Die Funktionen von TimeTac im Überblick
Arbeitszeiterfassung
Das Modul ermöglicht die flexible Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten.
- Die Zeiterfassung erfolgt live oder nachträglich über Browser, App oder Terminal.
- Überstunden werden automatisch berechnet inklusive Zuschläge, Pausen- und Arbeitszeitregelungen und verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet.
- Erfasste Daten lassen sich für die Lohnabrechnung über Schnittstellen exportieren.
Projektzeiterfassung
Dieses Modul dient der Erfassung und Auswertung von projektbezogenen Zeiten und Ressourcen.
- Arbeitsstunden werden direkt auf Aufgaben, Projekte und Kunden gebucht.
- Das Projektcontrolling ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche sowie Kosten- und Umsatzanalysen.
- Integrierte Kapazitätsübersichten unterstützen bei der Ressourcenplanung.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Das Modul digitalisiert die Planung und Genehmigung von Abwesenheiten.
- Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Homeoffice werden zentral verwaltet.
- Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet und über digitale Workflows freigegeben.
- Ein Urlaubsplaner bietet Teamübersichten und berücksichtigt länderspezifische Feiertage.
Durch den modularen Aufbau lässt sich die cloudbasierte Plattform flexibel an die individuellen Anforderungen zur Zeiterfassung und Ressourcenplanung anpassen.
Details zu den Funktionen von Timetac
TimeTac bietet eine modulare, cloudbasierte Softwarelösung für das betriebliche Personalwesen. Die Plattform strukturiert sich in verschiedene Funktionsbereiche, die sowohl eigenständig als auch in Kombination miteinander genutzt werden können, um HR-Prozesse digital abzubilden.
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung dient der Erfassung und Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Die Erfassung erfolgt wahlweise in Echtzeit über eine Start-Stopp-Funktion oder durch nachträgliche manuelle Einträge im System.
- Erfassung über verschiedene Endgeräte wie Webbrowser, Desktop-App, mobile Apps für iOS und Android sowie stationäre Zeiterfassungsterminals mittels RFID, NFC oder Fingerabdruck.
- Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Pausenregelungen und länderspezifischen gesetzlichen Rahmenbedingungen im DACH-Raum.
- Automatische Berechnung von Überstunden, Minusstunden und Zeitsaldi auf Basis der hinterlegten Soll-Arbeitszeiten.
- Nachvollziehbarkeit aller nachträglichen Korrekturen von Zeitbuchungen durch eine lückenlose Änderungshistorie.
- Bereitstellung von Daten für die Lohnverrechnung durch das Erstellen von Stundenabrechnungen und standardisierte Exporte zu Systemen wie DATEV oder BMD.
Projektzeiterfassung und Controlling
Das Modul zur Projektzeiterfassung ermöglicht eine detaillierte Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Aufgaben, Projekten und Kunden. Dadurch erhalten Unternehmen eine präzise Grundlage für das interne Controlling und die Projektabrechnung.
- Buchung von Arbeitszeiten direkt auf einzelne Projektschritte, Meilensteine oder spezifische Kundenaufträge.
- Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich zur Überwachung von Projektfortschritten, Budgets und zeitlichen Vorgaben.
- Integrierte Ressourcenplanung und Kapazitätsübersicht zur Koordination und Auslastung von Mitarbeitenden und Teams.
- Erstellung detaillierter Berichte und Analysen zu Kosten und Umsätzen je Projekt oder Abteilung.
- Exportfunktion für Berichte in den Formaten PDF, Excel und CSV sowie Bereitstellung einer API für den Datenaustausch mit Drittsystemen.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Mit der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung lassen sich alle Fehlzeiten von der Beantragung bis zur Freigabe papierlos organisieren. Das System reduziert den administrativen Aufwand im Personalbereich durch automatisierte Abläufe.
- Automatisierte Berechnung von individuellen Urlaubsansprüchen, Resturlaubstagen und Sonderurlauben je Mitarbeitendem.
- Erfassung und Verwaltung diverser Abwesenheitsarten wie Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich oder Homeoffice-Zeiten.
- Abbildung digitaler Genehmigungsworkflows, bei denen Vorgesetzte Anträge direkt im System prüfen und freigeben können.
- Zentraler Urlaubsplaner mit übersichtlichen Teamansichten zur Vermeidung von personellen Engpässen.
- Integration von regionalen Feiertagskalendern für Deutschland, Österreich und die Schweiz sowie die Möglichkeit, Betriebsurlaube und Urlaubssperren zentral zu hinterlegen.
Administration, Schnittstellen und Systemsicherheit
Über die Kernmodule hinaus verfügt die Software über administrative Werkzeuge und Sicherheitsstandards, die für den professionellen Einsatz im Unternehmen ausgelegt sind. Diese stellen sicher, dass sensible Personaldaten geschützt und HR-Prozesse nahtlos miteinander verknüpft werden.
- Offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner sowie Anbindungen an weitere Lohnverrechnungs- und HR-Systeme wie BMD oder Personio.
- Mandantenfähige Rechte- und Rollenverwaltung zur individuellen Steuerung von Lese- und Schreibzugriffen für Mitarbeitende und Führungskräfte.
- ISO 27001-zertifizierte Systemarchitektur und DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf Servern innerhalb der Europäischen Union in Deutschland.
- Tägliche automatische Datensicherungen sowie ein kontinuierliches, serverseitiges Systemmonitoring zur Gewährleistung der Ausfallsicherheit.
- Begleitung der Softwareeinführung durch einen Onboarding-Service sowie fortlaufender, mehrsprachiger Support auf Deutsch und Englisch per Telefon und E-Mail.
Bewertung
TimeTac bietet eine modulare, cloudbasierte Komplettlösung für die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sowie die Abwesenheitsverwaltung. Im Vordergrund steht die gesetzeskonforme Erfassung von Personalzeiten über verschiedene Kanäle wie Web, App oder Terminal.
Die wesentliche Stärke der Plattform liegt in ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit für mittelständische und große Unternehmen. Durch den modularen Aufbau lässt sich das System exakt an den individuellen Bedarf anpassen, während automatische Überstunden- und Urlaubsrechner administrative Prozesse spürbar entlasten. Ein hoher Integrationsgrad wird durch Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen wie DATEV und HR-Software wie Personio gewährleistet. Zudem punktet das System mit einer nach ISO 27001 zertifizierten Datensicherheit und dem Hosting in Deutschland.
Das System ist eine empfehlenswerte Lösung, insbesondere wenn Unternehmen eine hochgradig flexible, rechtssichere Zeiterfassung mit exzellenter Systemkompatibilität und zuverlässigem Support suchen.
