtheit der entsprechenden Software Lösungen wächst daher quasi sekündlich. Bereits 2018 soll der Umsatz mit Cloud-Lösungen in Deutschland 19,8 Milliarden Euro betragen und dürfte damit innerhalb eines Jahres um satte 28 Prozent wachsen. Auch im Bereich der HR Software sind viele Lösungen via Cloud abrufbar.

Wie funktioniert das genau? Bei einer Cloud-Lösung wird eine IT-Infrastruktur – das umfasst etwa Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungssoftware – als Dienstleistung über das Internet bereit gestellt. Der Anwender braucht die jeweiligen Tools nicht auf seinem lokalen Rechner zu installieren, sondern ruft die Daten über technische Schnittstellen und Protokolle sowie über Webbrowser ab.

Für den Anwender wird damit einiges einfacher: Denn er braucht sich nicht mehr um den Support seiner Systeme und Daten zu kümmern. Es müssen keine Server gekauft, installiert und angepasst werden und der administrative Aufwand ist für ihn daher sehr gering. All das macht der jeweilige Cloud-Anbieter für ihn.

Die Anbindung an die Cloud

Aber kein Pro ohne ein Contra: Allerdings müssen auch Cloud-Anwendungen vom Kunden verwaltet werden. Rechte müssen vergeben und Benutzerrollen definiert werden. Das wird umso komplexer, je größer das Unternehmen ist und je mehr Nutzer auf ein System zugreifen.

Hinzu kommen Schnittstellen, die konfiguriert werden müssen, damit das hauseigene System mit der Cloud überhaupt kommuniziert. Diese sind meist einfach, aber nicht immer ganz intuitiv. Wer eine interne IT-Abteilung hat, dürfte hier keine Probleme haben. Anwender, die über keinen eigenen IT-Support verfügen, sollten klären, ob und inwiefern der HR Softwareanbieter bei der Implementierung unterstützt.

Integration der Cloud ins hauseigene System

Das wird spätestens dann zur Notwendigkeit, wenn ein Unternehmen auf die Cloud-Dienste verschiedener Anbieter zugreifen will. Das ist gar nicht einmal so selten. Nicht jeder HR Software Anbieter bietet schließlich Tools für alle HR Bereiche an.

Das kann mit einer recht komplexen Integration einhergehen. Alles sicher keine unlösbaren Probleme, aber spätestens dann sollte der Anbieter die Integration maßgeschneidert vor Ort übernehmen. Mitunter sind neue Schnittstellen zu programmieren oder ähnliches. Hiermit sollte der Anwender auf keinen Fall allein da stehen.

Wie kommen die Daten in die Cloud?

Darüber hinaus sollten Anwender und Lösungsanbieter klären, wie die Daten nach erfolgreicher Anbindung an die Cloud in die selbe kommen. Denn es kann schon einigen Aufwand bedeuten, Daten für Business-Anwendungen in die Cloud migrieren. Welchen Service bietet der Software Hersteller dafür?

Auch hier gibt es erhebliche Unterschiede. Während einige Lösungsanbieter den Anwender mit der Migration seiner Daten ziemlich allein lassen, bieten andere Full-Service-Lösungen an, die sogar soweit gehen, dass Daten, die bislang nur auf Papier vorgehalten wurden, digitalisiert werden.

Was passiert beim Anbieterwechsel?

Zugegeben: Man sollte eigentlich zu Beginn einer Beziehung nicht gleich an Trennung denken. Im Falle einer Cloud Software ist das allerdings durchaus sinnvoll. Anwender sollten klären, wie sie ihre Daten im Falle eines Anbieterwechsels wieder zurück bekommen und inwiefern sie sicher sein können, dass diese wirklich vom Server des Anbieters verschwinden. Gute Anbieter können hier mit einer Lösung aufwarten, die für beide Seiten kosten- und nervenschonend ist.

Es gibt aber noch ein ganz anderes Risiko bei der Wahl des Anbieters. Die Frage nämlich: Wie sicher ist es, dass sich dieser am Markt hält? Gerade im Bereich der HR Software tummeln sich aktuell viele Startups. Viele werden sich etablieren. Ob das alle sein werden, ist jedoch fraglich. Genauso gut können aber auch die Big Player von den kleinen, wendigen Wettbewerbern überrollt werden.

Gibt es regelmäßige Backups?

Ein wichtiges Kriterium, das in dieser Hinsicht für mehr Sicherheit sorgt, ist ein Blick auf die Referenzliste eines Anbieters. Vielleicht stellt der HR Software-Hersteller auch den Kontakt zu einem langjährigen Kunden her, mit dem man sich austauschen kann. Eine solche Solidität der Anbieter ist ein wichtiges Kriterium dafür, dass der Anwender nicht auf einmal ohne Dienst und ohne Daten dasteht.

Die Alternative ist der Aufbau einer internen Backup-Infrastruktur und die regelmäßige Sicherung der Daten im eigenen Unternehmen. Das ist zwar technisch komplexer, kann aber für ein Plus an Sicherheit sorgen. Andererseits entfallen damit in Teilen die Vorteile der Einfachheit und der Kostenersparnis. Deshalb sollten sich interessierte Unternehmen vorab genau überlegen, welche Daten sie in der Cloud vorhalten wollen und wie groß das Risiko eines Totalverlusts ihrer Daten ist.

Wie ist es um den Support bestellt?

Potenzielle Anwender sollten auch den Service und den Support eines Dienstleisters daher ganz genau unter die Lupe nehmen. Kriterien sind:

  • Ein persönlicher Ansprechpartner
  • Eine Notfallhotline
  • Ein 24/7-Service

Sicherheit in der Cloud  

Und ganz wichtig: Wie ist es um die Sicherheit der Cloud bestellt? Auch hier lohnt es, zweimal hinzuschauen. Gerade für Anwender im HR-Bereich, in dem hauptsächlich personenbezogene Daten vorgehalten werden, ist es fatal, wenn der Cloud-Anbieter angegriffen wird und diese in die Hände von Cyberkriminellen gelangen.

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Viele Cloud-Anbieter sind aber professionell aufgestellt und verfügen über zertifizierte Prozesse. Außerdem wichtig: Die Server des Lösungsanbieters sollten auf europäischem Boden stehen – damit die strengeren Datenschutzrichtlinien, die in Europa gelten, greifen. Server, die etwa hingegen auf amerikanischem Boden stehen, können leichter legal ausgepäht werden, weil hier ein anderer Datenschutz gilt.

Sicherheit bei Ausfällen

Aber nicht nur Datenklau kann gefährlich werden. Kommt es zum Stillstand der Systeme, kann das für den Anwender mit schweren wirtschaftlichen Schäden einhergehen. Wichtig ist daher auch zu wissen, ob der Cloud-Anbieter für potenzielle Ausfälle gerüstet ist:

  • Gibt es Notstromaggregate für den Fall eines Stromausfalls?
  • Gibt es Internet-Backup-Verbindungen im Fall einer schlechten Online-Leistung?

Die Entscheidung für die Cloud zu fällen, ist leicht. Den richtigen Anbieter zu finden nicht. Im WWW lassen sich die Dienste der Anbieter zwar leicht recherchieren. Doch dabei sollte man es nicht belassen. Auch der Blick auf Vergleichsplattformen und Kundenbewertungen lohnt sich.

Des Weiteren ist es sinnvoll, sich über einen Test-Account einen ersten Überblick über das System zu verschaffen. Danach kann man eine erste Vorauswahl treffen. Es folgt das Gespräch mit dem Anbieter über dessen Leistungsumfang und Vertrag. Und dann sollte dem Schritt in die Datenwolke nichts mehr entgegen stehen. (Bild: rawpixel / Fotolia.com)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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