Digitale Zeiterfassung: Das spricht dafür

Die Zeichen der Zeit stehen auf Flexibilisierung: Immer mehr Mitarbeiter wünschen sich, flexiblere Arbeitszeiten oder Homeoffice-Lösungen. Allerdings stehen viele Arbeitgeber damit vor der Herausforderung, wie sie die neue Flexibilität der Mitarbeiter dokumentieren und abrechnen sollen. Die Installation eines Systems zur Zeiterfassung bietet für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Ein Überblick. 

Fachkräftemangel tobt an allen Fronten

Der Fachkräftemangel trifft viele Branchen inzwischen hart. Nie war es schwerer, die besten Köpfe zu finden und zu binden, wie die Manpower Group 2016 erhoben hat. 49 Prozent der Arbeitgeber klagen über Schwierigkeiten, die perfekte Personalabdeckung zu erreichen. Die größten Besetzungsprobleme bestehen in den Bereichen Handwerk, Vertrieb, Ingenieurwesen, Management, IT und Medizin.

Der Handlungsbedarf, bestehende Talente zu binden und neue zu gewinnen, ist also groß. Gelingen wird das  Unternehmen aber nur, wenn sie im Rahmen einer gezielten Employer Branding Strategie mit perfekten Bedingungen für ihre neuen Mitarbeiter aufwarten.

Arbeitgeber müssen perfekte Bedingungen für Arbeitnehmer schaffen

Denn jetzt, da Kandidaten die Wahl zwischen verschiedenen Arbeitgebern haben, schauen sie bei der Auswahl ihres Jobs nicht nur genau hin. Auch die Wechselwilligkeit ist gestiegen, wie die ManpowerGroup in einer weiteren Studie unter dem Titel Jobzufriedenheit 2016 herausgefunden hat. Nur jeder zweite Angestellte ist mit seinem Job zufrieden. Fast ebenso viele haben sich schon mit dem Gedanken, den Arbeitsplatz zu wechseln (44 Prozent) beschäftigt.
Wer vermeiden will, dass wichtige Wissensträger zur Konkurrenz abwandern, muss also handeln und Angestellten bieten, was ihnen wichtig ist. Laut der Studie Recruiting Trends betrifft das vor allem die Work Life Balance. Teilzeitmodelle (72 Prozent) oder ortsunabhängige Arbeitsplätze (75 Prozent) sind für Arbeitnehmer zu den entscheidenden Faktoren bei der Arbeitsplatzwahl geworden.

Neue Arbeitswelt: Zunehmende Flexibilisierung von Ort und Zeit

Obwohl es für eine zunehmende Flexibilisierung von Ort und Zeit inzwischen zahlreiche Möglichkeiten gibt, hinken viele Unternehmen ihren Möglichkeiten aber noch hinterher. Laut der Randstad Award Studie würden sich 42 Prozent der Arbeitnehmer flexiblere Arbeitsmodelle wünschen und sogar gerne auf variabler Stundenbasis arbeiten.

Flexibilisierung: Arbeitgeber üben sich in Skepsis

“Immer noch stößt eine solche Arbeitsform allerdings auf Skepsis”, sagt Andreas Bolder, Director Group Human Resources beim Personaldienstleister Randstad Deutschland. Gemeint sind damit vor allem Arbeitgeber und Führungskräfte, bei denen die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeit aktuell noch auf wenig Gegenliebe stößt. Offensichtlich, weil die Annahme vorherrscht, dass sie bei einer zunehmend flexiblen Arbeitsplatzgestaltung die Kontrolle über ihre Mitarbeiter verlieren und die Kommunikation auf der Strecke bleibt.
Doch zahlreiche positive Beispiele aus der Praxis entkräften diese Vorurteile: Zum Beispiel ist die Kommunikation über die modernen Medien heute einfacher und effizienter denn je. Wichtig ist die erbrachte Leistung: Diese ist ohne weiteres überprüfbar und hängt nicht unbedingt mit der Anwesenheit im Büro zusammen. Auch das Management vieler verschiedener Arbeitszeitmodelle in einem Unternehmen ist längst nicht so komplex, wie mancher denkt.

Die signifikante Bedeutung der Zeiterfassung

Zum einen ermöglicht die Zeiterfassung Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Einerseits kann der Arbeitnehmer so beweisen, dass er die Zeit im Homeoffice wirklich in die Arbeit investiert hat. Andererseits kann der Arbeitgeber die Daten für Verwaltungsangelegenheiten, wie z.B. Lohn und Gehaltsabrechnung, verwenden.

Mitarbeiter machen im Home Office gern zu viele unbezahlte Überstunden. Zum Beispiel ist die digitale Kommunikation zu Kollegen viel zeitaufwändiger, was oft unterschätzt wird. Dabei sind Pausen und Ruhephasen jedoch unerlässlich für das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter. Die Arbeitszeiterfassung dient demnach auch dazu, benötigte (Mittags-) Pausen und Ruhephasen einzuhalten. Andersrum dient sie dem Arbeitgeber diesbezüglich auch einen Nachweis über korrekte Pausen-und Ruhezeitenregelungen erbringen zu können.

Das ist besonders durch die im Mai 2019 getroffene gesetzliche Regelung notwendig.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH)

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Unternehmen in Europa in Zukunft die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter komplett erfassen müssen. So können weitere Gesetzesregelungen der Arbeitszeiten kontrollierter eingehalten werden. Beispielsweise muss die Pausenregelung eine Arbeitsunterbrechung zwingend nach 6 Stunden Arbeitszeit vorsehen. Die Pause muss nach §4 ArbZG mindestens 30 Minuten betragen; nach neun Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 45 Minuten. Ebenso muss nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine zumindest 11 Stunden anhaltende, ununterbrochene Ruhezeit vom Arbeitgeber gewährleistet werden (§5 ArbZG).

Der Zeiterfassung währt also nicht nur eine hohe Bedeutung für das Verständnis zwischen Arbeitnehmer und -geber bei, sondern auch eine gesetzliche.

Vorteile eines Zeiterfassungssystems

Zugegeben, ohne ein funktionierendes System im Rücken mit automatisierten Routinen, ist das für HR gewiss nicht zu bewältigen. Mit sperrigen Excel-Listen kommen Personalverantwortliche hier nicht allzu weit. Nur mit einer individualisierbaren Software zur Zeiterfassung kann HR alle Prozesse passgenau steuern.
Und so geht’s: Mitarbeiter loggen sich über Zeiterfassungsterminals vor Ort oder über Web-Terminals von zuhause ein. In einem Echtzeit-Status-Tableau sehen Manager und HR nicht nur, welcher Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist, sie sehen auch, ob ein Mitarbeiter gerade in der Raucherpause, beim Dienstgang, im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend ist.
Auch die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Standorte ist kein Problem. Die an den Zeiterfassungsterminals erfassten Arbeitszeiten können zentral in einer Datenbank verwaltet werden. Dabei kann sich der Mitarbeiter an einem Zeiterfassungsgerät anmelden und an einem anderen Terminal oder mit dem Smartphone wieder abmelden.

Zeiterfassung: Hoher Automatisierungsgrad

Mit mobilen Smartphone Apps lassen sich Arbeitszeiten dort erfassen, wo sie entstehen – durch die Übertragung der GPS-Daten werden zum Beispiel auch die Zeiten mobiler Mitarbeiter im Außendienst und Monteure erfasst.
Das verwendete System zur Zeiterfassung beinhaltet sämtliche Arbeitszeiten, -modelle und An- und Abwesenheiten und steuert sie unter Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen. So kann zum Beispiel immer die Einhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten garantiert werden.
Hier eine kurze Übersicht, über welche Funktionen ein modernes System zur Zeiterfassung in der Summe verfügen kann:

• Arbeitszeitauswertungen mit frei definierbaren Detail- und Summen-Berichten
• Erstellung von Berichten gefiltert nach Mitarbeitern, Abteilungen, Firmenbereichen, Mandanten und Filtergruppen
• Anwesenheitsübersicht in Echtzeit
• Monatsübersicht, grafische Jahresübersicht, grafischer Monatsplaner
• Steuerung flexibler Arbeitszeitmodelle für Gleitzeit, Teilzeit, Schichtarbeit, Stundenkräfte
• automatische Berechnung von Überstunden und Minusstunden (Soll-Ist-Vergleich)
• verschiedene Arbeitszeitregelungen mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Regelungen
• automatische Pausenabzüge frei definierbar zu festen Zeiten oder nach Anwesenheitszeit
• Erfassung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krank, Überstundenabbau, Dienstreise
• manuelle Korrekturmöglichkeit bei vergessenen Buchungen
• manuelle Korrekturmöglichkeit aller Zeitkonten
• Kappungsregeln für Überstunden / Minusstunden am Monatsende
• frei einstellbare Rundungsregeln
• automatische Resturlaubsberechnung mit Jahresurlaubskonto
• verschiedene Zuschlagsarten für z.B. Nachtarbeit und Feiertage
• automatischer Feiertagskalender für Deutschland, Österreich, Schweiz – erweiterbar
• automatische Kommunikation mit den Zeiterfassungsterminals
• Anzeige von Zeitkonten und Nachrichten am Zeiterfassungsterminal
• Mitarbeiter-Portal mit Zugriff auf die eigenen Daten

Doch die Systeme können noch mehr. Der automatisierte Austausch von Daten mit den Modulen anderer Abteilungen wie etwa Finance und Controlling garantiert zum Beispiel lückenlose Prozessabläufe bei der Abrechnung erbrachter Leistungen. So lassen sich Tätigkeiten und Leistungen verschiedenen Kostenstellen, -arten und -trägern zuordnen. Das ermöglicht für jedes Arbeitszeitmodell eine punktgenaue Lohnberechnung.

Zeiterfassung: Datenaustausch mit den Systemen anderer Abteilungen

Ist das Zeiterfassungssystem überdies mit der Software zur Personaleinsatzplanung gekoppelt, können die gewünschten Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter auch perfekt mit Schichtzeiten in Einklang gebracht werden. Die Softwaremodule setzen Mitarbeiterwünsche und Vorgaben der Fachbereiche dann per Knopfdruck ins passende Verhältnis zueinander. Die Software hilft auch bei der Suche nach Ersatz, falls ein Mitarbeiter einmal ausfällt.
Es steht also fest: Ohne funktionierende Tools zur Zeiterfassung kommen auf HR massive Probleme zu. Zwar werden laut des HR Software Reports 2017 des Online-Portals HRM.de in vielen Firmen administrative HR-Prozesse inzwischen IT-gestützt abgewickelt, aber offensichtlich nicht passgenau. Nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen sind mit ihrer aktuellen Lösung “sehr zufrieden”.

Gefahr von Fehlern erhöht sich

Das erhöht die Gefahr von Fehlern. Was HR vor allem zu schaffen macht, sind wiederkehrende technische Probleme, eine eingeschränkte Funktionstüchtigkeit, nicht funktionierende Schnittstellen zu anderen Lösungsanbietern, eine unvollständige Abbildung der hauseigenen Prozesse sowie ein schlechter Support des Anbieters.

Doch Umdenken tut Not, betont Randstad HR-Experte Andreas Bolder: “Der Spruch: ‚Work is, what you do, not where you go‘ beschreibt bereits heute die Arbeitsrealität vieler Berufsbilder. Das Ende von starren ‚Nine to Five‘-Regelungen ist nahe. Kein Arbeiten nach ‚Stechuhr‘, sondern selbstbestimmt, flexibel und ortsunabhängig.”