Jedermann-Akte von aconso

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Tolle Features

  • Contra

    Keine Preistransparenz

  • Fazit

    Ab einer gewissen Unternehmensgröße unverzichtbar

Bewertung

4.6
Funktionen
5
Usability
4.6
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

aconsoWäre es für HR, Führungskräfte und Mitarbeiter nicht eine Erleichterung, wenn sie über eine moderne Plattform-Lösung für die Bereitstellung digitaler Dokumente verfügten, die auch noch volle Sicherheit garantiert? Das dachte sich HR Software Hersteller aconso offensichtlich auch. Heraus kam die Jedermann-Akte. Wir haben uns das Tool einmal genauer angeschaut.

Über aconso

HR-Prozesse im Unternehmen managen und vereinfachen: Das ist das Credo der aconso AG. Über 300 Kunden haben bereits durch die Digitalisierung mit aconso die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz ihrer HR-Prozesse erhöht.

Die Lösungen:

  • Digitales Prozessmanagement: Onboarding, Vertragserstellung, Mutterschutz, Automatisierte Zeugniserstellung
  • Dokumentenmanagement und Archivierung in der Digitalen Personalakte
  • Dokumentenaustausch mit Mitarbeitenden über die Jedermann-Akte
  • Scan-Services zur Posteingangsbearbeitung oder on-demand

Ob in der Cloud oder on premise, ob in SAP, SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung.

Die Tochtergesellschaft aconso Services bietet Unternehmen eine einfache Erfassung von Dokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an.

Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit seinen Premium-Kunden ein: Viele DAX- und MDAX- Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé und zahlreiche andere vertrauen aconso ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z.B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler.

Die Funktionen im Überblick

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Die Jedermann-Akte ist die moderne Plattform-Lösung für die Bereitstellung digitaler Dokumente durch HR an den Mitarbeiter und verfügt über folgende Features:

  • Einfache und flexible Ablage von Dokumenten in der Cloud
  • Volle Sicherheit: Der Mitarbeiter erhält über einen gesicherten Zugang Zugriff auf die bereitgestellten Dokumente – und das in time sowie mobil und standortunabhängig.

Die Funktionen im Detail

Bei der Jedermann-Akte von aconso handelt es sich um ein document sharing Programm, mit dem Personalabteilungen digitale Dokumente schnell, einfach und unkompliziert via Cloud bereitstellen können.

Der große Vorteil ist, dass Medienbrüche, wie sie beispielsweise beim Versand von Gehaltsabrechnungen nach wie vor Gang und Gäbe sind, vermieden werden: Die Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt werden, sondern können über die Jedermann-Akte jedem Mitarbeiter digital per Mausklick zur Verfügung gestellt werden.

Das spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Nicht zuletzt können Arbeitgeber bei ihren Mitarbeitern als Unternehmen punkten, das mit der Zeit geht und sich auf eine voll digitalisierte Welt einstellt. Das kann durchaus positive Auswirkungen auf die eigene Employer Brand haben.

Wie das Prinzip der Jedermann-Akte im Einzelnen funktioniert, zeigt die folgende Grafik.

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Die Jedermann-Akte ist damit voll auf der Höhe der Zeit. Längst laufen zum Beispiel im Bereich der Gehaltsabrechnung viele Prozesse automatisch und digital ab:

  • Gehälter werden online überwiesen
  • Der Mitarbeiter nutzt das Online-Banking-Angebot seiner Bank
  • Der Mitarbeiter geht online Shoppen und zahlt mit Kreditkarte

Doch die Gehaltsabrechnung findet noch auf dem Papier statt. Warum eigentlich?

Diese Frage stellt sich aber nicht nur bei diesem HR-Prozess, sondern auch bei vielen anderen Vorgängen in der Personalverwaltung, bei denen ebenfalls noch mit Papier gearbeitet wird.

Oftmals steht dahinter die Angst, dass hoch vertrauliche Daten beim Versand auf dem digitalen Weg ausgespäht werden könnten. Hier erscheint der postalische Versand vielen etwas sicherer.

Mit der Jedermann-Akte von aconso gehören diese Bedenken jedoch der Vergangenheit an. Mit dem Tool lässt sich der digitale Versand von sämtlichen vertraulichen Dokumenten problemlos und sicher bewältigen.

Dank höchster Sicherheitsstandards sind sämtliche vertraulichen Dokumente auf dem Weg zum Mitarbeiter jederzeit 100%-ig geschützt. Dafür sorgen folgende Features:

  • Datenübertragung via Virtual Private Network (VPN)
  • Sichere SSL-Verschlüsselung

An dieser Stelle noch ein paar Worte zum Thema VPN: Ein so genanntes Virtual Private Network verschlüsselt eine Internetverbindung beginnend von der Netzwerkkarte eines Computers bis hin zu dem genutzten Server, mit dem er kommuniziert.

Diese Verschlüsselung findet in Echtzeit statt und verhindert zuverlässig Mitschnitte oder das Abhören der übertragenen Informationen. Die Art der Internetverbindung (Modem, ISDN, GPRS, UMTS, LTE, Kabel, Standleitungen, W-Lan) und die Wahl des Endgerätes oder auch des Standortes, an dem sich ein User befindet, spielt dabei keine Rolle. Die Internetverbindung wird durch die Nutzung von VPN vollständig verschlüsselt.

Das macht die Jedermann-Akte von aconso von jedem Gerät aus sicher nutzbar. Verschiedene Benutzeroberflächen für PC, Laptop und Smartphone machen es dem Anwender überdies leicht, seine Daten jederzeit und von jedem Ort abzurufen.  Die Jedermann-Akte ist aber nicht nur per Web abrufbar, sondern auch über eine intuitiv bedienbare App. Mehr Komfort geht nicht.

Bewertung

Um die Jedermann-Akte von aconso muss man keine großen Worte machen. Sie liefert die perfekte Grundlage für eine papierlose Datenverwaltung, gegen die sich kein Unternehmen mehr sträuben sollte.

Denn auf diese Weise kann HR:

  • Die Effizienz von Personalverwaltungsprozessen steigern
  • Die Sicherheit seiner Prozesse verstärken
  • Zur Modernisierung seines Unternehmens beitragen
  • Das Image seines Arbeitgebers verbessern
  • Der Papierflut ein Ende setzen
  • Die Umwelt schonen
  • Die Administration verschlanken

Und ganz wichtig: Die Jedermann-Akte ist mobilfähig. Das heißt, dass HR-Prozesse von jedem Gerät, zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort gesteuert werden können. Das war früher nicht unbedingt nötig. Inzwischen ist die Globalisierung aber auch bei HR angekommen.

Geschäftsreisen, Meetings außerhalb des Firmenstandorts und, und, und gehören inzwischen zum Alltag. Wohl dem, der seine Daten dann immer geordnet bei sich weiß und darauf zugreifen kann – und sei es über das Smartphone, das sich in der Regel zu jederzeit in Griffweite befindet.

Vorbei die Zeiten, in denen wichtige Dokumente zuerst mühsam auf einen USB-Stick übertragen werden oder ausgedruckt werden mussten und dann wohlmöglich das ein oder andere vergessen wurde. Willkommen in der Arbeitswelt 4.0 und dem papier- und USB-Stick-losen Arbeiten.

Überzeugt hat uns auch die übersichtliche und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche des Tools. Auf diese Weise kann jeder User die Lösung sofort bedienen – großes Anlernen oder Schulungen sind nicht nötig.

Datenschutz

Auch dem Datenschutz trägt aconso Rechnung. Wie gesagt sind da einerseits SSL-Verschlüsselung und VPN zu nennen. Aber da ist noch mehr. So garantieren innerhalb des Systems rollenbasierte Zugriffsrechte deutsche Datenschutzkonformität: Auf diese Weise bekommt jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Die Cloud-Lösung erfüllt sämtliche deutschen Sicherheitsstandards. Letzteres ist insbesondere bei der Vorhaltung personenbezogener Daten von Relevanz, die per Gesetz als besonders schützenswert gelten.

Bereits seit 2005 beschäftigen sich die Experten der aconso intensiv mit dem Thema Cloud Services und sind Vorreiter für Human Resources Lösungen in der Cloud. Heute ist der Cloud-Betrieb eine Selbstverständlichkeit und Standard-Bestandteil des Portfolios des HR Software Herstellers.

Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteile:

  • Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISAE 3402 und ISO 27001
  • Betrieb und Administration der Software durch aconso
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
  • Standortunabhängiger Zugriff über den Webbrowser per VPN-Zugang

Support

Auch das Thema Support wird bei aconso großgeschrieben. Der HR Software Anbieter setzt zur Implementierung seiner Lösungen ein standardisiertes Kundenprojekt auf, das folgende Schritte umfasst:

  • Kick-Off Workshop: Beim Kunden vor Ort werden Timelines für das Projekt festgelegt und die ersten Schritte definiert.
  • Installation: Nach eventuellem Customizing der Lösung werden nötige Komponenten beim Anwender lokal installiert bzw. in der Cloud bereitgestellt.
  • Integration in das vorhandene HCM: Mit der Installation vor Ort ist der Weg frei für die Integration in das HCM des Kunden, so dass Stammdaten übernommen und Daten ausgetauscht werden können. Jetzt werden Schnittstellen konfiguriert und bereitgestellt.
  • Schulung: Steht die Technik, geht es daran, die User zu schulen. Auch intuitive Oberflächen erfordern die ein oder andere Erklärung, wenn es um spezielle Abläufe geht. Die aconso Academy organisiert die passende Anwenderschulung.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.