HR4YOU-TRM

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Top Sicherheit, top Funktionen

  • Contra

    Preisintransparenz

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
4.6
Einrichtung
4
Kundenfeedback

HR4YOU

Die Recruiting Software HR4YOU-TRM steuert alle Aufgaben im Bewerbungsprozess. Sämtliche Schritte werden in der Bewerbermanagement Software übersichtlich und sinnvoll umgesetzt. Im Test überzeugte uns die Software mit modernen und ausgefeilten Features.

Kurzzusammenfassung

Die Anwendung HR4YOU-TRM ist eine standardisierte E-Recruiting Software für Unternehmen. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Eine schnelle Einführung der Anwendung sowie leichte Bedienbarkeit ist dank moderner Technologie gewährleistet.

User können mit dem Tool das gesamte Aufgabenspektrum im Recruiting abdecken, dazu gehören Bereiche wie:

  • Stellenausschreibung
  • aktive Personalsuche z.B. durch Anbindung an Social Media (Active Sourcing)
  • Verwaltung von Daten und Dokumenten der Bewerber
  • Dokumentenvolltextsuche
  • zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten (Brief, E-Mail, Fax, SMS, Skype)

Über HR4YOU

Als Softwareunternehmen betreut HR4YOU über 400 Top-Unternehmen in der D-A-CH Region in spezialisierten Bereichen der Personalarbeit. HR4YOU gehört seit der Gründung im Jahr 2000 zu den führenden Anbietern von Software für den Personalbereich. Das Produkt- und Dienstleistungsangebot erstreckt sich auf die Entwicklung, den Vertrieb und die Betreuung von internetbasierter Anwendersoftware. Unternehmen nutzen HR4YOU-TRM im Bereich Recruiting und Personalentwicklung.

Dazu gehört internetbasierte Anwendersoftware in der Cloud für Unternehmen in den Bereichen

  • Bewerbermanagement
  • E-Recruiting
  • Personalentwicklung
  • spezifische Lösungen für Personalberatungs- und Zeitarbeitsunternehmen
  • einschließlich komplexer Vendor Management Systeme

Ein 100 prozentiges organisches Wachstum, die permanente Weiterentwicklung der Mitarbeiter, die Investition in neue Märkte gepaart mit der maximalen Leidenschaft für Softwarelösungen sind laut Hersteller ausschlaggebend für dessen seit Jahren anhaltenden Unternehmenserfolg.

Die Funktionen im Überblick

Die Recruiting Softwarelösungen von HR4YOU sind webbasiert und mehrsprachig verfügbar. Bewährte Standardfunktionen können für jeden Kunden flexibel angepasst werden. Die Grundlage der Anwendungen bildet eine übersichtlich strukturierte Menüführung mit Schnellzugriff auf die meistgenutzten Funktionen und eine Übersicht über die meistgenutzten Auswertungen. Der Kundensupport aus Online- und Hotline-Service gewährleistet eine schnelle und umfangreiche Unterstützung.

Zum Schutz aller Daten vor Verlust und unbefugten Zugriffen legt HR4YOU größten Wert auf IT- Sicherheit und aktuelle Datenschutzbestimmungen. Diese Sicherheit gewährleistet das nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001:2013 zertifizierte Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS).

Von der Stellenanzeige zum Bewerbereingang


hr4youMit dem Tool lassen sich Stellenanzeigen leicht im Corporate Design des eigenen Unternehmens erstellen und können in den firmeneigenen Karriereauftritt integriert werden. Eine breitere Streuung der Jobinserate lässt sich durch die integrierte Multiposting-Funktion erreichen: durch Weiterschaltung der Stellenanzeigen an Jobbörsen, Metasuchmaschinen, Social Media Dienste und die Bundesagentur für Arbeit kann mit wenigen Mausklicks eine Vielzahl an Bewerbern erreicht werden.

Wichtige Schlagworte in punkto Stellenanzeige, die das System abdeckt, sind:

  • responsive Design
  • mobile Bewerbung
  • Genehmigungs-/ Mitzeichnungsverfahren
  • zeitversetzte Ausschreibungen intern/ extern (§93 BetrVG)
  • Anbindungen an Werbeagenturen für Printanzeigen oder Aushang im Unternehmen

Die Bewerber selbst können sich recht komfortabel online bewerben. Die eingegangenen Bewerbungen können anschließend schnell im System verarbeitet werden.

Das bietet HR4YOU Bewerbern:

  • flexible Formulare für Onlinebewerbung stellenbezogen oder initiativ
  • One-Click-Bewerbung: Bewerbung mit Social Media (z.B. apply with XING / LinkedIn)
  • Schnellbewerbung mit Callback-Funktion
  • E-Mail-Bewerbungen können ausgelesen und importiert werden
  • CV Parsing für E-Mail- und Print Bewerbung (optional): Eingereichte CV’s werden automatisiert ausgelesen und müssen weder vom Bewerber noch von HR manuell ins System übertragen werden
  • Online-Account für Bewerber

Noch ein paar Worte zur internen und externen Kommunikation zwischen Personalabteilung, Fachabteilungen und Bewerbern: Jeder Austausch über E-Mail, Brief oder SMS wird in der Historie chronologisch gespeichert. Standarddokumente wie Eingangsbestätigung, Absage oder Einladung sind vordedefniert und können manuell, automatisiert oder als Seriendokument versandt werden. Direkte Verlinkungen zu Web-Services wie Google, XING & Co. liefern mit einem Klick zusätzliche Informationen zu Bewerbern.

Der Talent Pool

Der integrierte und frei definierbare Talent Pool umfasst folgende Features:

  • Newsletter-Funktion: Talente können so über Neuerungen im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben.
  • Jobagenten: Talente bekommen die zu ihrem Profil passenden Jobs vorgeschlagen.

 

Bewerbermanagement: Vom Bewerber zum Mitarbeiter
HR4You
Bewerbungen werden in der Datenbank zentral gespeichert. Hier  finden Anwender eine übersichtliche Darstellung der Bewerberstammdaten mit Dokumenten, was eine schnelle Vorauswahl der besten Bewerber ermöglicht. Die Fachabteilung lässt sich eng im Prozess einbinden und erhält eine einfache Feedbackfunktion.

Das entsprechende Work-Flow-Management bietet folgende Funktionen:

  • Einhaltung der Durchlaufzeiten durch automatisierte und zeitversetzte Antwortmails (z.B. Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Absageautomatik)
  • Einbindung der Fachabteilungen in die Bewerberauswahl via E-Mail oder per Fachabteilungszugang
  • Einbindung von Betriebsräten und weiteren Gremien wie z.B. Schwerbehindertenbeauftragten
  • Anbindung an den Unternehmensterminkalender via iCalendar
  • Aufgabensteuerung durch Wiedervorlagenfunktion und automatisierten Prozessketten
  • automatische Löschung und Anonymisierung der Bewerber nach Vorgabe des BDSG

Das Tool unterstützt zusätzlich die aktive Personalsuche: Da die aktive Suche (Active Sourcing) als Ergänzung zu Stellenanzeigen immer wichtiger wird, ist das Bewerbermanagement direkt an soziale Netzwerke (XING, LinkedIn, Facebook und weitere) angebunden. Bewerberprofile aus XING können auf Knopfdruck in die Datenbank übertragen werden. Für beauftragte Dienstleister wie Personalberater steht ein spezieller Zugang zur Verfügung.

HR4YOUDie in die Datenbank integrierten Informationen über Talente können über eine Bewerber-Skillmatching-Funktion auf Passgenauigkeit zu einer vakanten Stelle überprüft werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Abgleich von Bewerber-Kenntnissen und Stellen-Anforderungen
  • Suche nach Stammdaten über Datenbankinformationen
  • Dokumentenvolltextsuche in Textdokumenten und Bilddateien (z.B. doc, pdf oder jpg) mit UND-/ODER-/NICHT-Verknüpfungen in der Suche
  • Ranking der Bewerber nach Erfüllungsgrad (must have oder nice to have)
  • passende Bewerber direkt auf Positionen zuordnen
  • Suche über Talent-Pool und direkte Zuordnung

Über eine integrierte Statistikfunktion lassen sich folgende Anwendungen abdecken:

  • grafische Darstellung der Auswertungen
  • Erstellung eigener Statistiken
  • Übersicht über meistgenutzte Auswertungen

Erweiterungen

Modulare Erweiterungen sind auch über den Recruitingprozess hinaus jederzeit möglich:

Bewertung

Das Produkt aus dem Hause HR4You macht einen durchweg guten Eindruck. Positiv ins Gewicht fällt das hohe Sicherheitsversprechen, das das Unternehmen seinen Anwendern gibt. Denn insbesondere bei Anwendungen aus der Cloud ist es besonders relevant, dass die gehosteten Daten sicher vor Cyber Angriffen sind. Größtmöglichen Schutz der Daten vor Verlust und unbefugten Zugriffen bietet das Tool aufgrund der Zertifizierung nach der Norm ISO/IEC 27001.

Die internationale Norm ISO/IEC 27001…

  • …spezifiziert die Anforderungen für Herstellung, Einführung, Betrieb, Überwachung, Wartung und Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung der IT-Risiken innerhalb der gesamten Organisation.
  • Hierbei werden sämtliche Arten von Organisationen – Handelsunternehmen, staatliche Organisationen, Non-Profitorganisationen – berücksichtigt. Die Norm wurde auch als DIN-Norm veröffentlicht und ist Teil der ISO/IEC 2700x-Familie.
  • Die Norm spezifiziert Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen, welche an die Gegebenheiten der einzelnen Organisationen adaptiert werden sollen. Der deutsche Anteil an diesem internationalen Normungsprojekt wird vom DIN NIA-01-27 IT-Sicherheitsverfahren betreut
  • Die ISO/IEC 27001:2005 wurde entworfen, um die Auswahl geeigneter Sicherheitsmechanismen zum Schutz sämtlicher Werte (Assets) in den Wertschöpfungsketten (siehe Scope der ISO/IEC 27001, …organization’s overall business risk) sicherzustellen. (Quelle: Wikipedia)

Strukturiertes Menü und eine graphische Benutzeroberfläche

Des weiteren überzeugt das Tool durch ein strukturiertes Menü und eine graphische Benutzeroberfläche, wodurch insbesondere komplexe Prozesse durch ein Maximum an Transparenz strukturiert werden können. Durch die einfache Menügestaltung ist das Programm sofort intuitiv nutzbar. Der Schnellzugriff auf die meistgenutzten Funktionen und Programmabläufe sorgt für eine erhebliche Arbeitserleichterung. Hinzu kommt eine direkte Online-Verbindung zum HR4YOU-Support-System, was eine schnelle Behebung aufgetretener Probleme oder Fehler gewährleistet.

Außerdem überzeugt die Einbindung der Fachabteilung und der Personalabteilung ins Recruiting. Über die Vergabe von Zugriffsrechten über Benutzergruppen kann sichergestellt werden, dass jeder nur auf die Informationen zugreifen kann, die ihn auch etwas angehen.

Die Bewerberdatenbank verfügt über Standards, mit denen sich auch andere Systeme leicht messen können.

  • Bewerberinformationen aus Online-, E-Mail- und Post- Bewerbungen
  • Strukturierte Informationen, Dokumente, Zeugnisse, Bewerbungsfoto
  • eine stellenbezogene Bewertung der Profile Online-Account für Bewerber zur Vervollständigung der eigenen Daten Profil- und Berichtsfunktion
  • Kommunikation via E-Mail, Brief oder SMS in der Dokument-Historie chronologisch abgespeichert
  • Standarddokumente (z.B. Eingangsbestätigung, Absage, Einladung, etc.) sind vordefiniert und können manuell, automatisiert oder als Sammel-E-Mails versandt werden

Einbindung von Webservices

Soweit, so gut. Jetzt kommt aber das Herzstück des Tools, mit dem nicht jedes System mithalten kann: Die Einbindung von Webservices.

  • Die Einbindung von Google, Yasni, XING & Co liefert wertvolle Informationen über Personen
  • Routenplanung zur automatischen Berechnung von Entfernungen (z.B. für die Kosten einer Anfahrt zum Vorstellungsgespräch eines Kandidaten)
  • Zusätzlich lässt sich auch ein Eindruck des Wohnortes des Bewerbers gewinnen

Hinzu kommt ein ausgeklügeltes Skillmatching, das ebenfalls nicht jedes System vorweisen kann: hr4you

  • Rankingdarstellung in Ampelvariation
  • Direkte Zuordnung passender Kandidaten auf die Position
  • Direkter Zugriff auf Bewerberdatensatz sowie auf vertraulichen Bericht

Hervorzuheben ist auch, dass sich Bewerber einfach mit ihrem Xing- oder LinkedIn-Profil registrieren können und sich per One-Click Bewerbung beim Unternehmen bewerben können. Weitere Daten oder Dokumente können bei der Online-Bewerbung mitgesandt werden.

Damit trägt der Hersteller insbesondere den Bedürfnissen der jüngeren Bewerbergeneration Rechnung, die laut moderner Studien gut auf langwierige Bewerbungsverfahren verzichten können und stattdessen gerne mobil auf eine Stellenanzeige reagieren wollen. Das ist mit der Möglichkeit zur One Click Bewerbung gewährleistet. Gratulation!

Auf diese Weise können sich Unternehmen vom Wettbewerb abheben. Doch ob diese Option den Großen vorbehalten ist oder auch für kleinere Wettbewerber zugänglich ist, bleibt unklar. Denn das Unternehmen macht seine Preisgestaltung nicht öffentlich. Es gibt nur an, eine monatliche Fee zu erheben. Das allein sagt noch nicht viel. Insofern gibt es hier Punktabzüge. Ansonsten top Produkt!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.