PayFit: HR-Management und Lohnabrechnung in einem

GESAMTBEWERTUNG

5

Zusammenfassung

  • Pro

    Alle Prozesse in einem Blick

  • Contra

    Wir überlegen noch...

  • Fazit

    Auf jeden Fall einen Test wert!

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
5
Einrichtung
5
Kundenfeedback

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Der Lösungsanbieter PayFit wendet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen. Mit dem Tool können Sie Ihre Mitarbeiter komplett in Ihre Personalmanagementprozesse einbinden. Dank einer Kombination aus intuitiver Software und persönlichem Service erstellen Sie mit PayFit sogar Ihre Lohnabrechnung ganz einfach selber. Ganz ohne Hin und Her mit externen Anbietern. Klingt vielversprechend, oder? Fanden wir auch! Wir haben uns PayFit deshalb einmal näher angeschaut.

Über das Unternehmen Payfit

2015 in Frankreich gegründet, ist PayFit mit 5.000 Kunden und 600 Mitarbeiter:innen in 5 Ländern eines der am schnellsten wachsenden SaaS-Unternehmen Europas. Das Büro in Deutschland besteht seit 2018 und hat sich in der Zwischenzeit als zweitgrößter PayFit Standort entwickelt, der hinsichtlich der strategischen Ausrichtung essentiell für die globale Strategie ist.

Kurzbeschreibung der Funktionen von Payfit

Unternehmensdashboard

PayFit bietet einen eigenen Mitarbeiterbereich mit folgenden Funktionen:

  • Einsicht in Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Urlaubs- und Abwesenheitsanträge erstellen
  • Einreichen von Auslagen
  • Eingabe von Arbeitszeiten
  • Validierung der Anträge durch Manager

Mit PayFit können Unternehmen außerdem ganz leicht ihre Lohnabrechnungen erstellen. Das Modul bietet folgende Funktionen:

  • Digitale Erstellung von Lohnabrechnungen
  • Einfache Änderung von Lohnabrechnungsdaten – jederzeit und überall
  • Echtzeit-Aktualisierung und Vorschau der Lohnabrechnungen
  • Stetige Überprüfung der Rechts- und Vertragslage seitens PayFit
  • Automatische Übermittlung von Steuer- und Sozialmeldungen

Die Funktionen von PayFit im Detail

Der Mitarbeiterbereich von Payfit

Dashboard MA-Bereich

Alle Mitarbeitenden erhalten innerhalb PayFit Zugriff auf ihren persönlichen Mitarbeiterbereich. Hier finden sie ein persönliches Dashboard vor, in dem sie sich einen Überblick über verbleibende Urlaubstage und den Abwesenheitskalender verschaffen können.

Abwesenheiten innerhalb des Mitarbeiterbereichs beantragen
Mitarbeiter:innen haben hier auch die Möglichkeit, Urlaub einzureichen. Wer einen Abwesenheits-Antrag stellen möchte, kann das im Mitarbeiterbereich von PayFit mit wenigen Klicks tun. Arbeitnehmende wählen dazu einfach zwischen verschiedenen Arten von Abwesenheiten und entscheiden sich für die Variante, die zutrifft:

  • Bezahlter/unbezahlter Urlaub
  • bezahlter Sonder- oder Bildungsurlaub
  • Home-Office
  • Arbeitsunfähigkeit (z.B. wegen Krankheit)

Nun nur noch den Wunschzeitraum markieren und schon kann der Antrag abgesendet werden. Der oder die jeweilige Linienvorgesetzte wird automatisch über den Antrag informiert und kann ebenso unkompliziert eine Freigabe erteilen.

Arbeitszeiten innerhalb des Mitarbeiterbereichs erfassen
Auch einfache Arbeitszeiten lassen sich via PayFit unkompliziert erfassen. Mitarbeitende tragen diese einfach im Mitarbeiterbereich selbst ein. Im Admin-Bereich haben HR-Manager:innen derweil jederzeit den Überblick über die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden. Eine Zusammenfassung der Daten kann auch als Excel-Datei exportiert werden.

Auslagenmanagement innerhalb des Mitarbeiterbereichs

Auslagen
Es kann immer mal wieder vorkommen, dass Arbeitnehmer für ihr Unternehmen in Vorlage gehen. Die Abrechnung zieht oft jede Menge Papierkram nach sich. Dank PayFit ist damit Schluss. Mitarbeitende reichen ihre Belege ganz einfach via Smartphone ein. Dazu müssen sie nur ein Bild machen und dieses in PayFit hochladen. Nach der Genehmigung durch den Manager oder die Managerin wird die Rückerstattung automatisch auf der aktuellen Lohnabrechnung ausgewiesen und mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt.

Lohnabrechnungen innerhalb des Mitarbeiterbereichs abrufen
Überdies haben Ihre Mitarbeiter:innen in ihrem persönlichen Mitarbeiterbereich die Möglichkeit, jederzeit die eigenen Lohnabrechnungen abzurufen und einzusehen. Sie können sie außerdem jederzeit herunterladen oder ausdrucken. Das erspart HR Managern und Managerinnen viele Nachfragen und erhöht die Transparenz.

Lohnabrechnungen mit PayFit

Lohnabrechnungen

Kommen wir nun zur Königsdisziplin von PayFit: Lohnabrechnungen lassen sich mit Payfit im Handumdrehen selbst erstellen. Das PayFit-Versprechen: Sie brauchen dafür kein Expertenwissen mitbringen. Dazu bestimmen Sie innerhalb des Tools einfach zunächst einen Stichtag. An diesem werden einmal im Monat Lohnabrechnungen automatisch erstellt. Das Programm informiert die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dann per E-Mail. Für die Gehaltsüberweisungen können Sie als Anwender eine automatisch generierte SEPA-Überweisungsdatei nutzen. Einfacher geht’s nicht.

Individuelle Anpassungen
Innerhalb PayFit lassen sich jederzeit individuelle Anpassungen vornehmen. Sie können zum Beispiel Boni oder Provisionen an bestimmte Mitarbeiter vergeben. Die Gehaltsabrechnung aktualisiert sich daraufhin automatisch und in Echtzeit. Innerhalb des Tools finden Sie außerdem eine Mitarbeiterübersicht, in der sämtliche Mitarbeiterdaten, die relevant für die Lohnbuchhaltung sind, vorgehalten werden. Auf Knopfdruck rufen Sie zum Beispiel das aktuelle Brutto-und Nettoeinkommen ab, sehen Restaurantbelege ein oder prüfen Provisionen und Überstunden.

Kommunikation mit Behörden
PayFit sorgt nicht nur für zuverlässige Gehaltsabrechnungen. Das Tool übernimmt auch die komplette Kommunikation mit Behörden und Ämtern. PayFit berechnet außerdem die notwendigen Zahlungen, die an Finanzämter oder Krankenkassen abgeführt werden müssen, automatisch und erinnert Sie an die Einhaltung von Zahlungsfristen.

Grafiken und Auswertungen mit PayFit
Darüber hinaus unterstützt PayFit Sie mit übersichtlichen und individuell anpassbaren Auswertungen und Grafiken. So behalten Sie immer den Überblick über alle wichtigen Daten und Fakten innerhalb der Lohnbuchhaltung.

Bewertung

Mitarbeiter_innen-Verzeichnis

PayFit wendet sich an kleine Unternehmen von 10 bis 100 Mitarbeitenden. Diesen hilft das Tool, Personalprozesse zu digitalisieren und auch die Lohnabrechnung ganz einfach selbst zu erledigen. Gerade letztes ist für Anwender ein wichtiger Punkt: 8 von 10 Kunden wechseln zu PayFit, weil sie mit ihrem externen Lohnabrechnungsanbieter unzufrieden sind. Oft liegt dies an umständlichen Prozessen, zeitintensiver Kommunikation mit Dienstleistern oder versteckten Extrakosten. Das können Sie sich mit PayFit getrost sparen. Denn die Software ist einfach anzuwenden. In unserem Vergleich überzeugt das Tool durch eine intuitive Bedienbarkeit und mit einer guten Übersichtlichkeit.

Was sagen Kunden?
Die Meinungen von Kunden über PayFit fallen jedenfalls eindeutig aus:

„Wir haben jetzt mehr Kontrolle über unsere Daten und jederzeit im Blick, was sich verändert. Bei der Arbeit mit einem klassischen Steuerberater kann man zum Beispiel nicht direkt sehen, wie die Stammdaten aktualisiert werden“, sagt etwa Tim Fahrendorff von Too Good To Go. Außerdem könne man nun Änderungen in der Abrechnung schnell und unkompliziert selbst vornehmen. „Vor allem ist es sehr bequem, den Kollegen papierlos ihre Abrechnungen zukommen zu lassen.“

Auch Maximilian Ziche von getpress ist ein überzeugter PayFit-Anwender: „PayFit ist für uns einfach cool zu handhaben, es gibt flexible Einstellungen und alles ist super digital!“ Und Achim Stephan Geschäftsführer von wellnuss Premium Snacks sagt: „Der Lohnabrechnungsprozess benötigt weniger Zeit und funktioniert zuverlässig!”

PayFit einrichten & Support
Der Start mit PayFit ist denkbar einfach. Die Experten von PayFit unterstützen jeden Kunden und jede Kundin individuell bei der Einrichtung eines Kontos. Dieses ist die Voraussetzung, um PayFit nutzen zu können. Das Team führt Sie in die Benutzung des Kontos ein und hilft Ihnen natürlich auch bei der Übertragung Ihrer Daten. Bei der ersten Lohnabrechnung mit PayFit erhalten Sie ein personalisiertes Training. In diesem zeigen Ihnen die PayFit-Expert:innen alle Funktionen, die für Sie relevant sind.

Auch der Support kann sich sehen lassen. Wenn Sie eine Frage zur PayFit-Nutzung haben, hilft Ihnen das Help-Center von PayFit weiter. Melden Sie sich einfach in Ihrem PayFit-Konto an und finden Sie mit ein paar Klicks die Antworte auf Ihre Frage. In spezielleren Fällen können Sie die PayFit-Experten auch direkt kontaktieren.

IT-Sicherheit & Datenschutz
Bei PayFit genießt die Sicherheit von Daten höchste Priorität. PayFit wurde in einem unabhängigen Zertifizierungsverfahren nach ISO 27001 zertifiziert. Hierbei handelt es sich um die international führende Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS) und damit um die wichtigste Cyber-Security-Zertifizierung. Auch der sensible Umgang mit Mitarbeiterdaten nach der Datenschutzgrundverordnung gehört fest zum Programm. Hierfür sorgen kontrollierte Datenzugriffe und verschlüsselte Netzwerkverbindungen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.