Systeme zur Zeiterfassung implementieren: Jetzt schnell handeln!

Systeme zur Zeiterfassung implementieren: Jetzt schnell handeln!

Im Mai hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden: Europäische Mitgliedsstaaten sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Insbesondere für deutsche Unternehmen ist das eine Herausforderung. Denn hierzulande gilt weitgehend die Vertrauensarbeitszeitregelung. Was müssen Unternehmen beachten? Und: Welche Tools können bei der Zeiterfassung helfen?

Zeiterfassung: Warum kam es zu der Entscheidung?

Auslöser für das Urteil des Europäischen Gerichtshofs war ein Rechtsstreit in Spanien. Die Klage ging von einer dort ansässigen Gewerkschaft aus. Der Angeklagte: Die Deutsche Bank. Sie sollte als Arbeitgeber in Spanien verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter konsequent zu dokumentieren.

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Die Gewerkschaft war der Auffassung, dass nur so die Einhaltung der vorgesehenen Arbeitszeiten sichergestellt werden könne. Ähnlich wie in Deutschland gibt es auch in Spanien „keine allgemeine Pflicht zur Erfassung von geleisteter Arbeitszeit“, heißt es dazu in der ZEIT. „Die spanische Gewerkschaft argumentierte, dass die Zahl der Überstunden aber nur korrekt ermittelt werden könne, wenn die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werde. Derzeit würden 53,7 Prozent der Überstunden in Spanien gar nicht erst erfasst.“

Warum hat der EuGH so entschieden?

Der Rechtsstreit wurde schlussendlich an den Europäischen Gerichtshofs weitergereicht. Hier zogen die  die gleichen Schlussfolgerungen wie die Kläger: Zeiterfassung muss sein – und zwar europaweit. Der Hintergrund des Urteils ist durchaus arbeitnehmerfreundlich.

Denn: Wird nicht dokumentiert, wann die Arbeitnehmer in die Firma kommen und wieder nach Hause gehen, führt das oft dazu, dass die maximal zulässige Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche überschritten wird. Werden Arbeitgeber hingegen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau festzuhalten, ist sichergestellt, dass diese Vorschriften, die die Arbeitnehmer schützen sollen, auch eingehalten werden. Soweit jedenfalls die Argumentationskette des EuGH.

Vor allem in Deutschland wirft die Entscheidung allerdings Fragen auf. In vielen Betrieben herrscht nämlich Vertrauensarbeitszeit. Das heißt: Mitarbeiter gestalten ihre Arbeitszeit weitgehend eigenständig und selbstverantwortlich. Lediglich das Volumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber festgelegt, nicht aber der Beginn und oder das Ende. Im Fokus steht nicht die Kontrolle der Arbeitszeiten, sondern das Vertrauen, dass die vereinbarten Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Wann die Beschäftigten arbeiten, bleibt weitgehend ihnen überlassen. Eine Zeiterfassung gibt es nicht.

Zeiterfassung: Was müssen Arbeitgeber nun konkret beachten?

Unternehmen fragen sich jetzt natürlich: Was muss konkret beachtet werden? Und: Wieviel Zeit bleibt, die nötigen Weichen zu stellen? Sprich: Wann wird das Urteil in Deutschland rechtskräftig?

Die Antworten: Noch haben Unternehmen zwar Zeit, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Die Vorlage des EuGH gilt nämlich erst, wenn der deutsche Bundestag ein entsprechendes Gesetz für die Bundesrepublik verabschiedet hat. Wann es soweit ist, steht noch nicht fest. Sicher ist nur: Der Prozess dürfte höchstens ein paar Monate in Anspruch nehmen. Arbeitgeber sollten es daher nicht auf die lange Bank schieben, sich über Zeiterfassungssysteme informieren.

Ob Arbeitgeber die Stunden ihrer Mitarbeiter nun elektronisch oder auf dem Papier, per App oder Stechuhr festhalten, bleibt ihnen überlassen. Die einzige Forderung des europäischen Gerichtshofs lautet in diesem Zusammenhang, dass das verwendete System zur Zeiterfassung „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein muss.

Lösungen für die Zeiterfassung

Die gute Nachricht: Für die Zeiterfassung gibt es Lösungen, die passgenau für jedes Unternehmen eingerichtet werden können und deren Bedienung weder für HR noch für die Mitarbeiter einen Mehraufwand bedeuten.

Diese Möglichkeiten gibt es:

  • Zeiterfassungsterminals: Zeiterfassungsterminals kombinieren modernste Technologien mit einer webbasierten Software. Mitarbeiter loggen sich per Chip, Karte oder Fingerprint ein.
  • Stempeluhr: Über Stempeluhren „stempeln“ sich Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit klassisch ein und nach Arbeitsende wieder aus.

Zeiterfassung kann auch durch das Hoch- und Herunterfahren des Laptops ermöglicht werden. Es gibt auch spezielle Apps, die vor allem für Außendienstmitarbeiter interessant sind. Das Prinzip ist denkbar einfach: Nutzer laden die Anwendungen einfach aus dem App-Store auf ihr Handy, loggen sich ein und erfassen ihre Daten mit ein paar Fingertipps zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Wie funktionieren moderne Systeme zu Zeiterfassung?

Moderne Systeme zur Zeiterfassung sind so ausgerichtet, dass alle erfassten Daten automatisch an die Zeiterfassungssoftware übermittelt werden. Die Verwaltung der Daten erfolgt seitens HR bequem über einen Webzugang über den Laptop.

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Die Systeme liefern HR-Verantwortlichen nicht nur einen Überblick über die geleisteten Stunden und Überstunden. Die entsprechenden Software-Lösungen tragen auch aktiv zum Arbeitnehmerschutz bei. Zum Beispiel erhalten Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn sie einen bestimmten Grenzwert an Überstunden überschritten haben. Last but not least: Die Daten können auch mit ein paar Klicks an das Lohnbuchhaltungstool weitergegeben werden. Das erleichtert den Prozess enorm.

Sie wollen sich über ein passgenaues System zur Zeiterfassung informieren? Wir beraten Sie gerne. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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