Funktionen der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte von d.velop ist zentraler Bestandteil des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Sie ersetzt Papierakten vollständig und ermöglicht eine strukturierte, digitale Ablage sämtlicher Personaldokumente – von Arbeitsverträgen über Krankmeldungen bis hin zu Weiterbildungsnachweisen.
Alle Daten sind rechtskonform archiviert, in der Cloud gespeichert und durch ein differenziertes Berechtigungskonzept geschützt. Mitarbeitende und Führungskräfte können standortunabhängig auf die für sie relevanten Informationen zugreifen.
Dank automatisierter Prozesse – wie der digitalen Gehaltsabrechnung oder dem digitalen Onboarding – wird die HR-Abteilung spürbar entlastet. Gleichzeitig verbessert sich die Transparenz, die Effizienz steigt und die Grundlage für eine moderne, strategisch agierende Personalabteilung wird geschaffen.
Die d.velop Plattform im Detail
Digitale Personalakte im Dokumentenmanagement-System
Die digitale Personalakte ist vollständig in das Dokumentenmanagement-System d.velop documents integriert. Sie ersetzt physische Personalakten durch eine strukturierte, digitale Aktenlösung, die alle personalrelevanten Informationen zentral, sicher und jederzeit abrufbar speichert. Die Aktenstruktur bildet vorhandene Ablagesysteme 1:1 digital ab – mit klar gegliederten Registern und Unterregistern (z. B. Verträge, Zeugnisse, Krankmeldungen), die ein schnelles Navigieren und systematisches Arbeiten ermöglichen.
Die Lösung steht nicht nur für sich, sondern ist auch für verschiedene Umgebungen verfügbar: Für Microsoft 365 lässt sich die digitale Personalakte nahtlos in SharePoint integrieren und ermöglicht eine effiziente, übersichtliche Verwaltung von Personaldaten direkt in der vertrauten Microsoft-Umgebung. Auch in SAP ist die Lösung voll integriert und nutzt die Standard-Archivelink- oder CMIS-Schnittstelle – mit verständlichem Aufbau und strukturierter Registerlogik für eine einfache Nutzung im SAP-Kontext (SAP Success Factors und SAP HCM). d.velop verfügt über 500+ Konnektoren, unter anderem SAGE HR Suite, SAGE People, DATEV Lodas, easySoft 5, Varial Personalwesen oder BITE.
Automatisierte Erfassung & Digitalisierung
d.velop unterstützt eine workflow-gestützte Automatisierung sämtlicher personalbezogener Prozesse. Neue Dokumente wie Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnungen können direkt und ohne Medienbrüche eingespeist werden – per Upload, E-Mail oder digitales Formular. Ergänzend sorgt die OCR-Texterkennung für eine strukturierte Datenextraktion. Durch automatische Wiedervorlagen, Aufgabenverwaltung und nahtlose Workflows geraten keine Aufgaben in Vergessenheit. So werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch Fehlerquellen deutlich reduziert.
Gesetzeskonforme Archivierung & Versionierung
Rechtssicherheit steht im Fokus: Die digitale Personalakte gewährleistet die strikte Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, darunter DSGVO, GoBD sowie alle vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Alle Daten werden zentral, platzsparend und revisionssicher archiviert – vom Arbeitsvertrag bis zur Krankmeldung. Zusätzlich sorgt eine durchgängige Versionierung für maximale Transparenz: Jede Änderung am Dokument wird lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar gemacht.
Berechtigungskonzepte & Zugriffskontrolle
Dank eines fein abgestuften Berechtigungskonzepts können individuelle oder rollenbasierte Zugriffsrechte vergeben werden. Nur autorisierte Personen – wie Personalverantwortliche, Führungskräfte oder externe Prüfer – erhalten Einsicht in sensible Dokumente. Dies schützt vertrauliche Inhalte zuverlässig und schafft zugleich Transparenz im Zugriff.
Schnellsuche & strukturierte Navigation
Intelligente, passgenaue Suchfunktionen ermöglichen es, sämtliche Akteninhalte auch nach Jahren in Sekundenschnelle zu finden. Die Kombination aus Volltextsuche, Filterfunktionen und strukturierter Navigation sorgt für ein reibungsloses Auffinden aller relevanten Informationen. Falsch abgelegte Dokumente werden dabei systematisch erkannt und können schnell korrigiert werden – das spart Zeit und verbessert die Datenqualität nachhaltig.
Collaborations-Tools & ortsunabhängiges Arbeiten
d.velop documents fördert eine moderne, ortsunabhängige Arbeitsweise. Mitarbeitende können Dokumente kommentieren, gemeinsam bearbeiten oder zur Freigabe weiterleiten – alles innerhalb definierter, digitaler Workflows. Durch die Cloud-Anbindung ist der Zugriff von überall möglich, was vor allem in hybriden Arbeitsmodellen große Flexibilität schafft und Medienbrüche vermeidet.
KI-basierte Chatfunktion für Dokumente
Als zukunftsweisendes Feature bietet d.velop eine KI-gestützte Chatfunktion, mit der Dokumenteninhalte im Dialog analysiert werden können. So lassen sich etwa Vertragsdetails oder Urlaubsregelungen direkt im Gespräch mit der KI klären, ohne umständlich manuell suchen zu müssen – ein klarer Vorteil für die Nutzerfreundlichkeit.
Prozessautomatisierung in der HR
Wiederkehrende HR-Prozesse wie Onboarding, Vertragsänderungen, Zeugnis- oder Urlaubsanträge lassen sich vollständig automatisieren. Auch Reisekostenabrechnungen und digitale Gehaltsabrechnungen sind direkt integrierbar. Die Automatisierung sorgt für eine spürbare Entlastung der Personalabteilung, verkürzt Bearbeitungszeiten und reduziert Verwaltungskosten – und ermöglicht es der HR-Abteilung, sich wieder auf strategisch wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Bewertung
Die digitale Personalakte von d.velop ist eine durchdachte Lösung für moderne HR-Prozesse und bietet zahlreiche Funktionen, die Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit vereinen. Besonders praktisch ist die nahtlose Integration in Microsoft 365 und SAP und weitere Systeme, wodurch bestehende Arbeitsumgebungen optimal ergänzt werden. Die strukturierte Aktenführung in Registern und Unterregistern erleichtert den Umstieg auf digitale Prozesse erheblich.
Ein zentraler Vorteil ist die umfassende Automatisierung personalbezogener Workflows. Ob Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder Onboarding – alle Prozesse können digital abgebildet und automatisch gesteuert werden. Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Texterkennung (OCR) sorgen dafür, dass keine Information verloren geht und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
Auch in puncto Datenschutz und Archivierung erfüllt d.velop höchste Anforderungen: Dokumente werden GoBD- und DSGVO-konform abgelegt, alle Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch eingehalten. Eine lückenlose Versionierung sorgt für maximale Transparenz.
Zudem überzeugt die Software durch leistungsstarke Suchfunktionen, die schnelles Finden von Dokumenten auch nach Jahren ermöglichen. Die KI-gestützte Chatfunktion rundet das System ab und erleichtert den Umgang mit Dokumenteninhalten.
Eine leistungsstarke, benutzerfreundliche Lösung, die HR digital, sicher und zukunftsfähig macht.
