Digitale Personalakte von ZMI

GESAMTBEWERTUNG

4.5

Zusammenfassung

  • Pro

    Solider Funktionsumfang

  • Contra

    Leider nicht separat erhältlich

  • Fazit

    Top!

Bewertung

4.5
Funktionen
4.5
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

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Die Digitale Personalakte von ZMI ist Bestandteil des Grundmoduls Personalzeiterfassung innerhalb der Gesamtlösung ZMI – Time. Damit ist die Anwendung aber keinesfalls nur ein Anhängsel innerhalb eines großen Systems. Im Gegenteil. Das Tool vermag alles zu leisten, was sich der Anwender von einer Digitalen Personalakte verspricht.

Über das Unternehmen

zmiZMI ist seit 1996 Anbieter rund um Systemlösungen für Personalzeiterfassung, Auftragszeiterfassung, Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskontrolle und Warenwirtschaft.

Alle Lösungen werden von einem starken Entwicklerteam und einem starken Support- und Serviceteam in Deutschland weiterentwickelt. Hierfür wurde der Lösungsanbieter mit dem Siegel des Bundesverbands IT-Mittelstand ausgezeichnet: „Software Made in Germany“.

Funktionen im Überblick

Die Digitale Personalakte von ZMI ist Bestandteil des Grundmoduls Personalzeiterfassung innerhalb der Gesamtlösung ZMI – Time. Mit den Funktionen der Digitalen Personalakte von ZMI lassen sich unter anderem die folgenden Abläufe managen:

  • Hinterlegen umfangreicher Informationen zum Mitarbeiter
  • Umfangreiches Benutzer- und Rechtemanagement
  • Wiedervorlagefunktion für Einträge in der digitalen Personalakte

Funktionen im Detail

Die Digitale Personalakte von ZMI ist ein Teil des Gesamtprogramms ZMI – Time und ersetzt in Anwenderunternehmen die komplette Papierakte. Der enorme Vorteil: Auch an verschiedenen Standorten sind sämtliche Unterlagen somit jederzeit und vor allem gleichzeitig dank der Cloud-Lösung einseh- und bearbeitbar.

Das erleichtert die HR die Arbeit enorm. Immerhin muss kein Anwender mehr warten, bis die Akte aus Papier endlich den Weg von einer anderen Abteilung auf den Tisch eines Personalverantwortlichen gefunden hat, sondern er kann immer dann darauf zugreifen, wenn es nötig ist.

Das ist nicht der einzige Vorteil, den die Digitale Personalakte gegenüber der Akte aus Papier bietet. Dank sicherer und hochverschlüsselter Zugriffsberechtigungen sieht ein Anwender auch immer nur das, was für seine Augen und sein Aufgabengebiet wirklich relevant ist.

Bei einer Papierakte sind solche Feinheiten in der Zugriffsberechtigung nicht zu unterscheiden. Sie wechselt schließlich entweder ganz oder gar nicht den Besitzer. Somit stehen Anwender der Digitalen Personaltakte von ZMI auch auf der sicheren Seite, die strenger werdenden Regeln im Datenschutz einzuhalten.

In der Digitalen Personalakte von ZMI lassen sich umfangreiche Informationen zu jedem Mitarbeiter inklusive der dazugehörigen Dokumentenanhänge hinterlegen und abspeichern:

  • Prüfungsergebnisse
  • Sonderführerscheine
  • Zwischenzeugnisse
  • Führungszeugnisse
  • Name
  • Anschrift
  • Lebenslauf
  • Medizinische Daten
  • Und, und, und

Dabei können die in der Digitalen Personalakte hinterlegten Informationen in frei definierbare Gruppen unterteilt werden, die das Wiederauffinden von Informationen oder das Auswerten nach bestimmten Kriterien erheblich erleichtern.

Ausgewählte Informationen können überdies Mitarbeitern und Führungskräften in einem HR-Portal zur Ansicht oder zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Stichwort: Employee Self Service.

Über die Bearbeitungsrechte an verschiedenen Stellen in der Digitalen Personalakte können Mitarbeiter und Führungskräfte Änderungen in bestimmten Einträgen selbst vornehmen und entlasten damit HR erheblich von administrativem Aufwand.

Last but not least sorgt eine Wiedervorlagefunktion für Einträge in der Digitalen Personalakte dafür, dass wichtige Termine oder To Do’s nicht in Vergessenheit geraten. Sie erinnert Anwender zum Beispiel an den jährlich anstehenden Sehtest von Mitarbeitern oder andere wichtige Daten. Das ermöglicht ein Personalmanagement, das immer auf der Höhe der Zeit ist.

Bewertung 

ZMI besteht seit über 20 Jahren mit bundesweiten Standorten. In den vergangen Jahren hat sich die ZMI GmbH in vielen Bereichen zum führenden Hersteller entwickelt. Die Produktpalette umfasst Software für die Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, Personaleinsatzplanung und bedient weitere Module in den Bereichen HR, Organisation und Sicherheit.

Die Digitale Personalakte von ZMI zeichnet sich vor allem durch ihre intuitive Bedienbarkeit aus: Das Programm ist nicht weiter erklärungsbedürftig. Was uns bei unserem Vergleich außerdem ins Auge stach: Das System kommuniziert innerhalb des Gesamtsystems ZMI-Time auch mit anderen HR Software Modulen und tauscht mit ihnen nahtlos Daten aus. Das vermeidet eine doppelte Datenvorhaltung in verschiedenen Modulen und unnötige Fehler.

Die Digitale Personalakte von ZMI ist vor allem dafür gedacht, die tägliche Ablage und Administration unternehmenseigener Daten zu vereinfachen. Und das gelingt! Der große Vorteil: Anwender können zeitgleich auf die Daten zugreifen, wobei ein umfangreiches Sichtrechtekonzept dafür sorgt, dass jeweils nur die Daten abgerufen werden können, für die ein User autorisiert ist. Das grenzt die Gefahr von Datenmissbrauch in einem Unternehmen erheblich ein.

Ein weiterer Vorteil der der Digitalen Personalakte von ZMI ist der geringere Platzbedarf, der mit der digitalen Vorhaltung von Daten einhergeht. Vorbei die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner reihten. Die dafür notwendigen Archivräume können nun einer anderen Bestimmung zugeführt werden.

Auch der Service von ZMI überzeugt. Der Hotline-Service steht Anwendern für alle offenen Fragen zur Verfügung und berät bei Problemen mit der Software und bei Fragen rund um den effizienten Einsatz der ZMI-Produkte. Mit Hilfe moderner Fernwartungssoftware können die ZMI-Mitarbeiter bei Bedarf direkt auf den Rechner des Anwenders zugreifen, Störungen schnell beseitigen oder Fragen direkt beantworten.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.