AÜOffice® von prosoft: AÜG-optimierte Zeitarbeitssoftware zur Vereinfachung operativer Prozesse

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Rechtssicher, hoher Datenschutz

  • Contra

    Keine Angaben über den Preis

  • Fazit

    Empfehlenswert!

Bewertung

4.8
Funktionen
4.8
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

prosoft-Logo-ProsoftSeit über 30 Jahren entwickelt prosoft branchenspezifische Softwarelösungen für die Personal- und Zeitarbeitsbranche. Mit der HR-Lösung Office® gehört der IT-Dienstleister zu den Branchenführern am Zeitarbeitsmarkt. Die workflowoptimierte Softwarelösung bildet sämtliche operativen Prozesse in der Zeitarbeit ab – von der Kunden- und Mitarbeiterverwaltung über die Zeiterfassung bis zur Disposition.  

Über das Unternehmen

prosoft entwickelt und vertreibt seit 1984 Branchensoftware für das HR-Management. Das Technologie- und Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Regensburg-Obertraubling konzipiert cloudbasierte Softwarelösungen mit hohem Funktionsumfang und bietet 24h Service- und Supportleistungen an.

Softwarefunktionen im Überblick

Die Lösung bietet folgende Features:

  • Zentralisierte Verwaltung von Mitarbeiter- und Kundenkontakten
  • Verwaltungsfunktion für Aufträge inkl. Auftragskalkulation
  • Tagesaktueller Planungsassistent für eine bedarfsorientierte Disposition
  • Branchenzuschlagslösung zur vollautomatisierten Berechnung von Fristen und Branchenzuschlägen + Updateservice für Branchentarife
  • Automatisierte Personalabrechnung
  • prosoft WEB-Zeiterfassung 2.0. zur Erfassung von Arbeitszeiten in Echtzeit inkl. automatischer Arbeitszeitkorrektur
  • prosoft-Lohn für eine effiziente Personalabrechnung mit automatischen Berechnungen und Beitragsschätzungen
  • AÜG-Reform optimierte Funktionen zu Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer
  • Automatische Sanktionslistenprüfung für mehr Rechtssicherheit
  • Praktische Add-Ons
  • prosoft App

Die Softwarefunktionen von AÜOffice® im Detail 

Administrative Prozesse vereinfachen

Der Arbeitsalltag in der Zeitarbeitsbranche ist durch intensive Verwaltungsarbeit gekennzeichnet: Die Verwaltung von Kunden-, Ansprechpartner- und Mitarbeiterdaten kostet Zeit und Ressourcen.

Office® bildet administrative Prozesse ab, um Abläufe zu vereinfachen: Anwender verwalten alle Unterlagen und Dokumente zentral in einer Software.

Die Daten werden bei Veränderungen lückenlos synchronisiert, so dass keine Datendoppelungen entstehen. Dank einer Suchfunktion lassen sich gewünschte Informationen sofort finden.

Bedarfsorientierte Disposition

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Personaldisponenten in der Zeitarbeit müssen flexibel auf Kundenanforderungen reagieren: Sie unterstützen ihre Kunden dabei, Auftragsspitzen abzufangen und Personalengpässe zu überbücken.

Office® bietet einen tagesaktuellen Planungsassistenten für eine bedarfsgerechte Disposition: Mit der Tagesübersicht über alle Aufträge und Einsätze behalten Disponenten wichtige Termine jederzeit im Blick.

Die Kunden- und Kontaktverwaltung ermöglicht eine schnelle Kontaktaufnahme. Dank Selektionsfunktion finden Anwender ihre Ansprechpartner sofort. Ein weiterer Pluspunkt: Die Software bietet ein integriertes Arbeitsschutzmodul für mehr Sicherheit.

Branchenzuschläge korrekt erfassen

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Office® bildet komplexe Branchenzuschläge einfach ab: Die Berechnung von Fristen und Branchenzuschlägen erfolgt vollautomatisiert. Individuelle Hemmfristen und übertarifliche Zulagen werden dabei berücksichtigt: Anwender können individuelle Kundenkonditionen leicht konfigurieren. Änderungen der Branchenzuschläge werden dank automatischer Updateservices sofort erfasst.

Einfache Auftragsverwaltung

Auftragsdaten werden in Office® erfasst und übersichtlich abgebildet: Die wichtigsten Informationen zum Auftrag können Anwender direkt einsehen.

Um Daten schnell abzurufen, nutzen sie einfach die Suchfunktion. Eine weitere Besonderheit: Die Software bietet eine integrierte Auftragskalkulation inklusive Margenberechnung.

Zeiterfassung: Arbeitszeitdaten in Echtzeit erfassen

Arbeitszeiten von Mitarbeitereinsätzen erfassen Nutzer sicher per Web oder Zeiterfassungsterminal. Die Arbeitszeitdaten werden in Echtzeit an die Software übertragen und lassen sich einfach weiterverarbeiten. Dank automatischer Arbeitszeitkorrektur werden alle Arbeitszeiten korrekt erfasst.

Auftragsspezifische Konditionen wie Feiertags- und Wochenendzuschläge oder Nacht- und Schichtzulagen verrechnet Office® automatisch. Pausen- und Karenzzeiten können Anwender individuell definieren. Für eine effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst die Software Lohn- und Fakturastunden in einem Arbeitsschritt.

Optimierte Personalabrechnung

Office® bietet verschiedene Funktionen zu Vereinfachung der Arbeitsschritte in der Personalabrechnung: Lohnrelevante Arbeitszeitdaten werden einfach aus der Office® Zeiterfassung übernommen.

Die Abrechnung lässt sich mit der Software vollautomatisch durchführen. SV-Beiträge und Beitragsschätzungen berechnet Office® automatisch. Tarifänderungen werden regelmäßig aktualisiert, so dass die Daten auf dem neuesten Stand sind.

Das Fehlerrisiko wird durch automatische Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfungen minimiert – Nachkorrekturen sind nicht mehr erforderlich. Die Software unterstützt die Datenaustauschformate SEPA und DTAUS für eine schnelle und sichere Zahlungsabwicklung.

Bewertung

Die workflowoptimierte Zeitarbeitssoftware Office® ist eine branchenspezifische Softwarelösung zur Vereinfachung operativer Prozesse in der Zeitarbeit. Die HR-Lösung zeichnet sich nicht nur durch einen hohen Funktionsumfang aus. Regelmäßige Updates stellen außerdem sicher, dass sich die Lösung stets auf der Höhe der Zeit befindet.

Zum Beispiel bildet die Software alle Veränderungen ab, die mit der Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) einhergingen.

AÜG-Reform optimierte Funktionen

Zum 01. April 2017 trat die AÜG-Reform mit Vorschriften zu Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer in Kraft: Die Zeitarbeitssoftware von prosoft bietet praktische Funktionen zur rechtskonformen Umsetzung der Regelungen.

AÜG-bezogene Daten wie die Konditionen von Vergleichsmitarbeitern lassen sich zum Beispiel schnell einpflegen und abrufen.

Auch Fristberechnungen für Equal Pay und Höchstüberlassungsdauern lassen sich dank der folgenden Features leicht durchführen:

  • Berechnung von auftrags- und kundenspezifischen Fristen
  • Berücksichtigung von Unterbrechungen und Vorbeschäftigungszeiten
  • Fristanpassungen bei abweichenden Fristen
  • Warnhinweise bei nahendem Fristende
  • Branchenzuschlagstarifverträge können hinterlegt werden

Office® bietet den Anwendern Auswahlmöglichkeiten, um kundenspezifisch zu agieren und die verschiedenen Perspektiven in der Rechtspraxis zu berücksichtigen: Nutzer können zum Beispiel wählen, ob sie die Fristberechnung gemäß der fachlichen Weisung der Bundesagentur für Arbeit nach BGB §§ 187 Abs. 2 Satz 1, 188 Abs. 2 Satz 2. oder nach BGB § 191 vornehmen.

Die Equal Pay Berechnung erfolgt in Office® in Form eines Gesamtlohnvergleichs: Die Vergütung des Zeitarbeitnehmers nach iGZ-/BAP-Tarifvertrag wird dabei monatlich mit der Vergütung verglichen, die er direkt beim Kunden erhalten hätte. Ist die Bezahlung beim Entleiher höher, ist diese anhand einer Equal Pay-Zulage aufzufüllen (Besitzstandswahrung).

Die Berechnung in Office® berücksichtigt die Besitzstandswahrung: Für den Gesamtlohnvergleich erfassen Anwender einfach die Konditionen eines Vergleichsmitarbeiters. Der Vergleich bietet eine Übersicht über einzelne Abweichungen nach Lohngruppen und Lohnarten. Anhand des Ampel-Checks ist auf einen Blick erkennbar, wo Nachzahlungen fällig sind.

Gesamtlohnvergleich für Equal Pay:

  • Berücksichtigung der Besitzstandswahrung
  • Übersicht über Abweichungen nach Lohngruppen und Lohnarten
  • Ampel-Check für einen schnellen Überblick
  • Datenübernahme in die Lohnabrechnung

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Embargo-Screening für mehr Rechtssicherheit

Ein weiteres Plus der Software ist das Embargo-Screening für mehr Rechtssicherheit. Der Hintergrund: Unternehmen dürfen Terroristen oder Terrorverdächtige zum Beispiel als Arbeitgeber nicht finanziell unterstützen oder mit ihnen Geschäfte machen. Um rechtssicher zu agieren, ist eine regelmäßige Überprüfung aktueller Sanktionslisten erforderlich: Die Listen werden in unregelmäßigen Abständen aktualisiert und sind nicht in einem einheitlichen Datenformat erhältlich.

Für Unternehmen ist die Überprüfung daher mit Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden. Das Embargo-Screening in Office® automatisiert die Sanktionslistenprüfung: Das automatische Screening gleicht Personendaten mit Daten auf Antiterrorlisten der EU und USA ab.

Änderungen von Stammdaten oder neuangelegte Profile werden automatisch berücksichtigt. Das Ergebnis: eine übersichtliche Darstellung aller Übereinstimmungen in Prozent. Systembenachrichtigungen informieren über mögliche Treffer. Anwender haben die Möglichkeit, Mindestwerte für das Screening festzulegen: Geben sie beispielweise 60 Prozent ein, werden ihnen alle Übereinstimmungen ab 60 Prozent angezeigt.

Praktische Schnittstelle zur E-Recruiting-Software prosoftrecruiting©

In Zeiten von Fachkräfteengpässen und Bewerbermangel stehen Zeitarbeitsunternehmen außerdem vor der Herausforderung, qualifizierte Mitarbeiter für den Kundeneinsatz zu finden. Die mobil- und workflowoptimierte Bewerbermanagement-Software prosoftrecruiting© bietet intelligente Funktionen und Direktaktionen für ein optimiertes Bewerbermanagement.

Nutzer lösen per Mausklick Aktionen aus – etwa zur Versendung von Intervieweinladungen und managen ihre Aufgaben effizient über die Software. prosoftrecruiting© verfügt über zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Recruiting-Ergebnisse, zum Beispiel Multiposting für eine maximierte Bewerberreichweite, CV-Parsing oder Bewerbermatching. Durch die Schnittstelle zu Office® lässt sich die Bewerbermanagement-Software nahtlos integrieren. Top!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.