Die Funktionen von Personizer im Überblick

Zeiterfassung

Das Modul dokumentiert Arbeits- und Pausenzeiten geräteunabhängig und gesetzeskonform.

• Die Erfassung erfolgt per Webbrowser, Mobile App für iOS und Android sowie über Browser-Erweiterungen für Chrome und Edge.

• Pausenabzüge, Überstunden und Zeitkonten kann das System automatisch berechnen.

• Bei Überschreitung von Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz gibt die Software Warnungen aus.

Urlaubsplanung

Abwesenheiten werden zentral beantragt, genehmigt und im Team sichtbar geplant.

• Anträge durchlaufen mehrstufige, frei konfigurierbare Genehmigungsprozesse.

• Persönliche und Team-Kalender zeigen Verfügbarkeiten, Überschneidungen, Feiertage und Schulferien.

• Eigene Abwesenheitsarten, wiederkehrende Serien und Sammeleingaben lassen sich individuell anlegen.

Digitale Personalakte

Personaldaten und Dokumente werden strukturiert an einem Ort geführt. Dokumentenkategorien, Exporte und Änderungsprotokolle sorgen dafür, dass auch den gesetzlichen Anforderungen der BVV entsprochen werden kann.

• Geschäftliche und persönliche Stammdaten sind über eigene Datenfelder erweiterbar.

• Gehaltsübersicht und -verlauf sind über separate Zugriffsrechte geschützt.

• Ein interaktives Organigramm bildet die Unternehmensstruktur ab.

• Dokumentenmanagement mit entsprechenden Kategorien, Zeiträumen und Exporten

Schnittstellen und Integrationen

Die Anbindung an bestehende Systeme reduziert doppelte Datenpflege.

• Über die DATEV-Schnittstelle fließen Stamm- und Abwesenheitsdaten in die Lohnabrechnung, der eAU-Abruf läuft ebenfalls über die Schnittstelle und kann direkt über Personizer vorgenommen werden.

• Über die Microsoft Entra ID und den Google Workspace können Stammdaten jederzeit importiert werden.

• Eine Outlook- & Teams-Integration ist ebenso verfügbar wie eine Google Kalender-Integration.

• Slack kann ebenfalls direkt über Personizer angebunden werden.

Zusammenfassend bietet Personizer drei einzeln buchbare Module für Zeitwirtschaft, Abwesenheitsverwaltung und Personaldatenpflege in kleinen und mittleren Unternehmen, die an die unternehmensspezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.

Die Funktionen von Personizer im Detail

Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung und der verpflichtenden eAU stehen auch kleinere Unternehmen unter Dokumentationsdruck. Personizer setzt genau dort an: bei Betrieben mit 10 bis 250 Mitarbeitenden, die bisher mit Excel, Papieranträgen oder verteilten Ordnerstrukturen arbeiten. Die drei Module lassen sich einzeln einführen, teilen aber eine gemeinsame Datenbasis. Der Vorteil liegt darin, dass Personizer bereits innerhalb kürzester Zeit eingerichtet und intuitiv von jedem Mitarbeitenden genutzt werden kann.

Zeiterfassung

Die Erfassung läuft dort, wo gearbeitet wird: im Browser, über die App auf dem Smartphone oder über eine Erweiterung direkt in Chrome und Edge. Erfasste Zeiten gleicht das System laufend mit den hinterlegten Sollstunden ab und schreibt das Zeitkonto fort. Bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Verletzung der Ruhezeit weist die Software darauf hin, bevor daraus ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz wird.

Die Freigabe erfolgt wochenweise. Mitarbeitende reichen ihren Stundenzettel ein, nach der Freigabe wird das Zeitkonto aktualisiert. Spätere Korrekturen sind Admins vorbehalten – das trennt Selbsterfassung und geprüften Stand voneinander.

Im Detail:

• Live-Erfassung per Start-Stopp oder nachträgliche manuelle Eingabe

• Automatischer Pausenabzug nach hinterlegter Regel (optional), Berechnung von Plus- und Minusstunden

• Wochenweise Stundenzettel-Freigabe, danach Korrektur nur durch Admins

• Labels für Zeiteinträge zur Zuordnung auf Projekte oder Aufgabengruppen

• Detaillierte Optionen für das Reporting und den Export der Arbeitszeiten & Zeitlabel

• Verwaltung mehrerer Teams und Unternehmen in einem Account

Urlaubsplanung

Anträge laufen digital vom Mitarbeitenden zur genehmigenden Person, mit Benachrichtigung und Erinnerung per Mail oder als Push-Nachricht auf dem Smartphone. Personizer unterscheidet zwischen vorläufiger und finaler Freigabe – etwa wenn erst die Teamleitung und dann die Geschäftsführung zustimmt. Für Urlaubszeiten der Genehmigenden lassen sich Vertretungen hinterlegen, sodass Anträge nicht liegen bleiben.

Der Team-Kalender zeigt Abwesenheiten, Feiertage und Schulferien nebeneinander. So werden Engpässe sichtbar, bevor mehrere Anträge für dieselbe Woche genehmigt sind. Zudem können Krankheitstage inkl. Upload der AU hinterlegt werden.

Im Detail:

• Vorläufige und finale Freigabe, Vertretungsregelung jederzeit anpassbar

• Frei definierbare Abwesenheitsarten mit eigenen Farben

• Automatische Berechnung der Urlaubstage auf Basis des Eintrittsdatums

• Wiederkehrende Abwesenheitsserien und Sammeleingabe für ganze Teams (z. B. für Betriebsurlaub)

• Upload von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt am Abwesenheitseintrag

• Feiertags- und Ferienkalender für Deutschland, Österreich und die Schweiz (andere Länder auf Anfrage)

• Abwesenheitsexport, Kalender-Sync mit Outlook- und Google-Kalender, Slack-Benachrichtigungen

• Nutzung der DATEV-Schnittstelle zum reibungslosen Übertrag der Abwesenheiten und Krankheitstage an das Steuerbüro, inkl. Abruf der eAU in Personizer

• Rechteverwaltung auf Team- und Rollenebene, Benutzerimport per CSV und XLS

Digitale Personalakte

Personizer speichert alle personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte. Die digitalen Akten können über einen einfachen CSV-Import eingerichtet werden. Alternativ können die Schnittstellen zum Google Workspace oder der Mircrosoft Entra ID genutzt werden. Die Stammdaten können Mitarbeitende selbst pflegen. Änderungen an den Stammdaten laufen über einen Freigabeprozess in der Personalabteilung. Das reduziert Nachfragen und hält die Daten aktuell.

Darüber hinaus verfügt Personizer über ein Dokumentenmanagement. Dokumente werden Kategorien und Bezugszeiträumen zugeordnet, statt diese im Aktenordner abzulegen. Eine Versionskontrolle und ein Änderungsprotokoll halten fest, wann ein Dokument ersetzt oder bearbeitet wurde. Das ist relevant, wenn Nachweise gegenüber Prüfenden oder dem Steuerbüro belegt werden müssen.

Im Detail:

• Dokumentenablage mit Kategorien und Bezugszeiträumen

• Versionskontrolle und Änderungsprotokoll auf Dokumentenebene

• Self-Service für Stammdaten mit Freigabeprozess

• Geschäftliche und persönliche Personaldaten, erweiterbar um eigene Datenfelder

• Gehaltsübersicht und -verlauf mit separaten Zugriffsrechten, eigene Zahlungsarten

• Notfallkontakte und interne Notizen

• Interaktives Organigramm der Unternehmensstruktur

• Dokumentenexport und Datenimport per CSV

• Schnittstellen zu DATEV, Google Workspace & Microsoft Entra ID

DATEV-Anbindung und Systemumgebung

Die DATEV-Anbindung ist der Teil, in dem sich Personizer von Tools mit reinem CSV-Export unterscheidet. Über den Lohnimportdatenservice fließen Stammdaten, Abwesenheiten und Krankheitsdaten in die Lohnabrechnung, ohne dass jemand Listen überträgt. Der eAU-Abruf läuft über denselben Weg.

Im Detail:

• DATEV-Lohnimportdatenservice für Stammdaten, Abwesenheiten und Krankheitsdaten

• Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über DATEV

• Stammdatenabgleich über Microsoft Entra ID und Google Workspace

• Slack-Integration, Kalenderanbindung per Outlook- und Google Calendar-Integration

• Hosting in zertifizierten AWS-Rechenzentren in Frankfurt am Main, DSGVO-konforme Verarbeitung

• Deutschsprachiger Support per Chat und E-Mail

Bewertung

Personizer deckt drei HR-Kernprozesse ab: Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und die digitale Personalakte. Dabei verzichtet Personizer bewusst auf alles darüber hinaus. Für Unternehmen mit 10 bis 250 überwiegend im Büro tätigen Mitarbeitenden ist das häufig genau der Zuschnitt: rechtssichere Dokumentation und weniger Verwaltungsaufwand, einfache und intuitive Nutzung für jeden Mitarbeitenden im Unternehmen, ohne die Einführung einer vollständigen HR-Suite.

Die Stärke liegt in der Kombination aus niedriger Einstiegshürde und Prozesstiefe an den Stellen, die im Alltag zählen. Module sind einzeln und kombiniert buchbar, sodass ein Unternehmen mit der Zeiterfassung beginnen und die Urlaubsplanung später ergänzen kann. Die Warnungen nach Arbeitszeitgesetz greifen bereits bei der Erfassung, nicht erst im Monatsbericht. Die wöchentliche Stundenzettel-Freigabe trennt Selbsterfassung und geprüften Stand klar voneinander. Und die DATEV-Anbindung über den Lohnimportdatenservice inklusive eAU-Abruf ist ein weiterer Vorteil – viele vergleichbare Tools bieten hier lediglich Exportdateien.

Klar benennen lässt sich auch, wofür Personizer nicht gebaut ist: Schicht- und Dienstplanung, Zeiterfassung über Hardware-Terminals, Reisekosten, Recruiting und die Lohnabrechnung selbst sind nicht Teil der Lösung. Betriebe mit rotierenden Dienstplänen oder überwiegend gewerblichen Teams sind mit spezialisierten Anbietern besser bedient. Für Büro- und wissensbasierte Teams in DACH, die einen schlanken, DSGVO-konformen HR-Baustein mit direkter Anbindung an die Lohnbuchhaltung suchen, ist Personizer eine wirtschaftlich attraktive und schnell einsatzfähige Option.