Usability: Diese 3 Kriterien sollte eine HR Software erfüllen

Usability: Diese 3 Kriterien sollte eine HR Software erfüllen

HR Software: Eine gute Usability oder Nutzerfreundlichkeit spielt bei der Auswahl des passenden Tools eine wesentliche Rolle. Denn Usability heißt nichts anderes, als dass sich Tools leicht bedienen lassen. Auf welche Punkte Sie bei der Auswahl einer HR Software achten sollten.

Was ist Usability? Eine Definition.

Der Begriff Usability setzt sich aus den Anglizismen „Useful“ (Nützlichkeit) und „Utility“ (Nutzen) zusammen. Usability bezieht sich somit auf eine möglichst benutzerfreundliche Oberfläche einer IT-Lösung. Das betrifft auch HR Software Anwendungen.

HR-Software Vergleich UP

Ziel soll es sein, Anwendern möglichst einfach zu bedienende Tools zur Verfügung zu stellen. Im besten Fall sind diese so einfach zu handhaben, dass User nicht mal eine Schulung oder Einführung benötigen.

Ob die Usability eines Programms als gut oder als schlecht empfunden wird, hängt vor allem von diesen 3 Aspekten ab:

  1. Möglichst hohe Effizienz: Wie schnell sind Benutzer in der Lage, Aktionen mit der Software durchzuführen, nachdem sie sich mit ihr vertraut gemacht haben?
  2. Möglichst geringe Fehleranfälligkeit: Wie viele Fehler macht der Benutzer im Schnitt? Kann er Fehler selbst beheben und den Prozess weiter fortsetzen?
  3. Einfachheit in der Wartung: Wie einfach ist die Software zu implementieren und zu warten?

Usability: Worauf ist bei einer HR Software zu achten?

Soviel zur Theorie, kommen wir nun zur Praxis. Wie lassen sich diese 3 Kriterien zur Usability auf eine HR Software übertragen? Kommen wir zu Punkt eins: Der Effizienz. Laut Definition wird Usability in der Regel mit einer leichten, intuitiven Bedienbarkeit in Verbindung gebracht. Das erhöht die Effizienz in der Anwendung enorm.

Am besten ist es, wenn der User die Abläufe, Icons, den Aufbau und Workflows bereits aus einer anderen gängigen Software kennt, die er zum Beispiel privat benutzt. Dann fällt die Einarbeitung in das Tool nicht mehr so komplex aus.

HR Software Entwickler haben das längst erkannt und imitieren mit ihren Tools bewusst die Benutzererfahrungen, die Anwender bereits aus anderen Bereichen kennen – zum Beispiel von klassischen Anwenderprogrammen wie Word, Excel und Co. Sie nutzen ähnliche Ablagen, ähnliche Icons und ein ähnliches Layout. Das ist keine blinde Kopierwut, sondern erhöht die Bereitschaft, mit den Systemen zu arbeiten.

Effizienz durch passgenaue Workflows

Das Plus an Effizienz, das mit einer guten Usability einer HR Software in Verbindung gebracht wird, wird außerdem durch passgenaue Workflows ermöglicht. Logisch: Je individueller sich Firmenprozesse mit einer IT-Lösung abbilden lassen, umso geringer fallen die Kompromisse aus, die der Anwender machen muss. Zum Beispiel bleibt ihm die Bearbeitung von Daten in verschiedenen Systemen erspart. Stattdessen nutzt er ein einheitliches Tool.

Viele HR Softwarehersteller bieten ihre Lösung in Modulen an. Das sind Software-Elemente für verschiedene Anwendungsgebiete, die hochindividuell miteinander kombiniert werden können. Auch die Tools anderer Lösungsanbieter lassen sich in der Regel per Schnittstelle implementieren. So kann sich jeder Anwender das System zusammenstellen, das exakt zu seinen Bedürfnissen passt.

Fehler durch einen hohen Automatisierungsgrad vermeiden 

Müssen die gleichen Routinen hingegen immer wieder in verschiedenen Programmen bearbeitet werden, die nicht miteinander kommunizieren, ist die Gefahr groß, dass Fehler entstehen. Das schmälert die Usability. Zum Beispiel, wenn Informationen hin und herkopiert werden müssen. Dabei kann es passieren, dass Zahlen abgeschnitten und falsch hinterlegt werden. 

Die Lösung: Ein möglichst hoher Automatisierungsgrad innerhalb einer einheitlichen HR-Software schafft Abhilfe. Mit ihm werden Informationen, Daten oder Fakten nur an einer Stelle im Tool hinterlegt und von dort automatisch an die Bereiche des Systems weitergeleitet, für die sie relevant sind. Ein Beispiel: Der Personaler hinterlegt die Stammdaten eines Talents in der Digitalen Personalakte.

Hierin befinden sich Informationen, die auch in anderen Modulen des eingesetzten HR Systems vorgehalten werden müssen. Geburtsdatum, Adressdaten und Bankverbindung sind zum Beispiel relevant für die Payroll. Der Personaler muss aber nichts weiter tun. Stattdessen werden die Angaben von dem System automatisch in dem Payroll-Modul hinterlegt.

Gleichzeitig kommuniziert auch das Zeiterfassungs-Tool mit der Payroll und sendet Updates über die geleisteten Arbeitszeiten. Überstundenabrechnungen sind somit ein Klax. Automatismen wie diese sparen Personalern in vielen Bereichen viel Arbeit und vermeiden Fehler. Das ist Usability in Reinkultur.

Einfachheit: Was eine HR Software leisten sollte

Kommen wir zum dritten wichtigen Punkt in Sachen Usability: Der Einfachheit. Dieser Aspekt bezieht sich nicht nur auf die Leichtigkeit der Implementierung, sondern auch auf die Wartung des Systems.  Hier sind Anwender zum Beispiel bei Cloud-Anbietern auf der sicheren Seite.

Das Prinzip: Alle Programme und Anwenderdaten werden in einem zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet. User rufen sie online über eine gesicherte Verbindung ab. Das bietet ihnen in punkto Usability zig Vorteile.

HR Software: Schnittstelle zwischen Mensch und Technik

Es bedarf zum Beispiel keiner aufwändigen lokalen Installation der Software, da das Programm über eine gesicherte Verbindung abgerufen wird. Außerdem ist die HR Software fernab jeder Orts- und Zeitgrenzen verfügbar: Alle Funktionen können über sämtliche Endgeräte im Webbrowser abgerufen werden.

Das eröffnet allen Beteiligten eine größere Flexibilität bei der Abstimmung und Koordination von HR-Prozessen. Zum Beispiel, wenn Ansprechpartner auf Geschäftsreise sind.

HR-Software Vergleich UP

Weitere Pluspunkte einer Cloudlösung in punkto Usability:

  • Größtmögliche Datensicherheit dank zertifizierter Prozesse.
  • Hohe Ausfallsicherheit aufgrund hochprofessioneller Wartung.
  • Automatische Sicherheitsupdates.
  • Automatische Programmupdates – das System ist immer auf dem neuesten Stand und berücksichtigt alle gesetzlichen Neuregelungen.

Fazit: Von einer guten Usability hängt es ab, ob eine HR Software als Schnittstelle zwischen Mensch und Technik funktioniert. Je größer die Gebrauchstauglichkeit eines Tools, umso effizienter und einfacher lassen sich Prozesse managen und Fehler minimieren. Dann erfüllt eine HR Software den Zweck, den sie erfüllen soll.

Sie sind auf der Suche nach einer passenden HR Software und fragen sich, welche die richtige Lösung für Ihre Belange ist? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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