Die Funktionen von a.b.s. im Überblick
Die Softwarelösung von a.b.s. bildet die Kernprozesse der Personaladministration und Entgeltabrechnung in einem integrierten System ab.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Anwendung automatisiert die monatliche Entgeltabrechnung auf Basis hinterlegter Mitarbeiterdaten.
- Gesetzliche Vorgaben und Änderungen werden systemseitig für eine rechtssichere Abwicklung regelmäßig aktualisiert.
- Integrierte Plausibilitätskontrollen dienen der Absicherung korrekter Abrechnungsergebnisse.
- Sämtliche Pflichtmeldungen für Sozialversicherungsträger und Bescheinigungen für Finanzbehörden werden automatisch generiert und versendet.
Zeiterfassung
Das System verfügt über ein Modul zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten.
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten selbst digital. Die Daten stehen zentral und transparent zur Verfügung und bilden eine verlässliche Grundlage für Überstunden, Zuschläge und Fehlzeiten ohne manuelle Zettelwirtschaft.
Personalverwaltung und Dokumentenmanagement
Die Lösung bietet Funktionen zur zentralen Administration von Personalstammdaten und Dokumenten.
- In einer digitalen Personalakte werden alle relevanten HR-Dokumente zentral hinterlegt.
- Eine zentrale Stammdatenverwaltung stellt die Datenkonsistenz über alle verknüpften Funktionsbereiche hinweg sicher.
- Sowohl das Unternehmen als auch die Beschäftigten können nach Freigabe auf die jeweils relevanten Personalunterlagen zugreifen.
Der Funktionsumfang ermöglicht eine automatisierte Abwicklung der Payroll sowie eine digitale Verwaltung der zentralen Personalunterlagen.
Details zu den Funktionen von a.b.s.
Die Softwarelösung von a.b.s. bildet die Grundlage für eine digitalisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Fokus liegt auf der Verzahnung von Softwarefunktionalitäten mit persönlicher Unterstützung, um administrative Abläufe in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu verschlanken.
Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Kernfunktion der Software umfasst die automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern. Dieser Prozess basiert auf den im System hinterlegten Stammdaten und den monatlich variablen Entgeltdaten. Durch die automatisierte Verarbeitung werden manuelle Rechenschritte ersetzt, was die Fehlerquote minimiert.
- Laufende Berücksichtigung aktueller gesetzlicher Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht
- Integration automatisierter Plausibilitätsprüfungen vor Abschluss des Abrechnungslaufs
- Erstellung und Bereitstellung der Entgeltabrechnungen in digitaler Form
- Abbildung verschiedener Lohnarten und individueller Gehaltsstrukturen
Automatisches Melde- und Bescheinigungswesen
Ein wesentlicher Bestandteil der Software ist die Abwicklung des gesetzlichen Meldewesens. Das System generiert alle erforderlichen Meldungen direkt aus den Abrechnungsdaten und übermittelt diese verschlüsselt an die zuständigen Institutionen. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Kommunikation mit Behörden und Sozialversicherungsträgern.
- Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt
- Erstellung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen für Krankenkassen
- Elektronischer Datenaustausch mit Berufsgenossenschaften
Integrierte Zeiterfassung
Die Software bietet ein Modul zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten.
- Digitale Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, Ende und Pausenzeiten
- Übersicht über Anwesenheiten und Zeitkonten für Verantwortliche und Mitarbeitende
Digitale Personalakte und Dokumentenverwaltung
Die HR-Dokumentenverwaltung ermöglicht die zentrale und papierlose Ablage aller personalrelevanten Unterlagen. Dokumente werden strukturiert gespeichert und sind für berechtigte Personen jederzeit abrufbar, was die Transparenz innerhalb der Personalverwaltung erhöht.
- Zentraler Zugriff auf Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere Personaldokumente
- Digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsnachweisen für Mitarbeitende
- Revisionssichere Archivierung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Individuelle Zugriffssteuerung zur Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz
Zentrale Stammdatenverwaltung
Die Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten bildet das Fundament für alle weiteren Prozesse im System. Stammdaten werden zentral gepflegt und stehen konsistent für die Lohnabrechnung, das Meldewesen und die Dokumentenverwaltung zur Verfügung.
- Erstmalige Erfassung oder Import bestehender Daten aus Vorsystemen bei der Einrichtung
- Zentrale Pflege von persönlichen Daten, Bankverbindungen und Steueridentifikationsnummern
- Historisierung von Datenänderungen zur Nachvollziehbarkeit von Anpassungen
- Synchronisation von Personalstammdaten Änderungen über alle Funktionsmodule hinweg
Datenschutz und IT-Sicherheit
Die Softwareumgebung ist auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Da sensible Personal- und Entgeltdaten verarbeitet werden, kommen technische Standards zum Einsatz, die die Integrität und Vertraulichkeit der Informationen sicherstellen.
- Datenspeicherung und Serverstandort ausschließlich in Deutschland
- Verschlüsselte Datenübertragung bei allen Kommunikation- und Übermittlungsschritten
- Regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates zur Gewährleistung der Systemverfügbarkeit
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept zur Steuerung der Datenzugriffe
Servicebegleitung und Support
Ergänzend zur Softwarefunktionalität umfasst das Konzept von a.b.s. eine prozessbegleitende Unterstützung. Dies beginnt bei der Implementierung und setzt sich im laufenden Betrieb durch fachliche Betreuung fort.
- Begleitung beim Onboarding und der Ersteinrichtung des Systems durch einen direkten Ansprechpartner
- Kompetentes Serviceteam für funktionale und abrechnungstechnische Fragen
- Regelmäßige Informationen über rechtliche Neuerungen, wie z.B. Jahreswechsel, durch Newsletter und Webinare, sofern diese abonniert wurden
Kommunikationsmanagement
Das System dient auch als Informationskanal für gesetzliche und systemrelevante Updates. Anwender werden über relevante Änderungen im Bereich der Lohnbuchhaltung informiert, um die Konformität der internen Abläufe sicherzustellen.
- Bereitstellung von Informationen zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aktualisierungen
- Turnusmäßige Fachwebinare zum Jahreswechsel für Systemnutzer
- Dokumentation von Softwareaktualisierungen und neuen Funktionen innerhalb der Anwendung
- Automatisierte Benachrichtigungen bei notwendigen Handlungsschritten im System
Bewertung
Die Lösung von a.b.s. positioniert sich als spezialisierte Payroll-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die den Fokus auf Rechtssicherheit und Prozessvereinfachung legt. Der größte Mehrwert ergibt sich aus der engen Verzahnung von digitaler Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung. Da Daten aus der Zeiterfassung direkt in die Abrechnung fließen, werden manuelle Fehlerquellen konsequent minimiert.
Besonders hervorzuheben ist die Kombination aus automatisierter Cloud-Technologie und persönlicher Betreuung. Die Software übernimmt zeitintensive Routineaufgaben wie das Bescheinigungswesen sowie Meldungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger vollautomatisch. Ein strukturierter Onboarding-Prozess, bei dem Stammdaten gemeinsam mit dem Anbieter erfasst oder importiert werden, gewährleistet einen fachlich fundierten Systemstart. Mit Serverstandorten in Deutschland und einer konsequenten Ausrichtung an der DSGVO erfüllt das System zudem hohe Sicherheitsansprüche.
Insgesamt ist a.b.s. eine empfehlenswerte Lösung, insbesondere für Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung rechtssicher digitalisieren möchten, dabei aber Wert auf eine persönliche fachliche Begleitung legen.
