SP_Data: Personalabrechnung

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Einfach zu bedienen, tolle Funktionen

  • Contra

    Hinweis auf den Preis fehlt

  • Fazit

    Sehr kundenfreundliches Tool

Bewertung

5
Funktionen
4.8
Usability
5
Einrichtung
4
Kundenfeedback

SP_Data_Logo-4C_FotorZu den Kernaufgaben einer Personalabteilung gehört es, Verdienstabrechnungen termingerecht und korrekt zu erstellen. Doch das ist gar nicht so leicht. Ständig verändern sich gesetzliche Vorgaben und Anforderungen. Hinzu kommen spezielle Regelungen in Tarifverträgen, firmenspezifische Betriebsvereinbarungen und Massendatenverarbeitung. All das bindet wertvolle Kapazitäten innerhalb der Personalabteilung. Der Wunsch nach komfortabler und schneller Erfassung, sicheren Routineabläufen mit automatisierten Abrechnungsprozessen und einer individuell konfigurierbaren Programmeinstellung haben höchste Priorität. Der Hersteller SP_Data wirbt damit, mit seiner Software für Personalbrechnung genau diesen Anforderungen gerecht zu werden. Wir haben das Tool getestet.

 

Kurzzusammenfassung von SP_Data Personalabrechnung

Die korrekte und pünktliche Entgeltabrechnung ist nur ein Teil der immer komplexer werdenden Aufgaben in Personalabteilungen. Die Vielzahl an gesetzlichen Änderungen und die permanente Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter sind für viele Unternehmen inzwischen zu umfangreich geworden. Das Tool Personalabrechnung aus dem Hause SP_Data soll Personalern den Arbeitsalltag erleichtern.

Das Tool beinhaltet im wesentlichen die folgenden Features:

  • Elektronische Meldeverfahren
  • Digitale Personalakte
  • Kostenhochrechnung / Stellenplan
  • Abfragegeneratoren
  • Ressourcenverwaltung
  • Buchungsstapel
  • Altersteilzeit
  • Kurzarbeitergeld
  • Reisekosten

 

Über SP_Data

SP_Data entwickelt seit 1988 als unabhängiges deutsches Unternehmen branchenneutrale Software für das Personalwesen. Basierend auf fundiertem Wissen und langjährigen Erfahrungen sind innovative und komfortable Softwarelösungen für Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, Bewerbermanagement, Talentmanagement, Bildungsmanagement, Personalmanagement, e-Learning, das Mitarbeiterportal und die Personaleinsatzplanung entstanden. SP_Data Softwarelösungen werden mit und für mittelständische und größere Unternehmen in Deutschland konzipiert und entwickelt.

 

Die Funktionen im Überblick

Elektronische Meldeverfahren

Die Software aus dem Hause SP_Data unterstützt folgende elektronische Meldeverfahren:

  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM):
    Das SP_Data Modul ELStAM generiert alle erforderlichen Meldungen an die Finanzverwaltung. Zurückgemeldete ELStAM-Daten werden automatisch in die SP_Data Personalabrechnung eingelesen und stehen zur Weiterverarbeitung bereit.
  • Sozialausgleich (SAG): Das SP_Data Modul SAG generiert automatisch Meldungen für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer und stellt diese zum Versand bereit. Zurückgemeldete Daten der Krankenkassen werden in die SP_Data Personalabrechnung übernommen und verarbeitet. Übrigens wurde das SP_Data Modul Sozialausgleich von der ITSG mit dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet.
  • Entgeltersatzleistung (EEL): Das SP_Data Modul EEL generiert die entsprechenden Bescheinigungen vollautomatisch und stellt sie zum Versand bereit. Der Rücktransfer von der Krankenkasse zum Arbeitgeber ist ebenfalls gewährleistet. Status-Anfragen werden direkt über die SP_Data Personalabrechnung vorgenommen und Krankenkassen-Rückmeldungen automatisch im Personalstamm gespeichert.
  • Meldeverfahren nach dem Aufwandsausgleichsgesetz (AAG): Im elektronischen Meldeverfahren werden die erforderlichen Informationen mit dem SP_Data Modul AAG zu einer Arbeitsunfähigkeit, zu einem Beschäftigungsverbot, zum Mutterschaftsgeld-Zuschuss sowie Bankverbindungen, Name und Anschrift automatisiert übergeben. Stornierungs- und Korrekturmeldungen werden ebenfalls abgesetzt. Das Modul verfügt über eine erweiterte Automatisierung bei der Ermittlung von Erstattungsbeträgen, Kappungsgrenzen, Entgelten und eventuellen Erstattungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Hinweis: Auch das SP_Data Modul AAG ist von der ITSG mit dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet worden.
  • Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV):  SP_Data hat automatisierte Verfahren zur Abrechnung und Meldung der Versorgungsbezüge entwickelt, so dass bereits mit der Eingabe einer Betriebsrente bzw. eines Versorgungsbezuges die notwendigen weiteren Meldeschritte automatisch ausgelöst werden. Die zurückgemeldeten Daten der Krankenkassen werden automatisch in die SP_Data Personalabrechnung übernommen und verarbeitet. Das SP_Data Modul ZMV ist von der ITSG mit dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet worden.
  • Statistik Verdienststrukturerhebung: In der Verdienststrukturerhebung werden Daten zu Verdiensten, der Anzahl der Arbeitnehmer und Arbeitszeiten etc. erfragt. Alternativ zum Papierfragebogen bzw. Onlinefragebogen bieten die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder digitale Datenanlieferungen an.  SP_Data ist  für diese Form der Datenübermittlung registriert. Mit dem Modul „Statistik Verdienststrukturerhebung“ können Firmen die vierteljährlichen Meldungen an das Statistische Landesamt auf elektronischem Weg übermitteln.
  • Zusatzversorgungskassen (ZVK): Das SP_Data Modul ZVK ermöglicht die freie Anlage von Zusatzversorgungskassen. Die Berechnung der Steuerpflicht erfolgt automatisch anhand der vorgenommenen Einstellungen. Erforderliche Meldungen werden von der SP_Data Personalabrechnung zur Weiterverarbeitung zertifiziert bereitgestellt.
  • Elster / Elster Signatur: Das im SP_Data Basismodul enthaltene Modul “Elster-Signatur“ bringt durch ein Software-Zertifikat, den ELSTER-Stick oder auch der ELSTER-Signatur-Karte Sicherheit in das ELSTER-Verfahren. Durch diese elektronische Authentifizierung wird gewährleistet, dass nur ein registrierter Absender Lohnsteuerbescheinigungen und -anmeldungen für eine  Arbeitgebersteuernummer abgeben kann.
  • Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV): SP_Data ist für diese Form der Datenübermittlung registriert und von der ITSG mit dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet worden. Alle SV-Meldegründe, wie z.B. An,- Ab,- Sofort- oder Unterbrechungsmeldungen werden standardgemäß vollautomatisch erkannt und generiert – auch mandantenübergreifend.
  • Beitragsabrechnung: übermittelt die Summe der Sozialbeiträge des AG an die Krankenkassen
  • LSTA (Lohnsteueranmeldung): elektronisch übermittelte Lohnsteueranmeldung

 

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist der Schritt zum „papierlosen“ Personalbüro. Mit der SP_Data Personalabrechnung lassen sich Arbeitsverträge,Verdienstabrechnungen oder Bescheinigungen in der Personalakte des Mitarbeiters archivieren. Die elektronische Personalakte ist  in das Berichtswesen der SP_Data Personalabrechnung integriert. Alle Unterlagen aus dem Abrechnungsprozess wie z. B. Lohnjournale, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsabrechnungen werden im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv nach dem Monatsabschluss abgelegt.
Mitarbeiterbezogene Dokumente wie z. B. Dokumente zur Vita des Arbeitnehmers können problemlos verknüpft werden.

Als Erweiterung  der Elektronischen Personalakte bietet ein Dok-Import die Möglichkeit, große Datenmengen, Scans, PDF-Dateien und sonstiges Bild- und Datenmaterial im Archiv der SP_Data Personalabrechnung / Personalmanagement abzulegen.

 

Kostenhochrechnung und Stellenplan

Personalkosten sind wichtige Kennzahlen in jedem Unternehmen. Personal-Planungen bedürfen daher exakter Hochrechnungen auf der Basis definierbarer Szenarien.

Anhand der vom Anwender hinterlegten Vorgaben, wie Planungszeitraum und prozentuale Steigerungen werden Szenarien gerechnet und im Stellenplan hinterlegt. Die Hochrechnung von laufenden Bezügen und Einmalzahlungen, sowie daraus resultierende AG-Anteile können separat definiert werden. Zukünftige Höhergruppierungen in Tarifwerken finden optional Berücksichtigung.

Weitere Module zur Personalabrechnung in der Kurzübersicht

  • Ressourcenverwaltung: Über das Modul Ressourcenverwaltung lassen sich Sachmittel, Seminare, Qualifikationen und Zertifizierungen effizient und flexibel verwalten.
  • Buchungsstapel: Buchungsstapel ermöglichen die Trennung von Erfassung und Buchungen. Wiederkehrende Themen wie Provisionen, Reisekosten und Zulagen können in standardisierten Masken erfasst werden, die bereits die Lohnart, Kostenstelle oder den Personenkreis enthalten.
  • Altersteilzeit: SP_Data Personalabrechnung beherrscht die Berechnung der Altersteilzeit nach altem und neuem Recht. Das Modul bildet Wertguthaben, ermittelt SV-Luft, berechnet Aufstockungsbeträge sowie die zusätzlichen RV-Beiträge des Arbeitgebers. Auf die Besonderheiten bei Einmalzahlungen sowie die Modalitäten bei der Abwicklung von Störfällen wird Rücksicht genommen.
  • Kurzarbeitergeld: In der SP_Data Personalabrechnung finden Anwender die Bausteine zur Ermittlung des Kurzarbeitergeldes. Kurzarbeitergeld nach Leistungssatz I und II, automatische Ermittlung des Differenzbetrags von Soll- und Ist-Entgelt und die Berechnung individueller Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge. Fehlgründe wie z. B. Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall fließen in die Berechnung ein.
  • SP_Data Reisekostenportal: Mit dem browserbasierten SP_Data Reisekostenportal entwickelt sich die SP_Data Personalabrechnung zu einem vollwertigen Spesenmanagementsystem. Die Verwaltung der Reise- und Bewirtungskosten bilden in vielen Branchen einen erheblichen Aufwand – Zeit und Kosten, die kontrolliert und reduziert werden können, wenn ein professionelles digitales Werkzeug genutzt wird. Das Portal ist speziell auf firmenbezogene Zahlungsprogramme wie Kredit-, oder Tankkarten und zentrale Rechnungslegung, wie Travel Accounts, Mobiltelefone, etc. zugeschnitten. Ausgaben lassen sich zusammenführen, verwalten und abschließend an die SP_Data Personalabrechnung übergeben – auch mittels App. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt automatisiert über das Abrechnungssystem. Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten nach Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern usw. runden die Leistungsfähigkeit des SP_Data Reisekostenportals ab.

Bewertung

„SP_Data schafft hochwertige Software und Dienstleistungen.“ Dieses Werbeversprechen nimmt der Softwaredienstleister mit seinen Tools rund um das Thema Personalabrechnung durchweg ernst. Der Anwender und die Qualität stehen bei SP_Data ganz offenkundig im Mittelpunkt. Hiervon zeugt die hohe Modularität der Software dank der sich jede anwendende Firma ihren eigenen Leistungsumfang nach Bedarf zusammenstellen kann, ohne Funktionen einkaufen zu müssen, die nicht benötigt werden. Der Funktionsumfang selbst lässt keine Wünsche offen.

Alle Module kommunizieren perfekt miteinander und tun das, was sie sollen: Sie verschaffen ihren Anwendern Zeit, da sämtliche „Behördengänge“ auf virtuellem Weg gegangen werden können. Hinzu kommt, dass die jeweiligen Module diese auch noch von sich aus automatisiert erledigen. Wenn das mal kein Service ist!

Individualisierung möglich

Hinzu kommt, dass der Softwarehersteller alle Tools auf Wunsch auch individuell anpasst, so dass auch der kleinste Kundenwunsch en Detail erfüllt wird. Damit auch inhaltlich keine Fragen offen bleiben, bietet SP_Data überdies Schulungen an, in denen die Nutzer in Sachen Anwendung geschult werden können. Aber auch inhaltliche Fortbildungen zu einzelnen Themenschwerpunkten der Personalabrechnung sind Programm.

SP_Data investiert offenkundig viel in die zukunftsorientierte Entwicklung und den Aufbau eines Produktportfolios, das einem stetigen Fortschritt Rechnung trägt, mit einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden und des Marktes.

Lediglich Informationen über die Preisgestaltung bleibt der Anbieter dem Kunden schuldig, was zu Abzügen in der B-Note führt.  Ansonsten: Top!!!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.