Personalverwaltung mit OrgOS

GESAMTBEWERTUNG

4.3

Zusammenfassung

  • Pro

    Hoher Automatisierungsgrad, Self-Service

  • Contra

    Keine One-Click-Bewerbung

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

4
Funktionen
5
Usability
4.5
Einrichtung
3.5
Kundenfeedback

Bildschirmfoto 2018-08-01 um 09.45.05OrgOS nimmt in der Personalverwaltung zeitaufwendige administrative Tätigkeiten ab. Als ganzheitliche HR-Lösung erlaubt es OrgOS, Mitarbeiter nicht nur zu rekrutieren, sondern anschließend auch selbst mit in jegliche HR Prozesse einzubinden. Ob Abwesenheitsanträge annehmen oder Feedback einsammeln, OrgOS unterstützt dabei und behält zugleich das Mitarbeiterengagement im Auge.

Über das Unternehmen

OrgOS ist ein innovatives Organisationsbetriebssystem, das das Management und HR mit den notwendigen HR-Tools ausstattet, um Mitarbeiter und Führungskräfte von morgen zu unterstützen. Der gleichnamige Hersteller ermöglicht seinen Anwendern, neue Mitarbeiter über eine einheitliche Plattform zu rekrutieren und zu binden und die Mitarbeiterentwicklung zu fördern. OrgOS wurde im Jahr 2017 gegründet und hat inzwischen Kunden in über fünf Ländern.

Die Funktionen im Überblick

Das Organisationsbetriebssystem OrgOS unterstützt bei der Personalverwaltung mit Funktionen in den folgenden Bereichen:

  • Recruiting
  • Abwesenheiten
  • Dokumente
  • Onboarding

Die Funktionen im Detail

Recruiting

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Die Personalbeschaffung beansprucht inzwischen einen Großteil des Aufwandes in der Personalverwaltung. OrgOS hilft seinen Anwendern dabei, das gesamte Recruiting zu optimieren und auf Basis datengestützter Entscheidungen die besten Kandidaten zu finden.

Anhand einer frei konfigurierbaren Karriereseite können Arbeitgeber mit wenigen Klicks ihre Vakanzen erstellen und veröffentlichen. Individuell anpassbar bei Karriereseiten und Stellenanzeigen sind:

  • Layout
  • Farben
  • Schriftarten
  • Inhalt

Positiv: Anwender benötigen keinerlei technisches Vorwissen, um eine Karrierehomepage erstellen.

Personalverwaltung mit OrgOS - HR-Software-Verlgiech

Dank Multiposting-Funktion lassen sich bestehende Vakanzen nicht nur auf der eigenen Karriereseite veröffentlichen, sondern zeitgleich auf etwa 300 internationalen Stellenbörsen. Innerhalb des Systems können sich alle Mitarbeiter, die am Recruiting-Prozess beteiligt sind, über Bewerbungseingänge austauschen.

Der Vorteil: Kommunikation findet gebündelt an einem (virtuellen) Ort statt. Der Zugriff auf die einzelnen Daten aus den Bewerbungseingängen wird über Rollen und Berechtigungskonzepte geregelt. So sieht jeder Anwender nur, was für seine Augen bestimmt ist. Denn der Hersteller legt großen Wert auf das Thema Datenschutz. Anwender teilen den Zugriff auf Lebensläufe und Notizen innerhalb der Plattform somit sicher.

Auch beim Jobinterview unterstützt das Tool von OrgOS. Anwender können Interviews auf Basis frei konfigurierbarer Scorecards führen und diese im Anschluss mit den Ergebnissen aus anderen Interviews vergleichen. Darauf basierend lassen sich im Handumdrehen datengestützte Entscheidungen treffen, hinter denen jeder stehen kann.

Ein weiteres Feature ist:

  • Anlegen von Talentpools

Onboarding

Bildschirmfoto 2018-08-01 um 09.42.31OrgOS hilft seinen Anwendern auch bei der Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter. Mit dem Tool haben Anwender zum Beispiel den anfallenden Papierkram erledigt, noch bevor neue Mitarbeiter ihren ersten Tag im Unternehmen haben. Dazu senden sie ganz einfach eine automatische Willkommens-E-Mail und die entsprechenden Anleitungen.

Auf Basis der eigenen Onboarding-Erfahrungen entwickeln Anwender mit OrgOS außerdem individuelle Checklisten, damit im Onboarding-Prozess nichts in Vergessenheit gerät. Die einzelnen Aufgaben werden dann automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen, sodass alle Beteiligten stets über die anstehenden Aufgaben informiert sind.

Administrative Unterstützung für HR

Auch bei administrativen Tätigkeiten unterstützt OrgOS. Anwender haben dank des Tools stets alle Prozesse und Abläufe unter Kontrolle. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass etwa auslaufende Probezeiten, Dokumente, Verträge und fällige Entwicklungsgespräche nicht in Vergessenheit geraten. Die versendeten E-Mails können frei gestaltet werden und jeder Empfänger entscheidet selbst, welche Benachrichtigungen er erhält.

Abwesenheit und Dokumente

Bildschirmfoto 2018-08-01 um 09.43.09Dank Self-Service-Anwendungen können Personalverantwortliche Mitarbeiter an der Personalverwaltung beteiligen. Arbeitnehmer haben über das Tool die Möglichkeit, Krankschreibungen hochzuladen, Vorschläge für Datenänderungen einzureichen, HR Dokumente einzusehen oder Abwesenheiten zu beantragen.

Damit Anträge von vornherein getreu der Richtlinien im Unternehmen ausgefüllt werden und zügigen Genehmigungen nichts im Wege steht, lassen sich die wichtigsten Vorschriften und Bestimmungen im System hinterlegen.

Außerdem lassen sich sämtliche Dokumente der Mitarbeiter übersichtlich in einem Mitarbeiterprofil speichern. Über einen individuellen Zugang haben Arbeitnehmer jederzeit die Möglichkeit, ihre Daten zu aktualisieren. Das nimmt HR viel Arbeit ab und vermeidet Fehler: Wer kennt seine Daten schließlich besser als der Mitarbeiter selbst?

Weitere Features sind:

Feedback von Mitarbeitern

OrgOS unterstützt Arbeitgeber im Rahmen einer performanten Personalverwaltung auch dabei, herauszufinden, in welchen Bereichen des HR-Managements oder der Organisationsentwicklung aus Sicht der Arbeitnehmer Verbesserungsbedarf besteht.

Über das integrierte Feedback-Tool erkennen Arbeitgeber dank automatischer Zufriedenheitsumfragen Probleme, bevor sie zu groß werden.

Bewertung

Noch einmal zusammengefasst bietet das Tool von OrgOS in der Personalverwaltung Unterstützung in den folgenden Bereichen:

  • Erstellen einer individuellen Karierreseite
  • Multiposting
  • Erstellen von Talentpools
  • Interview Leitfäden
  • Interviewplanung
  • Zusammenstellen von Recruiting-Teams
  • Onboarding
  • Zeiterfassung
  • Digitale Personalakte
  • Vertragsmanagement
  • Dokumenterstellung

Ein besonderes Plus von OrgOS sind auch die automatisierten Umfragen, die mit dem Tool leicht gesteuert werden können. Diese sind die Basis, um das Mitarbeiterengagement entscheidend zu verbessern.

Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und engagieren sich mehr im Unternehmen. Dazu muss ein Arbeitgeber aber wissen, welche Bedürfnisse sie haben. Eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung liefert hier ein eindeutiges und fundiertes Feedback, in welchen Bereichen sich ein Arbeitgeber verbessern sollte und in welchen Bereichen bereits gute Arbeit geleistet wird.

Das ist es auch, was Nutzer von OrgOS vor allem an dem Tool schätzen: Es gibt ihnen in seiner vollen Funktionsbandbreite die nötige Unterstützung, sich statt auf Administratives endlich auf die Mitarbeiter konzentrieren zu können. Dank einer hohen Funktionsbandbreite, Automatisierungen und Self-Service-Anwendungen können organisatorische Dinge einfach, schnell und übersichtlich erledigt werden. In der frei gewordenen Zeit können sich HR-manager gezielt der Mitarbeiterentwicklung und -auswahl widmen und so für ein glückliches Team sorgen.

Apropos Prozessautomatisierung. Hier sorgen die folgenden Features dafür, dass sich innerhalb des gesamten OrgOS-Universums Prozesse wie von selbst erledigen:

  • E-Mail Benachrichtigungen: Personalverantwortliche organisieren ihre Arbeit mit automatischen E-Mail Benachrichtigungen, um nichts mehr zu übersehen. Sie können diese für Abwesenheitsanfragen, Dokumente, Genehmigungen, neue Surveys, Kommentare und vieles mehr nutzen.
  • Konfigurierbare Genehmigungen: HR-Manager gestatten Vorgesetzten innerhalb des Systems, Anträge zu genehmigen oder abzulehnen, zugeschnitten auf die eigenen internen Strukturen.
  • Erinnerungen: Anwender vergessen nie wieder einen wichtigen Termin in der Personalverwaltung, weil OrgOS vorher automatisch daran erinnert. Zum Beispiel an Probezeitgespräche, Beurteilungen, Geburtstage und, und, und.
  • Checklisten: HR-Manager legen Checklisten an und verteilen so automatisch Aufgaben an andere Personen. Zum Beispiel in den Bereichen: Onboarding, Offboarding oder Mitarbeitergespräche.

Und: OrgOS ist cloudbasiert. Anwender können also jederzeit und von jedem Gerät aus darauf zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. In diesem Zusammenhang noch ein paar Worte zum Datenschutz und zur Datensicherheit. Um beides müssen sich Anwender von OrgOS keine Sorgen machen.

Der Hersteller nimmt das Thema Datenschutz und Datensicherheit nämlich sehr ernst. Kurz nach der Gründung im Jahr 2017 hat der Hersteller einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der das Design und die Infrastuktur von OrgOS komplett überprüft und freigegeben hat. Damit entspricht das Tool den höchsten Standards in Sachen Datenschutz und Datensicherheit.

OrgOS speichert Kundendaten ausschließlich in der EU. Die IT-Infrastruktur ist auf Servern von Amazon Web Services (AWS) gespeichert, welche den Datenschutz ebenso ernst nehmen wie OrgOS. Die Hauptdatenbank befindet sich in Frankfurt am Main und jede Sekunde wird ein Backup vorgenommen, das jeweils an einem anderen Ort innerhalb der EU (Dublin, Irland) gespeichert wird.

Alle Daten sind umfassend verschlüsselt, sowohl in der OrgOS-Datenbank als auch während der Übermittlung. Dies geschieht mit Hilfe der gleichen Technik, die auch für Online Banking genutzt wird.

Außerdem positiv: Bei OrgOS herrscht absolute Preistransparenz. Mit einem Preisrechner auf der Webseite können Unternehmen spielend leicht ausrechnen, was sie der Betrieb von OrgOS pro Monat kostet. Geeignet ist das System für jede Unternehmensgröße. Für kleinere Betriebe unter zehn Mitarbeitern fallen überschaubare 45 Euro im Monat an. Für einen Mitarbeiterstamm von etwa 400 Usern fallen 2.000 Euro im Monat an.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.