Personaladministration mit jacando Admin

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Innovatives Produkt

  • Contra

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

4.6
Funktionen
4.7
Usability
5
Einrichtung
4.6
Kundenfeedback

logo

Mit dem Tool jacando Admin verspricht der gleichnamige HR Cloud Software-Anbieter eine „intuitive Personaladministration“ für jedes Unternehmen. Ob’s stimmt? Wir haben uns das Tool einmal genauer angeschaut.

Kurzzusammenfassung von jacando Admin

jacando Admin bietet Funktionen für die folgenden Bereiche der Personaladministration:

  • Organigramm
  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Abwesenheitsverwaltung
  • Mitarbeitersuche
  • Dokumentenmanagement
  • Kommunikation
  • Vertragsmanagement

Über jacando

jacando ist ein Schweizer HR Cloud Software-Anbieter und steht für innovative, kostengünstige Lösungen in den Bereichen Recruiting und Personal- und Talentmanagement.

Mit seinen Produkten jacando Match, Admin und Talent ermöglicht jacando seinen Kunden effiziente HR Prozesse, die einfach per Mausklick erledigt werden können. Die Software ist leicht in der Anwendung, umfassend in der Ausführung und kann individuell auf Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Seit seiner Gründung in 2012 befasst sich jacando mit der Digitalisierung von HR Prozessen und hat diese durch die Entwicklung eines einzigartigen Matchmaking Algorithmus revolutioniert. Während dieser Algorithmus zu Beginn hauptsächlich in Recruiting-Prozessen eingesetzt wurde, profitieren nun mit der Produkterweiterung um jacando Admin und Talent in 2015 auch das Personal- und Talentmanagement davon.

Ziel von jacando Gründer Dennis Teichmann ist es, die gesamten HR Prozesse mit nur einer Software effizient, einfach und kostengünstig abbilden zu können. Deshalb ist jacando auch weiterhin bestrebt, sein Produktportfolio stetig weiterzuentwickeln und auszubauen, um den wachsenden Bedürfnissen von HR-Abteilungen auch in Zukunft gerecht zu werden.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Organigramm

organigramm - jacando admin

Das Organigramm von jacando Admin macht die bestehenden Strukturen innerhalb eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar. Analog zu einem Stammbaum werden in dieser Übersicht sämtliche Mitarbeiter gemäß ihrer Position abgebildet und können jederzeit einfach bearbeitet und umorganisiert werden.

Das Organigramm ist fest mit der Personalakte eines Mitarbeiters verknüpft. Praktisch: Ändern Personalverantwortliche die Hierarchieebenen eines Mitarbeiters, wird diese Anpassung automatisch auch in der Personalakte sichtbar. Das vermeidet eine „doppelte Buchführung“.

Stammdaten der Mitarbeiter

stammdaten

 

In der digitalen Personalakte von jacando haben Personalverantwortliche alle relevanten Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter vor Augen. Die Übersicht beinhaltet Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen:

  • Profilbild
  • Kontaktdaten
  • Geburtsdatum
  • Personalnummer
  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsdaten
  • Abwesenheitsverwaltung
  • Talent-Profil
  • Kommunikation mit dem Mitarbeiter

Abwesenheitsverwaltung

abwesenheit

Mit der Abwesenheitsverwaltung von jacando können zur besseren Planung des Personaleinsatzes sämtliche Zeiten erfasst werden, in denen Angestellte abwesend sind:

  • Geschäftsreise
  • Krankheit
  • Urlaub
  • Elternzeit

Dabei folgt das Portal dem Employee-Self-Service Ansatz: In einem persönlichen Kalender können Mitarbeiter Urlaubs-, Geschäftsreise- oder andere Abwesenheiten selbstständig beantragen. Die eingereichten digitalen Anträge müssen dann nur noch von HR verarbeitet und freigegeben werden.

Im Kalender der Personalverantwortlichen laufen anschliessend sämtliche Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter automatisch zusammen und sind übersichtlich dargestellt.

Mitarbeitersuche

Über die Mitarbeitersuche innerhalb von jacando Admin können Personalverantwortliche in den vorhandenen digitalen Personalakten beispielsweise nach folgenden Kriterien suchen:

  • Kompetenzen eines Mitarbeiters
  • Name
  • Position
  • Zeitpunkt des Anstellungsverhältnisses

Per Mausklick erhält der Personalverantwortliche oder Manager eine Übersicht über die Profile der Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Suchbegriff passen.

Da es sich hierbei allerdings um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt, können Unternehmen dank individuell anpassbarer Zugriffsrechte die Suchmöglichkeiten einschränken und dadurch potenziellem Missbrauch der Daten von vornherein Einhalt gebieten. Auf diese Weise bleibt die Mitarbeitersuche effizient, einfach und sicher.

Kommunikation und Dokumente

Über jacando Admin kann HR direkt mit dem einzelnen Mitarbeiter kommunizieren. Aus der Mitarbeiterübersicht können Nachrichten schnell und einfach an Kollegen oder Vorgesetzte gesendet werden.

Des Weiteren können Dokumente an jede Personalakte angehängt werden. Anwender haben außerdem die Option, eine Versionierung durchzuführen: Ebenso wie bei der Mitarbeitersuche können Dokumente mit Lese- und Schreibrechten versehen werden.

Vertragsmanagement

Mit jacando Admin können Personalverantwortliche in kürzester Zeit Arbeitsverträge erstellen. Das einzige, was sie dafür tun müssen, ist vorab individuelle Kennzahlen und Merkmale zu definieren. Den Rest erledigt das Tool.

Die entsprechenden Passagen werden automatisch in den Entwurf des Arbeitsvertrags integriert und als PDF-Datei gespeichert. Der Vorteil ist, dass Verträge für Personalwechsel leicht angepasst werden können und sich der Aufwand dadurch deutlich reduziert.

Bewertung

Die Funktionen von jacando Admin haben uns im Praxistest durchaus überzeugt. Sehr positiv fiel ins Gewicht, dass das Tool wirklich absolut intuitiv bedienbar ist, was eine erhebliche Erleichterung für alle Anwender darstellt. Lange Einarbeitungsphasen oder Schulungen fallen damit nicht an. Ein echter Service am Kunden, den sich wahrlich nicht jeder Anbieter auf die Fahnen schreiben kann. 

Die in dem Tool abgebildeten Funktionen von Organigramm, Stammdaten der Mitarbeiter über Abwesenheitsverwaltung, Mitarbeitersuche, Kommunikation und Dokumente bis hin zum Vertragsmanagement erfüllen ihren Zweck völlig und verzichten auf überflüssige Zusatzfunktionen, die ein System nur unnötig komplex, schwerfällig und übersichtlich machen.

Mal ehrlich: Wer braucht zum Beispiel wirklich virtuelle Post-It’s in einer Personalakte oder das Look&Feel von Aktenordnern? Das geht zu Lasten der Übersichtlichkeit.

Abgesehen von den beschriebenen Funktionen beinhaltet jacando Admin noch weitere

Features, die nicht unerwähnt bleiben sollten. Dazu gehören:

  • automatisierte Benachrichtigungen für Personaländerungen
  • rekrutierte Bewerber können direkt in das Organigramm eingetragen werden
  • reibungslose Integration in die übergeordnete jacando HR Suite
  • automatische Updates

Des Weiteren wartet jacando Admin mit Funktionen auf, die unabhängig vom gewählten Produkt zur Verfügung stehen: Zum Beispiel wird für jedes Produkt eine Reporting Suite angeboten. Der Zugriff erfolgt in der Regel über eine Subdomain von jacando. Anwender können das Tool aber auch auf ihrer Website integrieren.

Überdies stehen die Support-Mitarbeiter unabhängig von der Produktwahl jedem Kunden kompetent zur Seite. Support wird bei jacando wirklich groß geschrieben. Bei Fragen und Problemen stehen die Mitarbeiter telefonisch und per Mail rund um die Uhr zur Verfügung.

Datenschutz

jacando Admin ist eine „All in one“ HR-Cloud-Lösung. Deshalb steht für den Hersteller nicht nur die Qualität des Produktes, sondern auch die Sicherheit des Systems an erster Stelle.

Und tatsächlich! In punkto Datenschutz kann man jacando kein X für ein U vormachen:

  • Die Server befinden sich in der EU und garantieren so maximale Sicherheit für die gehosteten Daten. Auf Wunsch können System und Daten auch in einem Schweizer Cloud-System gehostet werden.
  • Während die EU-Server ISO 27001 zertifiziert sind, tragen die Schweizer Server die Zertifizierung ISO/IEC 27001 und PCI DSS. Plus: Sie entsprechen durch FINMA-RS 08/7 den Richtlinien des Banken-Outsourcings.
  • Sicheres Backup-System: Alle sechs Stunden wird ein komplettes Backup für alle Kundendaten und –systeme durchgeführt.

Außerdem top: Eine eher selten zu suchende Preistransparenz. Über den Preisrechner auf der Seite haben Kunden sofort einen Überblick, was sie für den Einkauf der Software kalkulieren müssen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.