Die Funktionen von EDIB® Zeugnisse im Überblick
Das Modul EDIB® Zeugnisse aus dem Hause BEGIS ermöglicht die Erstellung professioneller und individueller Arbeitszeugnisse. Die Software für Zeugnismanagement lässt sich individuell auf die Prozesse eines Anwenderunternehmen anpassen.
Nach der Anpassung der Software ist ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis nur noch ein paar Klicks entfernt. Formulierungen können genau auf den Zeugnisempfänger zugeschnitten werden. Anwender können diese aus über 18.500 Textbausteinen auswählen und frei anpassen. Die Textbausteine und dazugehörigen Erläuterungstexte wurden durch Volljuristen und Fachanwälte für Arbeitsrecht des BEGIS-Partners H&P Infomedia erstellt.
Die Funktionen im Detail
Integration der Mitarbeiterdaten ins Zeugnis
Relevante Mitarbeiterdaten werden automatisch in das Zeugnis integriert und müssen nicht mühsam zusammengetragen werden. Dabei können Anwender individuell festlegen, welche Daten aus dem genutzten Personalsystem in das Zeugnis integriert werden sollen. Die Einrichtung der Anbindung an das Personalsystem System erfolgt durch BEGIS.
Vorlagen
Arbeitszeugnisse auszuformulieren gelingt mit dem Zeugnisgenerator von BEGIS im Handumdrehen. In dem Tool liegen fertige Vorlagen für die Ausgestaltung des Zeugnistextes vor. Die Textbausteine beziehen sich unter anderem auf diese Punkte:
- Tätigkeitsbeschreibungen
- Besondere Erfolge
- …
EDIB® Zeugnisse unterstützt den Zeugnisersteller außerdem mit kontextbezogenen Hilfetexten. Darüber hinaus stehen Handbücher zum Thema Arbeitszeugnisse, Musterzeugnisse, relevante Gesetztestexte und Urteile in dem Modul zur Verfügung.
Überdies besteht die Möglichkeit, ein Unternehmensprofil anzulegen. Dieses beinhaltet eine Unternehmensbeschreibung, den Sitz und den Namen des Unterzeichners. Die Angaben können mit einem Klick automatisch ins Zeugnis eingefügt werden.
Für Betriebe mit Tochterunternehmen können auch mehrere Unternehmensprofile angelegt werden, wobei ein Standardprofil definiert werden kann. Es ist außerdem möglich, jedem Unternehmensprofil eine bestimmte Design-Vorlage zuzuordnen. So werden Zeugnisse für jede Dependance gleich in dem passenden Corporate Design erstellt. Auf ähnliche Weise können in dem Tool Abteilungsprofile mit Beschreibung und zweitem Unterzeichner angelegt und verwendet werden.
Bewertung des Mitarbeiters
Das zentrale Thema bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist die Bewertung des Mitarbeiters. Diese kann in dem System anhand rechtlich relevanter Kriterien nach dem Schulnotensystem schnell und leicht vorgenommen werden. Auf Basis der eigegebenen Bewertung und integrierter Daten aus anderen Systemen erstellt EDIB® Zeugnisse ein vollständiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Der Zeugnistext beinhaltet:
- Einleitung
- Unternehmensbeschreibung,
- Abteilungsbeschreibung
- Tätigkeitsbeschreibung
- Bewertung
- Schlussformulierung
- Ort
- Datum
- Unterzeichner
Ist das Zeugnis fertiggestellt, kann sich der bearbeitende Personaler das Dokument zunächst als Vorschau anzeigen lassen, es anschließend ausdrucken und dem Mitarbeiter aushändigen. Alternativ kann das Zeugnis als PDF- oder Word-Datei per E-Mail versandt werden. Zum Beispiel an den Linienvorgesetzten, der es auf diesem Weg direkt digital unterschreiben kann. Ein fertiges Zeugnis kann per Knopfdruck an EDIB® Akte oder EDIB® Datenbox exportiert werden.
Bewertung von EDIB® Zeugnisse
EDIB® Zeugnisse von BEGIS hat uns im Test voll überzeugt. Die Abläufe, die sich mit dem Tool bearbeiten lassen, folgen einem standardmäßig vorgegeben Workflow und sind leicht nachvollziehbar. Das Programm navigiert den Anwender durch den kompletten Prozess und nichts gerät bei der Erstellung eines Zeugnisses in Vergessenheit.
Der Workflow selbst ist dabei nicht in Stein gemeißelt. Auf Wunsch können auch kundenindividuelle Abweichungen zum Standard-Ablauf festgelegt werden. Die Einrichtung erfolgt durch BEGIS.
Im Standard-Ablauf sind drei Rollen vorgesehen: Personaler, Vorgesetzter und Mitarbeiter. Es bestehen drei Startmöglichkeiten:
- Der Personaler startet die Zeugniserstellung für einen Mitarbeiter
- Der Vorgesetzte startet die Zeugniserstellung für einen seiner Mitarbeiter
- Der Mitarbeiter beantragt ein Zwischenzeugnis für sich selbst
Nachdem die Zeugniserstellung gestartet wurde, legt der Anwender fest:
- Soll das Zwischenzeugnis für den Mitarbeiter erstellt werden?
- Soll ein End- oder ein Zwischenzeugnis erstellt werden?
- Wer soll die Tätigkeitsbeschreibung eingeben?
- Wer soll den Mitarbeiter bewerten?
Dann geht’s los. Anwender werden sehen, dass ein erster Zeugnisentwurf binnen kürzester Zeit generiert werden kann. Das liegt auch daran, dass das Tool an Aufgaben erinnert und den Workflow stets im Fluss hält. Im Standard-Prozess erhalten der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter automatische Informationsmails mit Fristen, falls von ihnen gefordert sind. Läuft die Frist ab, bekommt der Personaler das Zeugnis wieder zurück.
Nach der Erstellung kann neben dem Personaler eine weitere Person definiert werden, die das Zeugnis noch einmal Korrektur liest. Das kann zum Beispiel der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter sein. Der Prüfer trägt seine Änderungswünsche direkt im System ein. Der Personaler hat nun zwei Optionen: Er kann die Änderungswünsche berücksichtigen und das Zeugnis entsprechend abändern. Oder: Er kann die Änderungen verwerfen.
Die Software EDIB® Zeugnisse wird als standardisiertes System aus dem Rechenzentrum des Herstellers zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Das System kann je nach Wunsch des Kunden entweder über das Internet oder über VPN betrieben werden. Kunden, die die Nutzung über VPN wünschen, benötigen eine Anbindung an das BEGIS-Rechenzentrum, falls sie noch keine haben. Die Standardanbindung erfolgt über das Internet.
Die Einrichtung des Moduls EDIB® Zeugnisse im Rechenzentrum beinhaltet:
- Installation des Moduls EDIB® Zeugnisse auf den Servern von BEGIS
- Benutzeranlage, Einrichten einer automatisierten Übernahme von Userdaten
- Einrichten der festgelegten Rollen und Berechtigungen
- Anbindung an das genutzte Personalsystem
- Einrichten eines Standard-Workflows
- Einrichten des Standardlayouts, ggf. Anpassung entsprechend Corporate Design des Auftraggebers.
BEGIS führt außerdem auf Wunsch Anwenderschulungen durch – entweder direkt beim Kunden vor Ort oder über das Internet im virtuellen BEGIS-Schulungsraum.
