Kurzzusammenfassung von jacando Admin
jacando Admin bietet Funktionen für die folgenden Bereiche der Personaladministration:
- Organigramm
- Stammdaten der Mitarbeiter
- Abwesenheitsverwaltung
- Mitarbeitersuche
- Dokumentenmanagement
- Kommunikation
- Vertragsmanagement
Die einzelnen Funktionen von jacando Admin im Überblick
Organigramm
Das Organigramm von jacando Admin macht die bestehenden Strukturen innerhalb eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar. Analog zu einem Stammbaum werden in dieser Übersicht sämtliche Mitarbeiter gemäß ihrer Position abgebildet und können jederzeit einfach bearbeitet und umorganisiert werden.
Das Organigramm ist fest mit der Personalakte eines Mitarbeiters verknüpft. Praktisch: Ändern Personalverantwortliche die Hierarchieebenen eines Mitarbeiters, wird diese Anpassung automatisch auch in der Personalakte sichtbar. Das vermeidet eine „doppelte Buchführung“.
Stammdaten der Mitarbeiter
In der digitalen Personalakte von jacando haben Personalverantwortliche alle relevanten Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter vor Augen. Die Übersicht beinhaltet Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen:
- Profilbild
- Kontaktdaten
- Geburtsdatum
- Personalnummer
- Arbeitsverträge
- Gehaltsdaten
- Abwesenheitsverwaltung
- Talent-Profil
- Kommunikation mit dem Mitarbeiter
Abwesenheitsverwaltung
Mit der Abwesenheitsverwaltung von jacando können zur besseren Planung des Personaleinsatzes sämtliche Zeiten erfasst werden, in denen Angestellte abwesend sind:
- Geschäftsreise
- Krankheit
- Urlaub
- Elternzeit
Dabei folgt das Portal dem Employee-Self-Service Ansatz: In einem persönlichen Kalender können Mitarbeiter Urlaubs-, Geschäftsreise- oder andere Abwesenheiten selbstständig beantragen. Die eingereichten digitalen Anträge müssen dann nur noch von HR verarbeitet und freigegeben werden.
Im Kalender der Personalverantwortlichen laufen anschliessend sämtliche Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter automatisch zusammen und sind übersichtlich dargestellt.
Mitarbeitersuche
Über die Mitarbeitersuche innerhalb von jacando Admin können Personalverantwortliche in den vorhandenen digitalen Personalakten beispielsweise nach folgenden Kriterien suchen:
- Kompetenzen eines Mitarbeiters
- Name
- Position
- Zeitpunkt des Anstellungsverhältnisses
Per Mausklick erhält der Personalverantwortliche oder Manager eine Übersicht über die Profile der Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Suchbegriff passen.
Da es sich hierbei allerdings um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt, können Unternehmen dank individuell anpassbarer Zugriffsrechte die Suchmöglichkeiten einschränken und dadurch potenziellem Missbrauch der Daten von vornherein Einhalt gebieten. Auf diese Weise bleibt die Mitarbeitersuche effizient, einfach und sicher.
Kommunikation und Dokumente
Über jacando Admin kann HR direkt mit dem einzelnen Mitarbeiter kommunizieren. Aus der Mitarbeiterübersicht können Nachrichten schnell und einfach an Kollegen oder Vorgesetzte gesendet werden.
Des Weiteren können Dokumente an jede Personalakte angehängt werden. Anwender haben außerdem die Option, eine Versionierung durchzuführen: Ebenso wie bei der Mitarbeitersuche können Dokumente mit Lese- und Schreibrechten versehen werden.
Vertragsmanagement
Mit jacando Admin können Personalverantwortliche in kürzester Zeit Arbeitsverträge erstellen. Das einzige, was sie dafür tun müssen, ist vorab individuelle Kennzahlen und Merkmale zu definieren. Den Rest erledigt das Tool.
Die entsprechenden Passagen werden automatisch in den Entwurf des Arbeitsvertrags integriert und als PDF-Datei gespeichert. Der Vorteil ist, dass Verträge für Personalwechsel leicht angepasst werden können und sich der Aufwand dadurch deutlich reduziert.
Bewertung von jacando Admin
Die Funktionen von jacando Admin haben uns im Praxistest durchaus überzeugt. Sehr positiv fiel ins Gewicht, dass das Tool wirklich absolut intuitiv bedienbar ist, was eine erhebliche Erleichterung für alle Anwender darstellt. Lange Einarbeitungsphasen oder Schulungen fallen damit nicht an. Ein echter Service am Kunden, den sich wahrlich nicht jeder Anbieter auf die Fahnen schreiben kann.
Die in dem Tool abgebildeten Funktionen von Organigramm, Stammdaten der Mitarbeiter über Abwesenheitsverwaltung, Mitarbeitersuche, Kommunikation und Dokumente bis hin zum Vertragsmanagement erfüllen ihren Zweck völlig und verzichten auf überflüssige Zusatzfunktionen, die ein System nur unnötig komplex, schwerfällig und übersichtlich machen.
Mal ehrlich: Wer braucht zum Beispiel wirklich virtuelle Post-It’s in einer Personalakte oder das Look&Feel von Aktenordnern? Das geht zu Lasten der Übersichtlichkeit.
Abgesehen von den beschriebenen Funktionen beinhaltet jacando Admin noch weitere
Features, die nicht unerwähnt bleiben sollten. Dazu gehören:
- automatisierte Benachrichtigungen für Personaländerungen
- rekrutierte Bewerber können direkt in das Organigramm eingetragen werden
- reibungslose Integration in die übergeordnete jacando HR Suite
- automatische Updates
Des Weiteren wartet jacando Admin mit Funktionen auf, die unabhängig vom gewählten Produkt zur Verfügung stehen: Zum Beispiel wird für jedes Produkt eine Reporting Suite angeboten. Der Zugriff erfolgt in der Regel über eine Subdomain von jacando. Anwender können das Tool aber auch auf ihrer Website integrieren.
