myProtime – Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung auf die smarte Art

Funktionen von myProtime im Überblick

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die zentralen Funktionen von myProtime, die Unternehmen bei der Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie der Verwaltung von Zutrittsrechten umfassend unterstützen.

• Zeiterfassung
  Mitarbeiter können ihre An- und Abwesenheiten einfach selbst erfassen und verwalten – stationär oder mobil per Self-Service. Die Daten werden präzise dokumentiert und lassen sich in bestehende Lohnabrechnungssysteme integrieren. Auch Projekte und Kostenstellen können exakt zugeordnet werden. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten direkt im System, wodurch eine transparente Analyse nach z. B. Abteilungen oder Projekten möglich ist.Entdecken Sie in 2 Minuten, wie das funktioniert:
  

• Personaleinsatzplanung
  Die Personaleinsatzplanung erfolgt effizient z. B. auf Basis von Bedarfen, Arbeitsplätzen und Verfügbarkeiten. Moderne KI-Technologien unterstützen die Planer bei der automatischen Erstellung optimierter Dienstpläne. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Einsatzpläne und können Urlaub oder Gleitzeit bequem verwalten.

Praktische Checkliste herunterladen.

 Kurzes Video für mehr Einblicke:

• Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung
  Zutrittsrechte werden zentral verwaltet und direkt mit Personaldaten verknüpft – für mehr Sicherheit und volle Transparenz. Ein digitaler Gebäudeplan zeigt, wer wann welche Bereiche betreten hat. Das ist z. B. im Brandfall wichtig um zu sehen wer noch im Gebäude ist.Mit myProtime Visitors werden auch Gäste digital registriert. Über ein Tablet erfolgt die Anmeldung schnell und sicher – inklusive automatischer Anzeige relevanter Sicherheitsrichtlinien.

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Video zur integrierten Zutrittskontrolle ansehen:

Was bringt mir ein Workforce-Management-Tool wie myProtime?

1. Reporting & Analysen

Durch umfangreiche Reporting-Funktionen gewinnen Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Prozesse. Entscheidungen werden faktenbasiert getroffen und die Effizienz steigt. Mehr erfahren über Operational Excellence: https://link.protime.eu/whitepaper-messen-heisst-wissen

2. Datenschutz & Sicherheit

myProtime nutzt moderne Cloud-Technologien, ist ISO-zertifiziert und vollständig DSGVO-konform. Eine rollenbasierte Rechteverwaltung schützt sensible Daten zuverlässig.

3. Integration & Flexibilität

Als SaaS-Lösung unterstützt myProtime 15 Sprachen und lässt sich flexibel in HR-Systeme wie SAP SuccessFactors oder SD Worx integrieren.

Zufriedene Mitarbeitende haben eine gesunde Work-Life-Balance. Und diese Work-Live-Balance braucht Struktur – keine Schätzwerte. Digitale Zeiterfassung sorgt für einen sanften Finger am Puls, ohne zusätzlichen Aufwand.

Wir glauben, dass Transparenz stärkt.
Dass Flexibilität Fairness braucht.
Und dass moderne Organisationen mit Echtzeit-Einblicken besser funktionieren als mit Annahmen.

Funktionen von myProtime im Detail

myProtime ist eine skalierbare Workforce-Management-Plattform zur Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesehnheiten, der Planung von Personaleinsätzen, Zutrittsverwaltung sowie Besuchermanagement. Dank modularer Struktur lässt sich die Lösung individuell an Unternehmensbedürfnisse anpassen.

Zeitwirtschaft 

1. Digitale Zeiterfassung

Arbeitszeiten werden präzise dokumentiert und können direkt mit der Gehaltsabrechnung verknüpft werden. Die Erfassung erfolgt flexibel via Terminal, Online-Portal oder mobile App – ideal auch für hybrides Arbeiten. Echtzeitdaten vermeiden Fehler und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

b) Abwesenheitsmanagement

Urlaubs- und Fehlzeitenprozesse werden automatisiert. Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten einfach digital, Teamleiter genehmigen mit wenigen Klicks. Ein persönlicher Kalender schafft Klarheit über verfügbare Zeiten im Team und verbessert die Planung.

c) Aktivitätenmanagement 

Mit myProtime Aktivitäten wird genau nachvollziehbar, wie viel Zeit z. B. in welche Aufgaben, Kunden oder Projekte fließt. Dies schafft Transparenz auf Kostenstellenebene und erleichtert Produktivitäts- und Rentabilitätsanalysen. Daten können direkt für Finanz- und Controllingprozesse genutzt werden.

Personaleinsatzplanung

Eine präzise und faire Personaleinsatzplanung ist zentral für eine effiziente Schichtplanung. myProtime Planning erstellt mithilfe von KI automatisiert optimale Dienstpläne – basierend auf Bedarfen, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, gesetzlichen Vorgaben und individuellen Präferenzen. Das sorgt für eine gerechte Verteilung der Arbeitszeiten und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Führungskräfte erhalten eine Echtzeit-Übersicht über geplante und tatsächliche Arbeitszeiten und erkennen Engpässe frühzeitig. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre Planungen, können Überstunden verwalten und Urlaubsanträge schnell und flexibel einreichen.

Zutrittskontrolle und Besucherregistrierung

myProtime bietet für Sicherheit und Berechtigungsmanagement eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Zutrittsrechten, die direkt mit den Personaldaten verknüpft ist. Mitarbeiter erhalten nur Zutritt zu den Bereichen, für die sie autorisiert sind, während das Facility-Management in Echtzeit überwachen kann, wer wann welche Räume betritt. Eine digitale Gebäudeübersicht zeigt alle Zugangspunkte und dokumentiert sämtliche Zutrittsaktivitäten lückenlos.

Mit myProtime Visitors können Unternehmen Besucher und Lieferanten digital registrieren, sodass Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien beim effizienten Management von Gästen und Lieferanten gewährleistet sind. Gäste können sich über ein Tablet anmelden, während Mitarbeiter Besucher im Voraus registrieren können, um den Anmeldeprozess zu beschleunigen. Die digitale Erfassung sorgt zudem für eine umfassende Nachverfolgbarkeit und eine bessere Übersicht über alle Besuche. Dank der vollständigen Integration in das myProtime-Zutrittskontrollsystem lassen sich Besucherbewegungen ebenfalls in Echtzeit nachverfolgen, und es können automatische Alarme für unautorisierte Zutritte eingerichtet werden. Dies sorgt für erhöhte Sicherheit und eine bessere Kontrolle über betriebliche Abläufe.

myProtime Hardwarelösungen

Neben der Software bietet Protime auch eine Reihe von hochmodernen Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollgeräten an, die sich nahtlos in myProtime integrieren lassen. Diese Terminals ermöglichen eine schnelle und sichere Erfassung von Arbeitszeiten und Zugängen.

• GT10 Mitarbeiter-Self-Service-Terminal: Ein 10-Zoll-Farbtouchscreen-Terminal mit biometrischer Identifikation, Barcodescanner und Multi-Protokoll-Lesegerät. Ideal für Unternehmen mit hoher Mitarbeiterzahl, die eine zuverlässige und sichere Lösung zur Zeiterfassung benötigen​.
• GT8 Terminal: Eine kompaktere Version mit 8-Zoll-Touchscreen, ebenfalls ausgestattet mit mehreren Identifikationsmöglichkeiten. Besonders geeignet für mittlere Unternehmen, die eine effiziente Zeiterfassung benötigen​.
• IT11 Terminal: Eine kostengünstige Lösung für kleinere Unternehmen, die eine einfache, aber zuverlässige Zeiterfassungslösung suchen. Es verfügt über ein monochromes Display und ermöglicht eine intuitive Bedienung​.

Alle Geräte sind auf Langlebigkeit und Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und unterstützen sowohl RFID-basierte Identifikation als auch biometrische Zugangskontrollen. Unternehmen können zudem das Hardware-as-a-Service (HaaS)-Modell nutzen, wodurch sie von regelmäßigen Updates und einem Wartungsservice profitieren, ohne hohe Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen.

Bewertung von myProtime

myProtime überzeugt als ganzheitliche Workforce-Management-Lösung durch eine gelungene Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und leistungsstarker Technologie. Besonders positiv hervorzuheben ist die intuitive Bedienbarkeit der Plattform, die sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeiter eine einfache und effiziente Nutzung ermöglicht. Dank der sicheren HR-Software werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, was Unternehmen eine sorgenfreie Anwendung garantiert.

Ein herausragendes Merkmal ist die Produktivitäts- und Rentabilitätssteigerung, die durch die Automatisierung vieler HR-Prozesse erreicht wird. Integrierte Dashboards zorgen z. B. für eine bessere Übersicht über Arbeitszeiten und Abwesenheiten, während die Software gleichzeitig manuelle Fehler reduziert, indem sie auf Echtzeit-Daten und automatisierte Prozesse setzt.

Die Möglichkeit, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle in einem System zu verwalten, sorgt für eine hohe Transparenz und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Dank mobiler Nutzungsmöglichkeit ist myProtime zudem optimal für moderne Arbeitsmodelle wie hybrides und mobiles Arbeiten geeignet. Die Kombination aus Echtzeit-Daten, KI-gestützter Personaleinsatzplanung und einer sicheren Zutrittskontrolle macht die Software zu einer äußerst effizienten Lösung für Unternehmen, die ihre Workforce-Management-Prozesse optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen möchten.