EDIB® Dokumente von BEGIS

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Intuitiv bedienbar, gute Integrierbarkeit

  • Contra

    Leider keine Preisangabe

  • Fazit

    Top Programm

Bewertung

5
Funktionen
4.8
Usability
5
Einrichtung
4
Kundenfeedback

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EDIB® Dokumente ist das Personaldokumente Management System aus dem Hause BEGIS: Der Hersteller verspricht eine Dokumentverwaltung auf höchstem Niveau. Stammdaten lassen sich zum Beispiel aus jedem beliebigen System übernehmen, eine professionelle Dialog-Hilfe unterstützt bei der Erstellung von Dokumenten. Zeugnisse lassen sich schnell und einfach mit dem Zeugnisgenerator schreiben und sowieso lässt sich das Tool an das Corporate Design des Anwenderunternehmens anpassen. Und, und, und. Klingt interessant? Fanden wir auch und haben das Tool unter die Lupe genommen.

Über den Hersteller

BEGIS entwickelt zugeschnittene Lösungen für personalwirtschaftliche Prozesse. Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung für alle Themen rund um digitale Prozesse im Personalwesen. Von der digitalen Personalakte über die Dokumentenerstellung bis hin zu professionellen Workflow-Systemen.

Kurzübersicht über EDIB® Dokumente von BEGIS

Das Tool EDIB® Dokumente von BEGIS wartet mit folgenden Features auf:

  • Einfache Dokumentenerstellung durch die Übernahme von Stammdaten aus jedem beliebigen System.
  • Professionelle Dialog-Hilfe zur Erstellung von Dokumenten.
  • Zentrale Verwaltung von Bildern, Logos, etc.
  • Zeugnisgenerator
  • Anpassbarkeit an das Corporate Design eines Unternehmens
  • Zugriff auf Dokumente direkt aus Akten, Portalen oder der hauseigenen HR-Software
  • Berechtigungsvergabe
  • Individuelle Gestaltbarkeit von Dokumentenvorlagen.
  • Hohe Standardisierbarkeit und Automatisierbarkeit
  • Höchste Sicherheitsstandards

Die Funktionen von EDIB® Dokumente von BEGIS im Überblick

Allgemeine Informationen

Zunächst punktet Hersteller BEGIS durch einen umfassenden Kundensupport. So unterstützt das Software Unternehmen die Anwender von EDIB® Dokumente bei der erfolgreichen Einführung mit folgenden Schritten:

  • Projektvorbereitung: Gemeinsame Erstellung eines Projektplans und Festlegen aller Aufgaben für das Projektteam.
  • Erarbeiten eines Fachkonzepts: Das Fachkonzept dient dazu, ein gemeinsames Verständnis über die Projektarbeiten zu schaffen, die Arbeiten und die Zuständigkeiten in den Einzelaktivitäten zu präzisieren und zentral zu dokumentieren.
  • Realisierung: Implementierung und Anpassung des Systems gemäß des Fachkonzepts inklusive:
    • Einrichtung der Dokumente
    • Übernahme von Belegdaten
    • Anlage der initial benannten Anwender
  • Rechenzentrum: EDIB® Dokumente wird im Rechenzentrum der BEGIS betrieben. Kunden benötigen zur Nutzung nur eine Anbindung an dieses Rechenzentrum.
  • Anwenderschulungen: Der HR Software Anbieter BEGIS bietet  Anwenderschulungen an. Entweder als Präsenzseminar mit maximal acht Teilnehmern. Oder als Web-Schulung im virtuellen Schulungsraum der BEGIS mit maximal 12 Anwendern.

 EDIB® Dokumente Composer

Mit dem EDIB® Dokumente Composer können Anwender Dokumente und E-Mails aus System-Anwendungen voll- oder teilautomatisiert erstellen. Der Hersteller bietet hierzu ein Bündel an Standardfunktionalitäten an:

  • Vollständige Prozess- und Datenintegration von EDIB® Dokumente in Drittsysteme
  • Voll- oder halbautomatische Generierung von Dokumenten und E-Mails aus SAP GUI oder Web-Anwendungen für alle EDIB® Dokumente Vorlagen im Einzel- und Mengenverfahren
  • Nutzung der Daten aus beliebigen externen Systemen
  • Assistentenbasierte, interaktive Erfassung von zusätzlichen Dateneingaben und Entscheidungen des Benutzers während der Dokumentenerstellung wie der Zusteuerung von weiteren Anlagen zu einem Dokument
  • Zwischenspeichern von assistentenbasierten Eingaben während der Dokumentenerstellung: Die Bearbeitung von Dateneingaben und Entscheidungen kann unterbrochen werden, der aktuelle Bearbeitungsstand wird zwischengespeichert.
  • Assistentenbasierte Zusammenfassung der eingegebenen Daten vor Erstellung des Dokumentes.

Überdies lassen sich die Zugriffsrechte auf das System dank eines detaillierte Rollen- und Berechtigungssystems dezidiert steuern. So bekommt jeder Anwender nur die Daten zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Innerhalb des Tools können Nutzer erstellte Dokumente und E-Mails durch ein integriertes Textverarbeitungsmodul noch einmal komplett nachbearbeiten und als Lokale Kopie speichern.

Über eine Vorschaufunktion lassen sich fertige E-Mails in den Versionen „HTML“ oder „Nur Text“ noch einmal final begutachten. Und: Anwendern steht eine mehrsprachige Benutzeroberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Portugiesisch und Bulgarisch vor Verfügung. Das ermöglich auch die  Erstellung von gemischtsprachigen Dokumenten in der Einzel- und Mengenverarbeitung.

Dokumentenerzeugung

Über den EDIB® Dokumente Generator können Dokumente oder E-Mails generiert und im Einzel und Mengenverfahren zentral verwaltet werden. Das Tool wartet mit folgenden Pluspunkten auf:

  • Speicherung der im Dokument enthaltenen System- und Benutzerdaten sowie der Metadaten für die Verwendung in Folgeprozessen (z.B. Übergabe von Vertragsdaten aus SAP E-Recruiting über das Vertragsdokument an SAP ERP HCM) als Datencontainer am Dokument
  • Intelligente Zuordnung der Erzeugung von Dokumenten und E-Mails zu verschiedenen Personen und Vorgängen in SAP (z.B. Zuordnung zum betroffenen Mitarbeiter, zum erstellenden Benutzer oder auch zu Verträgen oder Accounts im Kundenbeziehungsmanagement)
  • Mehrfachselektion von EDIB® Dokumente Aufträgen zur gleichzeitigen Ausführung von Operationen, z.B. Finalisieren, Abgrenzen oder Löschen
  • Verteilter Aufruf aller Dokumente und E-Mails über eine komfortable Bedienoberfläche
  • Statusanzeige zum Dokument oder zur E-Mail:
    • neu
    • Entwurf
    • final
    • ausgegeben
    • in Bearbeitung
  • Versionierung und zentrale Verwaltung von erstellten einzelnen Dokumenten und E-Mails
  • Anzeige von relevanten Informationen zu einem ausgewählten Auftrag:
    • Benutzerinformationen
    • Historie über Statusänderungen
    • Hinterlegen von Notizen

EDIB® Dokumente Designers

Der EDIB® Dokumente Designer unterstützt bei der Erzeugung von Vorlagen für Dokumente und E-Mails. Sämtliche Vorlagen lassen sich über das Tool zentral verwalten und strukturiert ablegen.

Sie sind über verschiedene Organisationsbereiche hinweg wiederverwendbar, kombinierbar und verschachtelbar, wobei das Programm bestehende Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Dokumente übersichtlich anzeigt.

Weitere Features:

  • Definition von Regeln über Auswahllisten, Wertebereiche und Status von Datenfeldern
  • Volltextsuche nach zur Vorlagenerstellung verwendeten Inhalten und weiteren Filtermöglichkeiten
  • Unternehmensweites und -übergreifendes Abgrenzen und Abbilden von Organisationseinheiten und Verantwortlichkeiten in der Vorlagenerstellung und -verwaltung mit Hilfe von Domänen
  • Automatische Historie: Speichervorgänge und Freigaben lassen sich mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen nachvollziehen
  • Konfiguration und Speichern lokaler Benutzereinstellungen: Ausblenden nicht benötigter Dialogfelder; individuelles Anpassen der Arbeitsbereiche
  • Anbindung von Funktionen aus externen SAP-Systemen zum Rechnen mit Datenfeldern

EDIB® Dokumente Ausgabeassistent

Der EDIB® Dokumente Ausgabeassistent ist die Komponente, die bei der Ausgabe von Einzel- und Mengendokumenten unterstützt. Dem Anwender stehen verschiedene Informationen bzw. Einstellungen für die Ausgabe von Dokumenten und E-Mails zur Verfügung. Dazu gehören die übersichtliche Anzeige aller Ausgabekanäle, die Auswahl  druckerspezifischer Eigenschaften.

Außerdem lässt sich die Ausgabe der Dokumente über alternative Verbreitungsmöglichkeiten steuern:

  • Versand von E-Mails über den installierten E-Mail-Client
  • Drucken auf dem Arbeitsplatz-/ Netzwerkdrucker
  • Alternative Ausgabe (per E-Mail) von Entwurfsdokumenten eines Einzelauftrages im Open Document Format oder als PDF

Bewertung

Ein ganz schön ausgefeiltes Tool, das BEGIS hier zum Thema Dokumentenverwaltung abgeliefert hat. Die Vorteile des Tools auf einen Blick:

  • Extrem breit gefächerter Funktionsumfang.
  • Effektivität: Dokumente lassen sich mit einem Klick erstellen und  in die richtigen Formate bringen.
  • Effizienz: Dank einer intuitiven Benutzerführung und durch unterstützende Dialogfunktionen lassen sich hochwertigte Dokumente in kurzer Zeit erstellen.
  • Anwender haben dank einer hohen Übersichtlichkeit und der Kompatibilität mit anderen HR- oder Anwendersystemen jederzeit volle Transparenz und Kontrolle über Inhalte und Daten.
  • Skalierbarkeit: Dokumente- und Kommunikationsprozesse lassen sich dank der hohen Skalierbarkeit des Systems unternehmensweit und international standardisieren.
  • Komfort: Dokumente lassen sich intuitiv, weitestgehend automatisiert und standardisiert erstellen.
  • Bestehende Daten aus allen Unternehmensanwendungen lassen sich nutzen und als Grundlage für eine High-End-Kommunikation verwenden.

Umfassender Support

Auch am Support von BEGIS gibt es nichts zu meckern. Der Software Hersteller richtet Dokumentenvorlagen und Prozesse sowie Workflows für den Auftraggeber exakt nach dessen Vorgaben ein und übernimmt die fortlaufende Pflege aller hinterlegten Vorlagen und Prozesse.

Sämtliche Inhalte für Briefvorlagen wie die Liste aller Datenfelder aus dem führenden System, Layouts, Texte, Textbausteine, Logos, Bilder, Schriftarten und -größen sowie Formate müssen nur vom Anwenderunternehmen einmal schriftlich bereitgestellt werden. Die Einrichtungen und Umsetzung übernimmt BEGIS.

Sicherheit

Was uns außerdem überzeugte: Der hohe Sicherheitsgrad, den die Software gewährleistet. Die Cloud-Lösung von BEGIS wird als praktische SaaS-Lösung angeboten. Durch ein Hosting in Deutschland profitieren Kunden von einem erhöhten Maß an Datensicherheit.

Die Speicherung und Aufbewahrung sensibler Daten erfüllen somit die strengen Datenschutz-Anforderungen in Deutschland. Das Rechenzentrum ist entsprechend zertifiziert.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.