rexx systems: Personalmanagement

Die Funktionen des rexx HR Personalmanagement im Überblick

Die Personalmanagement Software von rexx systems unterstützt Anwender bei folgenden Prozessen:

• Digitale Personalakte
• Stellenplan
• Zeitwirtschaft
• Entgelt
• Self Service
• Enterprise Social Network 

Die Funktionen von rexx Human Resources Management im Detail 

Grundsätzlich vereinfacht die Personalmanagement Software von rexx systems die Prozesse der Personalarbeit, z.B.:

• Personalplanung
• Personalbeschaffung
• Personalentwicklung
• Personalbetreuung
• Organisation und Reporting

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte von rexx systems punktet vor allem durch ihre Übersichtlichkeit und eine schnelle Auffindbarkeit aller relevanten Mitarbeiterdaten. Über eine search & list engine liefert sie Personalern in Sekundenschnelle einen Überblick über sämtliche Mitarbeiterdaten.

Dazu gehören Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, gescannte Dokumente, E-Mails und dergleichen mehr:

• Telefonnotizen
• Aus- und Fortbildungsinformationen
• Entwicklung
• Skills
• Organisationszugehörigkeit
• Ausstattung
• Mutterschutz/Elternzeiten
• Vertragsdaten
• Fehlzeiten
• Urlaubsdaten
• Stundensaldo
• Kostenstellen
• Spesenabrechnungen

Außerdem verfügt das System über eine automatische Erinnerungsfunktion, mit der wichtige Termine stets im Blick bleiben:

• endende Probezeit
• Ablauf einer Vertragsbefristung
• Elternzeit

Data Warehouse

Mit dem Reporting und Tracking Tool rexx Data Warehouse lassen sich unternehmenskritische KPI’s nachverfolgen und analysieren. Die Dashboards sind frei konfigurierbar und liefern einen Überblick über die folgenden Kennzahlen:

• Krankenstatistik
• Wochenstunden
• Neueintritte
• Austritte

Alle Daten lassen sich als PDF exportieren und so auch anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen zur Verfügung stellen. Die Kommunikation mit anderen Systemen ist über eine Schnittstelle, der rexx Human Resources API, gewährleistet. Über diese lassen sich zum Beispiel vorhandene Daten aus anderen Programmen in die digitale Akte transferieren.

rexx Formschreibenmodul

Mit dem rexx Formschreibenmodul lassen sich die Personaldokumente innerhalb der digitalen Personalakte erstellen. Dabei unterstützt das Modul den Anwender mit entsprechenden Formvorlagen dabei, Dokumente direkt im System zu erstellen und zu versenden.

Mit dem „Scanmanager“ lassen sich Dokumente aus Papier im Serienverfahren digitalisieren. Die Scans werden mit intelligenten Suchmerkmalen (QR Codes) versehen, sodass sie sich später über die programmeigene Suchfunktion bequem auffinden lassen.

Stellenplan – Planstellen bequem managen

Über den rexx Stellenplan dokumentieren Anwender sämtliche Stellen ihrer Organisation mit allen notwendigen Informationen:

• Stellenbeschreibungen
• Aktuelle Besetzungssituation
• Notwendigkeit der Neubesetzung von Stellen
• Umorganisation von Stellenbesetzungen

In einem übersichtlichen Organigramm, dem rexx Orgtree, lassen sich Planstellen erfassen und einzelnen Organisations-Einheiten zuweisen. Die hausinterne Umbesetzung von Stellen gelingt in dem Orgtree kinderleicht per drag ‚n drop- Funktion. Mitarbeiter lassen sich so von einer auf eine andere Planstelle verschieben. Der Orgtree lässt sich grafisch oder als Liste darstellen.

Weitere Features:

• Zahlreiche Sortier- und Filterfunktionen, die in Sekundenschnelle eine Übersicht der unbesetzten Planstellen bzw. Vakanzen liefern
• Der Orgtree wird per Klick zum Organigramm und lässt sich ausdrucken oder als PDF Datei exportieren – auch ausschnittsweise.
• In Kombination mit rexx Skillmanagement können Anwender einer Planstelle ein oder mehrere Skillschemata und Soll-Kompetenzen zuordnen. Auf diese Weise ermöglichen Sie den anschaulichen Vergleich zwischen den gewünschten Skills eines Mitarbeiters und seinen tatsächlichen Fähigkeiten.

rexx Orgmanagement

Unternehmen, die über extrem verschachtelte und parallele Stellenpläne verfügen, sind mit dem rexx Orgmanagement gut beraten, mit dem sich komplexe Organisationsstrukturen darstellen lassen.

User können hierüber neue Organisationseinheiten anlegen, Hierarchieebenen definieren, den einzelnen Organisations-Einheiten Mitarbeiter und Leiter zuordnen, Versetzungen durchführen und den Stellenplan bearbeiten.

Beim Öffnen der Zweige können Anwender die folgenden Informationen übersichtlich abrufen:

• Details über den Stelleninhaber
• Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil
• Zeitpunkt der Besetzung

Zeitwirtschaft

rexx Zeitwirtschaft ist eine international verfügbare und mandantenfähige Software, mit der Personalabteilungen die Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Abteilungen managen können.

Mit dem rexx Vacationmanager ist ein effizientes Abwesenheitsmanagement Programm, das den kompletten Antrags- und Genehmigungs-Workflow abbildet. Mitarbeiter können Anträge für Urlaub, geschäftliche Reisen oder anderweitige Abwesenheitszeiten der Personalabteilung über das Internet oder das hauseigene Intranet übermitteln.

Da es sich um eine Webapplikation handelt, ist der Prozess auch über Smartphone zu handeln. Sobald der Antrag genehmigt wurde, bekommt der Antragsteller eine automatisierte Nachricht – auch auf sein Handy.

Enterprise Social Network

Mitarbeiter können  – analog zu öffentlich verfügbaren Social Networks – im rexx Enterprise Social Network im „Stream“ Beiträge posten. Zu den verschiedensten Themen, die sie gerade bewegen: Sie können darüber berichten, dass ein neuer Kunde gewonnen wurde, ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und, und, und – das sorgt unter den Angestellten für mehr Transparenz und Kommunikation im gesamten Unternehmen und für eine engere Bindung an den Arbeitgeber.

Gehaltsabrechnung

Die rexx HR Software bietet Schnittstellen zu allen gängigen Gehaltsabrechnungs-Systemen. Standardmäßig werden folgende Payroll-Anbieter unterstützt: DATEV, ADP, SAP, Exact, LOGA (P&I), Veda, Sage (dpw), BMD, Abacus.

Die rexx HR Software werden unterschiedliche Gehaltstypen und -zahlungen unterstützt:

• Monatsgehalt
• Stundenlohn
• Tagessatz
• Boni
• Prämien
• Berechnungsformeln für Jahreszahlungen

Über rexx Digitale Personalakte lassen sich die Zahlungen für jeden Mitarbeiter übersichtlich anzeigen – sowohl Einzelzahlungen als auch die Gehaltsentwicklung. Die Entgelthistorie lässt sich in einem Entwicklungschart übersichtlich darstellen.

Mit der Suchfunktion können Reports bequem aus der Entgeltabrechnung gezogen werden, z. B. über Durchschnittsgehälter, die Gehaltsentwicklung oder die Gesamtgehaltskosten einer bestimmten Mitarbeitergruppe

Bewertung des rexx HR Personalmanagement

Generell hat uns die Software von rexx systems in unserem Test sehr überzeugt. Die Tools bieten nicht nur die Chance auf optimierte Prozesse und Arbeitsabläufe, sondern tragen absolut auch den aktuellen Anforderungen der Personalentwicklung Rechnung.

Nehmen wir allein das Social Corporate Network, das rexx systems seinen Anwendern bietet: Hierbei handelt es sich um alles andere als eine nette Spielerei. Für das Wissensmanagement im Unternehmen kann rexx ESN aus unserer Sicht einen Quantensprung darstellen.

Lebenslanges Lernen wird immer wichtiger. Und nicht immer ist dafür zum Beispiel das Seminar das beste Mittel. In der modernen Arbeitswelt geht es immer mehr darum, Wissenslücken sehr schnell zu stopfen. Denn nur Mitarbeiter mit aktuellem und hochverfügbarem Wissen können immer Top-Leistung erfüllen.

Die rexx Software unterstützt Fach- und Führungskräfte dabei, das Know-how von Kollegen zu nutzen, beispielsweise durch eine Anfrage im Stream. So können bestehende Wissenslücken zeitnah, schnell und mit wenig Aufwand geschlossen werden.

Das rexx HR Blog-Modul weitet diese Möglichkeiten noch aus – in Blogs oder Gruppenbereichen können beispielsweise Unternehmensrichtlinien, Fachthemen oder Projekte veröffentlicht und diskutiert werden. Durch umfangreiche Möglichkeiten zur Rechtevergabe sind Informationen dabei stets geschützt. Top!

Self Service

Überzeugt hat uns auch, dass Personalbabteilungen über das Modul rexx Self Service – wie vom Hersteller versprochen – erheblich von täglichen Routinen entlastet werden. Dabei handelt es sich um ein übersichtliches, benutzerfreundliches Portal, in dem Mitarbeiter und Führungskräfte eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen selbstständig erledigen können:

• Urlaub und Sonderurlaub beantragen und eintragen
• Ausgleichstage beantragen
• Dienstreisen beantragen
• Elternzeiten beantragen

Nach Antragstellung werden die Daten zur Genehmigung an HR weitergereicht und automatisiert in der Zeitwirtschaft vermerkt.

Mitarbeiter können außerdem Änderungen bei der Anschrift, der Bankverbindung oder der Krankenversicherung vornehmen. Dadurch werden Prozesse für HR enorm vereinfacht und die Fehleranfälligkeit verringert, denn jeder Mitarbeiter kennt seine Daten am besten. Der Manager oder die Personalabteilung müssen nur noch per Klick bestätigen, dann werden die Daten in der rexx HR Personaldatenbank aktualisiert.

Auch Fortbildungen und Trainings mit Buchungsmöglichkeit und Antragsverfolgung können im Portal bereitgestellt werden. Via rexx Skillmanagement ist auch das Erheben oder Anmelden neuer Mitarbeiterkompetenzen inklusive Selbsteinschätzung und Vorgesetztenbeurteilung möglich.

Orgmanagement

Auch die hohe Automatisierung des rexx Orgmanagements ist vorbildlich. Versetzung, Beförderung und andere organisatorische Änderungen werden beispielsweise automatisch in der digitalen Akte des betreffenden Mitarbeiters in rexx Developmentchart dokumentiert. Doppelte „Buchführung“ an verschiedenen Stellen entfällt damit und die Daten sind an jeder Stelle des Systems immer topaktuell.