Sicher, simpel, smart – die digitale Personalakte

Sicher, simpel, smart – die digitale Personalakte

Lebenslauf, Vertragsunterlagen, Mitarbeiterjahresgespräch-Protokolle: Die Personalakte ist wohl die sensibelste Dokumentensammlung, die über einen Mitarbeiter im Unterhemen existiert. Umso wichtiger ist es, diese Informationen zu schützen und an einem sicheren Ort. Dafür gibt es jedoch keine Garantie, wenn Schattenakten existieren oder analoge Ordner nicht datenschutzkonform aufbewahrt werden. Die Lösung liefert die Digitalisierung – beispielsweise mit der digitalen Personalakte vom Software-Hersteller Agenda Informationssysteme.

Mit der digitalen Personalakte alles an einem Ort

Aber warum soll die digitale besser als die analoge Variante sein? Um das zu verstehen, hilft ein Blick zurück in die 90er Jahre. Hänge-Register an Hänge-Register verstopfte damals Büro-Schubladen, dicke Ordner drängten sich in flurlangen Regalen. Ohne Papier ging in Sachen Personalarbeit gar nichts. Personalakten wuchsen dabei teilweise auf über 100 Seiten an. Ein echter Berg an Informationen – und das für jeden einzelnen Mitarbeiter. Forderten Führungskraft, Betriebsrat oder der Mitarbeiter selbst Einsicht in eine Akte, mussten sie in der Regel persönlich in der HR vorstellig werden. Häufig existierten Schattenakten, weil Vorgesetzte Kopien sensibler Informationen, zum Beispiel von Mitarbeiterjahresgesprächen zusätzlich in ihrem Schreibtisch aufbewahrten. Garantierter Datenschutz und Transparenz über vorhandene Unterlagen: Fehlanzeige.

HR-Software Vergleich UP

Wer denkt das sei einzig und allein ein Phänomen der 90er Jahre, der täuscht: Auch heute arbeiten noch viele Personalabteilungen mit Papier. Dabei gibt es längst simple digitale Möglichkeiten, um dem Papierkrieg zu entfliehen. Wer Mitarbeiterdokumente gebündelt digital ablegt, spart bei der Verwaltung jede Menge Zeit. Langes Suchen nach der richtigen Information ist dank der digitalen Personalakte Geschichte, denn der Personalsachbearbeiter findet Unterlagen per Mausklick. Praktischer Nebeneffekt:  Unternehmen gewinnen Platz und reduzieren den Papierbedarf im Büro.

Aktenverwaltung wann und wo Personalabteilungen wollen

Mit der Personalmanagement-Software von Agenda ist die Pflege digitaler Akten von unterschiedlichen Firmenstandorten oder vom Home-Office aus möglich. Die Personalabteilung legt dabei fest, welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf – so ist ausgeschlossen, dass Unbefugte zu sensiblen Informationen Zugang haben. Über cloudbasierte Anwendungen wie das Agenda Personal-Portal gewähren Personaler Führungskräften wie Mitarbeitern digital Einblick in ihre Akten.

Wie das funktioniert? Die Kommunikationsplattform ist als Website mit einem internetfähigen Endgerät von überall aus online erreichbar. Über einen persönlichen Login wählen sich Nutzer ins Portal ein und greifen individuell auf freigeschaltete Dokumente zu. Die Daten sind  sicher verschlüsselt und nur für einen gewissen Zeitraum zugänglich. Danach verschwinden sie automatisch – anders als beim Versand per E-Mail, bei dem das Dokument unter Umständen für immer und ewig im Posteingang schlummert. So ist der Schutz von Informationen gemäß der DSGVO jederzeit gewährleistet.

Cloudanwendungen, mit denen Prozesse miteinander vernetzt werden

Unbenannt.2pngDie digitale Personalakte ist nur ein Baustein innerhalb zahlreicher digitaler Möglichkeiten, die die Personalarbeit in der heutigen Zeit in einen Guss bringen. Software-Lösungen wie die von Agenda sorgen dafür, dass Prozesse durch verschiedene Anwendungen schlanker, effizienter und unmittelbarer ablaufen. Beispiel dafür ist das bereits erwähnte Agenda Personal-Portal. Dabei handelt es sich um eine sogenannte ESS/MSS-Lösung (Employer Self Service/ Manager Self Service). Das Online-Portal besitzt neben der Bereitstellung von Personaldokumenten noch viele weitere praktische Funktionen. Stichwort ist hier die Krankmeldung. Diese lädt der Nutzer als Foto per Web-App direkt vom Smartphone ins Personal-Portal hoch. Die Personalabteilung greift darauf zu, verarbeitet die Information und legt den Beleg anschließend in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ab.

Ähnlich funktioniert das auch mit Lohn- und Gehaltsdokumenten. Ausdrucken, kuvertieren und jedem einzeln zuschicken? Vergangenheit! Über das Personal-Portal stellt die HR-Abteilung die Dokumente ebenfalls online bereit. Der Mitarbeiter hat drei Jahre lang Zeit – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses –, die Dokumente herunter zu laden. Ein Ausdruck ist nicht zwingend nötig.

Noch klarer wird der Vorteil einer Portallösung, wenn es um den Urlaubsantrag geht. Denn für diesen muss die Personalabteilung dank der Cloudanwendung keinen Finger mehr rühren. Der Mitarbeiter hat über die Anwendung Einsicht in die Kalender seiner Kollegen – dort gleicht er deren Urlaub mit seinen Wunsch-Terminen ab. Per Mausklick reicht er anschließend seinen Urlaubsantrag ein, der Vorgesetzte genehmigt unmittelbar. Das Urlaubskonto wird automatisch gepflegt.

Fazit: digitale Personalakte als Grundstein für professionelle Personalarbeit

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Personalarbeit 4.0 bedeutet nicht, Papier umgehend zum Teufel zu jagen. Aber: Wer heute mit digitalen Tools arbeitet, kann Prozesse wesentlich effizienter gestalten. Moderne HR-Lösungen entlasten die Personalabteilung: Mitarbeiter wie Führungskräfte wickeln Vorgänge eigenständig ab. Die digitale Personalakte ist dabei ein erster Schritt, der – verknüpft mit einer intelligenten Software-Lösung wie der von Agenda – dafür sorgt, dass Personalabteilungen den hohen Verwaltungsaufwand minimieren und Datenschutzlücken eliminieren.

Autor: Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing Agenda Informationssysteme.

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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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