Die Funktionen von Ordio im Überblick
Ordio bildet den gesamten Ablauf von der Mitarbeiteranmeldung über Planung und Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung ab. Die Bausteine sind eigenständig nutzbar, frei kombinierbar und für Schichtbetriebe skalierbar. Zur Auswahl stehen Bereiche:
- Intelligente Schichtplanung
- Zeiterfassung inklusive Änderungsanträgen
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Exporten für Steuerberater, DATEV und LODAS
- Payroll Plus für die vollautomatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Nettolohnabrechnung
- Transparente Einsicht in Abzüge, Zuschläge und gesetzliche Änderungen
- Verfügbarkeiten verwalten, Urlaubstage planen und Ersatz suchen
- Checklisten und Aufgabenmanagement
- Mitarbeiter*innen-App für iOS und Android
- Mitteilungen per App an alle Mitarbeitenden
- Reporting mit Vergleich von Plan- und Ist-Stunden
- Digitale Personalakte
- Automatisiertes Dokumentenmanagement
- Veranstaltungskalender
- Individuelle Rechte und Rollen vergeben
Details über die Funktionen von Ordio
Ordio digitalisiert Personalprozesse im Schichtbetrieb durchgängig. Der Ablauf beginnt bei der Mitarbeiteranmeldung, führt über Einsatzplanung und mobile Zeiterfassung und endet in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bis hin zur vollständig automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Anträge, Verfügbarkeiten und Mitteilungen laufen zentral in einer Plattform zusammen, Dokumente liegen in der digitalen Personalakte, und Auswertungen verknüpfen Plan- mit Ist-Stunden für transparente Entscheidungen.
Intelligente Schichtplanung
Planer erstellen Schichten schnell und transparent. Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen fließen in die Besetzung ein. Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Pläne. Mitarbeitende können Schichten tauschen oder Wünsche melden, was die Dienstplanqualität erhöht und Leerläufe reduziert. Mehrere Standorte lassen sich zentral koordinieren.
Zeiterfassung mit Änderungsanträgen
Arbeitszeiten werden minutengenau per App erfasst. Optional ist ein standortbasierter Check-in/Check-out im definierten Radius. Änderungsanträge laufen digital und bleiben revisionssicher. Digitale Signaturen und automatische Benachrichtigungen sichern den Ablauf ab und reduzieren manuelle Korrekturen.
Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
Teams pflegen Urlaubstage, Krankmeldungen und individuelle Verfügbarkeiten direkt in der App. Vertretungen lassen sich gezielt suchen. Die Planer sehen in Echtzeit, wer wann einsatzfähig ist, und vermeiden Über- oder Unterbesetzung.
Checklisten und Aufgabenmanagement
Abläufe werden mit interaktiven Checklisten standardisiert. Aufgaben lassen sich an Personen, Rollen oder Schichten knüpfen. Erledigungsstatus und Nachweise sind zentral dokumentiert, Auswertungen zeigen Engpässe und Qualitätsabweichungen.
Kommunikation und Mitarbeiter-App
Mitteilungen gehen per Push in Echtzeit an alle oder ausgewählte Gruppen. Lesebestätigungen zeigen Reichweite und Verbindlichkeit. Die App für iOS und Android bündelt Zeiterfassung, Schichtübersicht, Anträge und Dokumente an einem Ort
Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement
Stammdaten werden strukturiert erfasst, z. B. per digitalem Personalfragebogen. Frei definierbare Abfragezyklen fordern fehlende Nachweise automatisiert an. Dokumente werden Regeln zugeordnet und bleiben versionssicher, papierlos und durchsuchbar. Exporte an Steuerberater lassen sich direkt anstoßen.
Lohnprozesse: Vorbereitung bis Payroll Plus
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung erstellt standardisierte Exporte, etwa für DATEV oder LODAS. Payroll Plus automatisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Nettolohnabrechnung. Abzüge, Zuschläge und gesetzliche Änderungen werden berücksichtigt, sodass die Abrechnung transparent und prüfbar bleibt.
Reporting und Planungssicherheit
Berichte vergleichen Plan- und Ist-Stunden und zeigen Auslastung, Pünktlichkeit und Budgeteffekte. Ein Dashboard fasst Kennzahlen zusammen und unterstützt Entscheidungen in Echtzeit.
Kalender, Rechte und Administration
Ein Veranstaltungskalender ordnet Termine und Events. Granulare Rollen und Rechte definieren Sicht- und Bearbeitungszugriffe. Über das Admin-Dashboard verwalten Verantwortliche Funktionen, Standorte, Schnittstellen und eine öffentliche REST-API für den Datenaustausch.
Bewertung von Ordio
Ordio wirkt in der Praxis ausgereift und durchdacht. Der größte Mehrwert liegt im durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche, was Koordination, Datenqualität und Monatsabschluss stabilisiert. Die Oberfläche ist klar, Workflows sind nachvollziehbar, mobil nutzbar und für wachsende Standorte skalierbar. Reporting liefert praxistaugliche Steuerungsgrößen statt reiner Kennzahlensammlungen.
Besonders positiv fällt die enge Verzahnung von Planung, Zeiten und Abrechnung auf, die Nacharbeiten reduziert und Verantwortlichkeiten klar abbildet. Governance über Rollen und Freigaben ist solide gelöst. Insgesamt bietet Ordio ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU im Schichtbetrieb und verbessert Effizienz, Transparenz und Compliance im Tagesgeschäft messbar.
