Personalwesen in Zeiten des Umbruchs: Strategien für eine erfolgreiche Umsetzung mit der SUMMIT IT
Die Welt des Personalwesens befindet sich in einer Phase des ständigen Wandels. Der Fachkräftemangel, globale Krisen, technologische Fortschritte und sich verändernde Arbeitsmodelle stellen Ihre HR-Abteilung permanent vor neue Herausforderungen. Erschwerend kommt die allgemeine Marktsituation hinzu, die auch perspektivisch keinen Hinweis auf eine strukturelle Verbesserung erkennen lässt. Daher ist es empfehlenswert, sich schnellstmöglich auf die veränderten Bedingungen einzustellen und die notwendigen Schritte einzuleiten. Erfahren Sie, welche Strategien das Personalwesen jetzt braucht, damit Ihr Unternehmen in Zukunft seine Fachkräfte und natürlich auch die Marktposition halten bzw. ausbauen kann.
Die Rolle des Personalwesens hat sich erheblich verändert und ist von einer früheren Lohnabrechnungsabteilung zu einem strategischen HR-Partner im Unternehmen geworden. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, ist auch häufig ein Umdenken innerhalb der Personalabteilung unabdingbar.
Der Fokus innerhalb der Abteilung muss strikt auf die wertschöpfende Personalarbeit ausgerichtet werden. Damit dies gelingt, benötigen die Personaler natürlich den nötigen Freiraum und die richtigen Werkzeuge, um den Aufgaben gerecht zu werden. Zudem benötigen Sie, und dies ist sehr wichtig, die Unterstützung der Unternehmenslenker und ein ausreichendes Budget, denn ohne eine ausreichende Anzahl an gut ausgebildeten und motivierten Fachkräften ist ein Erhalt oder Ausbau Ihrer Marktposition ernsthaft in Gefahr. Zusätzlich kommen neue, in einer solchen Ausprägung nie dagewesene Gefahren im Bereich Datensicherheit sowie Cybersicherheit hinzu, sowie vielschichtige gesetzliche Änderungen im Bereich der Entgeltabrechnung.
Im Folgenden lesen Sie Aufgaben und Anforderungen, die einer strategischen Vorbereitung und Planung bedürfen.
Wie sieht der Ablauf einer neuen Strategie aus?
In Step 1 erstellen Sie im Unternehmen eine Aufstellung, welche Softwarepakete im HR vorhanden sind und wie diese miteinander kommunizieren. Aufgrund von „Insellösungen” geht häufig wertvolle Arbeitszeit verloren. Der Hintergrund sind fehlende oder nicht ausgereifte Schnittstellen. Um den benötigten Datenaustausch trotzdem zu erreichen, erfolgt die Kommunikation z.B. zwischen der Zeitwirtschaft und der Entgeltsoftware sehr häufig über CSV-Dateien oder über die manuelle Datenangabe. Das kostet viel Zeit, die Sie woanders dringend benötigen und viel effektiver einsetzen können.
Im nächsten Step definieren Sie detailliert das Ziel, das es mit der Neuausrichtung zu erreichen gilt. Zusätzlich hilft eine genaue Zieldefinition Ihnen und dem HR-Partner bei der eigenen Ausrichtung und dient mit gesetzten Milestones zusätzlich der Projektüberwachung bzw. der Projektkontrolle. Nicht zu vergessen sind die involvierten Mitarbeiter. Neben den Mitarbeitern der HR-Abteilung, ist es auch für die Führungskräfte oder die Geschäftsführung selbst von unschätzbarem Wert, diese früh mit einzubeziehen. Wenn Sie Ihre Erfahrung und Anforderungen von Beginn an berücksichtigen, werden Sie später gerne als „Botschafter“ für die neue Lösung im Unternehmen tätig werden.
Wenn die Ist-Aufnahme durchgeführt wurde, haben Sie die erste Hürde erfolgreich gemeistert und beginnen mit Step 3:
Die Suche nach einem zukünftigen HR-Strategiepartner
Ab hier beginnt eine der schwierigsten Aufgaben. Leider ist die Anzahl der leeren Versprechungen, der „Alles kein Problem“-Aussagen und der marktschreierischen Darstellungen auch im HR-Umfeld extrem gestiegen. Sie benötigen aber keine bunten Bilder etc., sondern erfahrene HR-Partner, die ein ausgereiftes Prozessverständnis mitbringen und in vielen nachprüfbaren Projekten gezeigt haben, was sie zu einem vernünftigen Preis leisten können. Schauen Sie in Fachzeitschriften nach, recherchieren Sie im Internet und lesen Sie Anwenderberichte. Bereits auf den Anbieterseiten erkennen Sie schnell, wie detailliert der Anbieter seine Lösung vorstellt, welche Kunden er bedient und wie er seine gesamtheitliche Lösung strukturiert. Der Fokus liegt klar auf einer gesamtheitlichen Lösung, egal welche Aufgabenbereiche später von Ihnen selbst oder von Ihrem HR-Partner übernommen werden.
Sehr häufig erscheint als Lösungsvariante ein Mix aus ASP (Application Service Providing) und FSP (Full Service Providing). Als nächster Schritt ist eine erste Präsentation der ausgewählten HR-Partner sinnvoll. Hier erkennen Sie bereits sehr früh, inwieweit Sie eine „Standardpräsentation“ vorgestellt bekommen oder ob die Vorstellung anhand des von Ihnen im Vorfeld abgestimmten Zielkorridors erfolgt.
Nach dieser ersten Sichtung haben Sie bereits gute Vergleichsmöglichkeiten in Bezug auf wichtige Themen wie Hotline-Struktur, Datenhaltung [eigenes Rechenzentrum (RZ) oder Cloud], Verfügbarkeit der Hotline (in Deutschland ansässig oder sitzt die Hotline im Ausland) usw.
Die sicherste Variante in Bezug auf die Datensicherheit ist die Nutzung des eigenen Rechenzentrums Ihres HR-Partners mit Sitz in Deutschland. Diese Variante stellt sicher, dass Ihre Daten Deutschland nicht verlassen und die sehr strengen deutschen Datenschutzrichtlinien umgesetzt werden müssen. Hier ist eine Prüfung relativ einfach, da Sie, angefangen von vorliegenden Wirtschaftsprüferzertifikaten, bis hin zum Zertifikat des Bundesverbandes der Datenschützer (Geprüfter Auftragsverarbeiter) oder dem Zertifikat des Bundesverbandes IT Mittelstand e.V. zum Zertifikat „Hostet in Germany“, die sie bei den Herstellern anfordern können. Die SUMMIT ist ein Vorzeigebeispiel hier.
Im nächsten Step laden Sie Ihre zwei Favoriten zu einer weiteren Präsentation ein, bei der Sie sich detailliert die für Sie passenden Lösungen zeigen und danach diese in einem detaillierten Angebot preislich vorstellen lassen. Gerade für mittelständische Unternehmen gibt es etablierte Lösungen.
Dies ist für Sie von großer Bedeutung, da Sie bzw. der neue Partner das Rad nicht neu erfinden muss. Aus der Praxis setzt sich immer mehr die Lösung einer Arbeitsteilung durch. Innerhalb einer gesamtheitlichen Lösung übernimmt der Anbieter z.B. im Full Service die Entgeltabrechnung, damit sich die eigenen Personaler zu 100 % auf die wertschöpfende Personalarbeit konzentrieren können. Der Hintergrund für eine solche Auslagerung ist vielschichtig. Immer schneller ändern sich die gesetzlichen Anforderungen.
Die Anforderungen an die Datensicherheit wächst aufgrund der immer häufiger auftretenden Cyberattacken und auch die Verfügbarkeit von gut ausgebildeten Abrechnern wird nicht einfacher. Der wichtigste Punkt ist die dringend benötigte Zeit, die wertschöpfenden Arbeiten zu nutzen, d. h. die eigenen Mitarbeiter weiterzuentwickeln und zu coachen. Denn nur durch eine an die neuen Anforderungen ausgerichtete Personalarbeit können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter im Unternehmen bleiben und Sie durch einen ansprechenden Karriereseitenauftritt neue Fachkräfte finden. Zusätzlich kommen Punkte wie das veränderte Wertempfinden, die Reduzierung der Arbeitszeit etc. erschwerend hinzu.
Für diese Aufgaben benötigen Sie softwaretechnische Unterstützung, was der zweite Teilbereich einer integrierten HR-Lösung, dem Personalmanagement und dem Recruiting, ist. Eine professionelle Personalmanagement Lösung bietet Ihnen hier nicht nur softwareseitige, sondern auch prozesstechnische Unterstützung an.
Bestandteile einer professionellen HR-Lösung sind neben einer digitalen Personalakte, einer Onboarding-, Workflow- und Self-Service-Funktion, Bausteine für die Organigrammdarstellung, Personalentwicklung oder Ausbildungsverwaltung. Last but not least gehört eine ausgereifte Recruitment-Lösung natürlich ebenfalls zum Standardportfolio einer gesamtheitlichen Lösung.
Wie könnte der Ablauf der HR-Umstellung in der Praxis mit der SUMMIT aussehen?
Die SUMMIT beginnt grundsätzlich mit der Umstellung der Entgeltsoftware in die Lösung und startet mit einem gemeinsamen Workshop.
Für die Migration besitzt die SUMMIT eine eigene Migrationssoftware, die die Personaldaten etc. von der alten in die neue Entgeltumgebung transferiert. Danach wird sich der Bereich der Lohnarten angeschaut und parametriert diese auf den gewünschten aktuellen Stand.
Im nächsten Schritt wird die Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltung eingerichtet und die Mitarbeiter in den verschiedenen Bereichen geschult. Der Schulungsumfang ist abhängig von der Lösungsvariante ASP oder FSP. Auch im FSP hat der Kunde bei der SUMMIT komplette Lese- bzw. Auswertungsrechte und kann auf Wusch auf die Simulationsumgebung der Entgeltsoftware zugreifen.
Nach erfolgter Prüfung der Mitarbeiterdaten im Entgelt werden diese in den Personalmanagement-Bereich übergeben. Dafür wird erstmals ein Organigramm über die vorhandenen Mandanten, Stellen und Mitarbeiter erstellt. Die Organigramm-Lösung dient als Basis für viele andere Bereiche und umfasst neben der Darstellung der Stellen und Jobfamilien auch die Möglichkeit einer Simulation von Stellenveränderungen bzw. Stellenbesetzungen.
An das Recruitment werden aus dem Organigramm auf Knopfdruck die unbesetzten Stellen generiert, damit diese nahtlos weiterverarbeitet werden können. Nach dem Übertrag erhalten Sie im Stellenstammblatt alle relevanten Informationen, ausgehend von dem Start der Stellenbesetzung, über die Karrierestufe, bis hin zur Übersicht über den Verlauf der Bewerbungen und den beteiligten Personen, wie z.B. dem Fachvorgesetzten oder die gewünschten Publizierungsbörsen.
Im Anzeigenbereich kreiert die SUMMIT schnell und intuitiv bedienbar die gewünschte Stelle, nutzt bereits vorhandene Texte, Logos etc. und definiert z.B. Pflichtfelder bzw. offene Zusatzfelder für die Außendarstellung. Wichtig dabei ist, dass die Stellenausschreibungen SEO (Search Engine Optimization) optimiert sind, um die Sichtbarkeit in den Ergebnislisten von Suchmaschinen zu verbessern. Denn nur so werden Sie von externer Seite gefunden.
Wichtig ist, dass Ihr HR-Partner Ihnen nicht nur bei der Erstellung der Webseite hilft, sondern diesen Bereich für Sie hostet und sich somit um die Datensicherheit und die Erreichbarkeit kümmert. Ihre IT-Abteilung muss lediglich den Karrierebutton auf Ihrer eigenen Homepage auf die neue Karriereseite beim HR-Partner verlinken. Egal ob die Bewerbungen von der Homepage selbst kommen, über LinkedIn oder ähnliche Netzwerke, die Recruitment-Lösung liest diese aus und stellt sie den beteiligten Personen automatisiert in der gewünschten Form zur Verfügung. Das System prüft vorab über „Vergleichsparameter“, inwieweit die Bewerbung Ihren Vorgaben entspricht. Nach dem üblichen Prozess, natürlich in allen Varianten softwaretechnisch unterstützt, kommt es hoffentlich zu einer Einstellung und die Daten werden per Knopfdruck zur Erstellung des Arbeitsvertrags, des Onboarding-Workflows etc. in den HR Manager Bereich übertragen.
Hier erfolgt die Hinterlegung, z.B. von Workflows zur Arbeitssicherheitsunterweisung, zur Freigabe der Benutzerberechtigung durch die IT, bis hin zum zukünftigen Probezeitgespräch oder der Erinnerung und Erstellung einer Beurteilung zum Ende der Probezeit. Natürlich automatisiert und mit Wiedervorlagefunktion bei den beteiligten Personen.
Im nächsten Schritt werden die bereits vorhandenen Bewerberdaten an das Entgelt übergeben und fehlende Daten analog oder digital beim neuen Mitarbeiter angefordert. Vom Entgelt aus erfolgt die Übertragung an die Personalzeitwirtschaftslösung, sodass der Mitarbeiter von der Kommt-/Geht-Buchung, über den Urlaubsantrag bis hin zur eAU-Meldung alle Aufgaben systemseitig erfüllen kann.
Gerade bei den bestehenden Mitarbeitern werden die Führung und das Coaching immer wichtiger. Den technischen Part übernehmen vorhandene Personal-, Veranstaltungs- oder Weiterbildungsmodule, bis hin zur LMS-Anbindung. Wichtig ist aber umso mehr, dass auch die Führungskräfte in der neuen Software geschult werden. Auf Wunsch vieler Kunden hat die SUMMIT ergänzend zur reinen Softwareschulung einen eigenen Bereich gegründet, der sich mit dem Coaching der Führungskräfte und natürlich bei Bedarf auch der HR-Mitarbeiter kümmert und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.
Fazit
Ihr HR-Bereich ist einer der wichtigsten Wachstums- und Innovationsmotoren für den Erfolg Ihres Unternehmens geworden, nicht nur im Markt, sondern auch bei Bewerbern und bei Ihren Mitarbeitern. Die Märkte, vom Bewerber-, bis hin zum Fachkräftemarkt, zeigen mehr als deutlich, wo die Reise hingehen muss, um morgen weiterhin die Marktposition zu halten und weiter auszubauen.
