HR-Suite von Abacus Umantis

HR-Suite SmartKMU und HR-Suite Flex

Die cloudbasierten HR-Suite-Lösungen von Abacus Umantis bieten Unternehmen jeder Größe eine leistungsstarke Grundlage für moderne, digitale Personalprozesse. Mit der Umantis HR-Suite SmartKMU richtet sich Abacus Umantis gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen, die eine sofort einsatzbereite, praxisbewährte Lösung benötigen. Vorkonfigurierte Best-Practice-Prozesse und eine klare Benutzerführung sorgen dafür, dass die Software in nur drei Wochen produktiv einsetzbar ist. Dabei profitieren Nutzerinnen und Nutzer von der über 20-jährigen HR-Expertise von Umantis. Die Lösung ist skalierbar, flexibel erweiterbar und auf die Anforderungen wachsender Organisationen ausgerichtet.

Die Umantis HR-Suite Flex hingegen ist eine individuelle Komplettlösung für Unternehmen mit komplexeren Strukturen und spezifischen Anforderungen. Sie lässt sich exakt auf bestehende HR-Prozesse zuschneiden und digitalisiert sämtliche Aufgaben rund um Personalverwaltung, Recruiting, Talentmanagement, Weiterbildung und interne Kommunikation. Dank ihres modularen Aufbaus und der intuitiven Bedienbarkeit unterstützt die Suite eine nachhaltige Effizienzsteigerung im Personalwesen. Beide Systeme bieten eine hohe Zukunftssicherheit und begleiten Unternehmen zuverlässig durch organisatorische Veränderungen.

Details zur Umantis HR-Suite

Bewerbermanagement

Das Modul für Bewerbermanagement ermöglicht die vollständige Digitalisierung des gesamten Recruiting-Prozesses. Von der Stellenausschreibung über die Bewerbererfassung bis zur finalen Auswahl laufen alle Schritte zentralisiert und strukturiert ab. Bewerbungen lassen sich in der Software effizient vergleichen und bewerten. Automatisierte Abläufe erleichtern sowohl der Personalabteilung als auch Fachabteilungen und Führungskräften den Zugang und beschleunigen Entscheidungsprozesse. Die benutzerfreundliche Oberfläche verbessert die Candidate Experience spürbar und fördert die Qualität der Personalgewinnung.

Job Marketing

Das integrierte Job Marketing erleichtert das zielgerichtete Schalten von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen. Die Multiposting-Funktion ermöglicht die gleichzeitige Veröffentlichung auf mehreren Plattformen und liefert datengestützte Empfehlungen, welche Kanäle für eine bestimmte Position am erfolgversprechendsten sind. Bestehende Verträge oder Rahmenvereinbarungen mit Medienpartnern können nahtlos in das System übernommen werden. So wird das Recruiting effizienter, transparenter und messbarer.

Onboarding und Offboarding

Das Modul On-/Offboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende strukturiert und individuell in das Unternehmen integriert werden. Bereits ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung beginnt ein systemgestützter Einarbeitungsprozess, in dem alle Beteiligten – von HR über Führungskräfte bis zu den neuen Teammitgliedern – ihre Aufgaben über die Plattform koordinieren können. Auch das Offboarding wird effizient gestaltet, um Wissenstransfer sicherzustellen und formale Abläufe zuverlässig zu steuern. Transparente Abläufe fördern eine positive Mitarbeitendenbindung und senken die Fehleranfälligkeit.

Mitarbeiterentwicklung

Mit dem Modul für Mitarbeiterentwicklung lassen sich individuelle Entwicklungsziele definieren, Schulungsbedarfe identifizieren und passende Bildungsmaßnahmen ableiten. Die Software bietet eine umfassende Übersicht über Kompetenzen, Qualifikationen und Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden. Interne Weiterbildungsangebote können gezielt geplant und verwaltet werden. Zudem unterstützt das System bei der Auswertung von Maßnahmen und deren Wirkung. Unternehmen gewinnen so fundierte Einblicke in ihr Human Capital und schaffen systematisch Entwicklungsperspektiven.

Vergütung

Eine transparente und faire Vergütung ist zentral für Mitarbeitermotivation und langfristige Bindung. Das Vergütungsmodul unterstützt Führungskräfte und HR-Verantwortliche bei der Planung von Lohnanpassungen, Bonuszahlungen und anderen monetären Anerkennungen. Durch individuell definierbare Richtlinien und datenschutzkonforme Workflows lassen sich Vergütungsrunden strukturiert und nachvollziehbar abbilden. Die Planung erfolgt unabhängig vom Standort und kann flexibel an verschiedene Unternehmensbereiche angepasst werden.

Mitarbeiterkommunikation

Das Modul zur internen Kommunikation fördert die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und trägt zur Stärkung der Unternehmenskultur bei. Informationen, News und Ankündigungen können gezielt und zeitnah an alle Mitarbeitenden verteilt werden. Der Zugriff ist über die Mitarbeiterportale MyAbacus sowie über die mobile App AbaSquare möglich. Dies ermöglicht eine standort- und geräteunabhängige Kommunikation, die besonders in hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebungen eine hohe Relevanz hat.

Digitale Personalakten

Die Digitale Personalakte zentralisiert alle relevanten Informationen und Dokumente rund um Mitarbeitende in einer geschützten, digitalen Umgebung. HR-Verantwortliche und berechtigte Nutzerinnen und Nutzer haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Unterlagen, Arbeitsverträge, Abwesenheiten oder Weiterbildungsnachweise. Vordefinierte Zugriffsrechte garantieren Datenschutz und Compliance, während gleichzeitig Transparenz und Effizienz in der täglichen Personalarbeit deutlich steigen.

Zeitwirtschaft

Die Zeiterfassung wird durch das Modul Zeitwirtschaft vollständig digitalisiert. Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten können flexibel über verschiedene Kanäle erfasst werden, etwa über die mobile App AbaClik, die stationäre Lösung AbaClock, kontaktlos via NFC-Sender oder browserbasiert über MyAbacus. Die Integration in das ERP-System erlaubt eine automatische Weiterverarbeitung der Zeitdaten für Lohnabrechnungen und Planungen. Damit wird der gesamte Prozess der Arbeitszeitdokumentation vereinheitlicht und beschleunigt.

Digitale Signatur

Durch die Integration der elektronischen Signaturlösung DeepSign können Dokumente rechtsgültig und sicher digital unterzeichnet werden. Der Unterschriftsprozess erfolgt unabhängig vom Ort und beschleunigt die Abwicklung personalrelevanter Vorgänge erheblich. Besonders bei Remote-Arbeit oder im Umgang mit externen Mitarbeitenden sorgt diese Funktion für eine professionelle und ressourcenschonende Abwicklung.

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ermöglicht es, Arbeitszeiten, Schichtpläne und Ressourcen optimal zu organisieren. Gesetzliche Vorgaben sowie individuelle Anforderungen werden automatisch berücksichtigt, während der digitale Arbeitsplan über das Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt oder ausgedruckt werden kann. Die intuitive Bedienung erlaubt eine schnelle Anpassung bei kurzfristigen Änderungen und sichert die betriebliche Flexibilität.

Spesenmanagement

Mit dem Spesenmanagement lassen sich Auslagen und Reisekosten vollständig digital erfassen, prüfen und rückerstatten. Die App AbaClik ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege direkt per Smartphone zu scannen. Dabei werden automatisch relevante Informationen wie Mehrwertsteueranteile oder Beträge erkannt. Der Prozess wird durch künstliche Intelligenz unterstützt und reduziert den administrativen Aufwand für Mitarbeitende und Freigabestellen erheblich.

HR-Core

Das Modul HR-Core ist das Fundament der gesamten Umantis HR-Suite. Es dient als zentrale Schaltstelle für alle Personalstammdaten und Routineprozesse. Gleichzeitig bietet es Funktionen wie Self Services für Mitarbeitende, automatisierte Verwaltungsaufgaben und flexible Schnittstellen zu angrenzenden Systemen. Das Modul HR-Core sorgt für durchgängige Prozesse, hohe Datenqualität und eine konsistente Nutzererfahrung über alle Module hinweg.

Daten Cockpit

Das Daten Cockpit stellt umfangreiche Analysemöglichkeiten bereit, um HR-Daten in aussagekräftige Berichte und Visualisierungen zu überführen. Die nahtlose ERP-Integration reduziert den Aufwand klassischer Business-Intelligence-Lösungen erheblich. Mit wenigen Klicks lassen sich spezifische Auswertungen erstellen, beispielsweise zu Fluktuation, Abwesenheiten oder Entwicklungsverläufen. Dies ermöglicht eine datenbasierte Steuerung der HR-Strategie und eine gezielte Unterstützung der Geschäftsführung.

Vorteile auf einen Blick

Umantis HR-Suite Flex

• Zentrale Lösung für alle HR-Aufgaben
• Individuell anpassbar an Ihre Prozesse
• Automatisierung für weniger Verwaltungsaufwand
• Cloudbasiert und jederzeit verfügbar
• Schnelle Auswertungen und gezielte Mitarbeiterentwicklung
• Verbesserte Kommunikation mit Mitarbeitenden

Ideal für Unternehmen mit komplexen HR-Anforderungen, die Wert auf Flexibilität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit legen.

Umantis HR-Suite SmartKMU

• In nur 3 Wochen einsatzbereit
• Schnell startklar durch vorkonfigurierte Prozesse
• Cloudbasiert & skalierbar für wachsende Unternehmen
• Speziell für den Mittelstand vorkonfiguriert
• Best-Practices aus 20 Jahren HR-Erfahrung integriert
• KI-gestützte Funktionen zur Effizienzsteigerung
• Erweiterbar durch die Module Bewerbermanagement, Mitarbeitergespräche und Zeitwirtschaft

Bewertung

Die HR-Suite von Abacus Umantis überzeugt durch ihre durchdachte Kombination aus Praxisnähe, Flexibilität und technologischer Reife. Besonders positiv fällt auf, dass sowohl kleine als auch komplexere Organisationen passende Lösungen finden. Die SmartKMU-Version ist in kürzester Zeit produktiv nutzbar und bietet dank vorkonfigurierter Best-Practice-Prozesse einen schnellen Einstieg in die digitale HR-Welt. Die Flex-Variante wiederum lässt sich individuell auf spezifische Strukturen zuschneiden und ermöglicht eine nahtlose Abbildung vielfältiger HR-Prozesse. Die breite Modulpalette reicht vom Bewerbermanagement über das Onboarding bis hin zur digitalen Signatur und deckt alle relevanten Bereiche der Personalarbeit ab. Sämtliche Module lassen sich intelligent miteinander verzahnen. Funktionen wie die mobile Zeiterfassung, das KI-gestützte Spesenmanagement oder das integrierte Daten-Cockpit machen die Software zudem zukunftssicher und benutzerfreundlich. Grundlage dieser Bewertung ist die Gesamtstruktur der Lösung, die hohe Modularität, die klare Ausrichtung auf Prozessdigitalisierung sowie der gelungene Spagat zwischen Standardisierung und Individualisierbarkeit. Damit positioniert sich die Umantis HR-Suite als ganzheitliches System, das nicht nur administrative Entlastung schafft, sondern strategisches HR-Management aktiv unterstützt